Kurser universitetsansatte i arkiv

Kurs i arkivkunnskap har tidligere vært kjøpt ute. Nå satser Hovedarkivet friskt på egne kurs, med konsulent Geir Walderhaug som opplæringsleder.

AV MARGARETH B. BENTSEN

ARKIVKURS: Konsulent Geir Walderhaug kurser både arkivpersonale og saksbehandlere i arkivkunnskap. (Foto: Ståle Skogstad)

- Kursene blir mye mer spennende og matnyttige når man kan ta utgangspunkt i akkurat de rutinene som gjelder på vår arbeidsplass, sier Geir Walderhaug.

Han har nylig ledet et tredagers innføringsseminar for arkivmedarbeidere.

- Det er et stort behov for intern opplæring i arkivfaget fordi det finnes få andre utdanningsveier. De viktigste alternativene er det halvårlige arkivakademiet og arkiv grunnfag.

Organisasjons- og personalavdelingen har administrerer kursene, mens Hovedarkivet har ansvaret for innholdet i dem. Hovedarkivet planlegger nå å satse mer på opplæring av saksbehandlerne i universitetets administrasjon enn det som har vært gjort hittil. De skal tilby avdelingsvise kurs. Etter hvert som også saksbehandlerne får tilgang til den elektroniske journalen, vil det være behov for å gi dem opplæring, slik at de kan benytte seg av journalen. Walderhaug holder også på med et veiledningshefte for saksbehandlerne. Det skal være så brukervennlig som mulig.

Opplæring via Internett er også i sin spede begynnelse. På hjemmesidene til Hovedarkivet ligger det et miniseminar. Gå først til UiOs hjemmeside, klikk på "organisasjon", deretter på "hovedarkiv". Til slutt på "instrukser". Adressen er HTTP://www.uio.no/www-adm/hovedarkiv/instruks.html

Walderhaug synes det er viktig å se arkivet som en del av en stor organisajon.

- Vi er en infrastruktur som eksisterer for at saksbehandlingen skal kunne foregå på en betryggende måte. I statsforvaltningen har man rett og slett ikke lov til å ta imot et brev og besvare det, uten å arkivere det, sier han.

Alt er offentlig - i utgangspunktet

I Offentlighetsloven er det et prinsipp at alt er offentlig i utgangspunktet. Man må henvise til en paragraf for å hemmeligholde noe.

De fleste tror at det forholder seg motsatt, at det er nødvendig å vise til en lov for å offentliggjøre noe, sier konsulent Geir Walderhaug. Unntakene fra offentlighetslovens prinsipp finnes i lovens [[section]] 5, 5A og 6. Offentlighetsloven må sees i sammenheng med Forvaltningsloven, som tar litt andre hensyn. [[section]] 13 i denne loven handler om taushetsplikt.

SLADDING

Det er særskilte opplysninger, som oftest navn, som er unntatt fra offentligheten. Dette innebærer at man kan få se en sak, men med visse opplysninger sladdet. Hvis saken blir misvisende uten de sladdede opplysningene, kan man unnta hele saken fra offentlighet.

Tidligere var det bare Universitas og Uniforum som leste postjournalene fra Hovedarkivet. I den seinere tid har de hatt en liten økning i pågangen fra journalister fra andre medier.

Men noen gravejournalistikk har ikke Walderhaug og hans kolleger på Hovedarkivet opplevd ennå.