Effektiviseringsprosjektet - sett i et annet lys

Uniforum03-97
Den kollektive holdningen på universitetet er preget av et hierarki der prestisje og egen forskning er viktigere enn å skape et teamarbeid, skriver studieveileder Elin Harriet Wyller.

Nå som Effektiviseringsprosjektet nærmer seg sluttfasen, er det interessant å konstatere at ingen har tatt opp ett spørsmål som i aller høyeste grad berøres når det er snakk om effektivisering av «service-personalet» ved Universitetet i Oslo, nemlig: kommunikasjon.

Effektiviseringsprosjektet ved UiO dreier seg i all hovedsak om å bedre servicen til de vitenskapelig ansatte. Service er noe som skjer mellom to parter. For at servicen ikke skal få et servilt preg over seg, er den avhengig av én faktor: god kommunikasjon mellom de to partene. Dette er et spørsmål som, så langt jeg kan se, ikke har vært tatt opp, verken av den vitenskapelige staben ved UiO eller den teknisk/administrative staben. Hva kommer dette av? Minst to ting: 1) det er tydelig at kommunikasjon mellom disse to yrkesgruppene er et tabubelagt område fordi det er altfor følelsesladet eller følelsesbetent. Det er ubehagelig å snakke om, selv om alle vet at problemet eksisterer og 2) det er få vitenskapelig ansatte som har noen tro på Effektiviseringsprosjektet og få teknisk/administrative som føler de kan påvirke prosessen. Dermed er interessen for å ta opp et slikt emne også lav.

Grunnen til at jeg tar opp problemet om kommunikasjon er at den er viktig i forhold til spørsmålet om hva slags service som skal ytes til de vitenskapelig ansatte. Det er jo dét som er hovedtanken bak Effektiviseringsprosjektet: bedre service til de vitenskapelig ansatte ved siden av avlastning av administrative oppgaver.

Hva er så kommunikasjonsproblemet? Sett fra én administrativt ansatts side er det tre hovedpoenger:

a) liten respekt for administrasjonens arbeid

b) delvis ansvarsfraskrivelse (eller ansvarsforglemmelse?)

c) brydd holdning til studenter

Noen eksempler kan illustrere dette:

a) Vanskelig å få tilbakemeldinger innen en gitt frist i forhold til undervisningsplanlegging, eksamensoppgaver, studiespørsmål, pliktregnskap osv. Purrerunder, som tar unødvendig tid, blir satt i gang. Det er frustrerende å oppleve at det arbeidet som er lagt ned i enkelte notat og skriv, blir oversett eller kastet i søppelkassen. Ofte har notatene til og med det formål å gjøre det enklere for de vitenskapelige å forstå hvilke spørmål de må ta stilling til i en gitt sak, eller hvilke premisser som ligger til grunn for innføringen av visse tiltak osv. Samtidig gis det uttrykk for at: «dette er ikke viktig», det er en byrde som man helst fortrenger, og så er det opp til administrasjonen å «ordne opp».

b) Det er en gjengs oppfatning blant de vitenskapelige at det er administrasjonen som har innført det nye timeregnskapet. At det er deres egne representanter i fakultetsstyrene som har forhandlet fram særavtalen om beregning av pliktarbeid, har de glemt, men dette blir tolket som at instituttadministrasjonen «forsøker å byråkratisere forskningen deres». Et annet eksempel er kartleggingen av den vitenskapelige stabens primære behov. Hovedsakelig ønsker de mer «alminnelig kontorstøtte» til kopiering, manuskriptskriving, arkivering på kontoret og framskaffelse av litteratur. Dersom man skal innføre slike arbeidsoppgaver i den eksisterende administrasjonen ved hvert institutt, må andre oppgaver, som for eksempel undervisningsplanlegging, eksamensavvikling, godkjenningssaker, for å nevne noen, bli overført til de vitenskapelige hvis ikke man skal ansette enda flere byråkrater. Og det er vel stikk i strid med Effektiviseringsprosjektet?

c) Studenter vegrer seg for å ta kontakt med de vitenskapelig ansatte, selv i treffetiden. De er «redde» de skal spørre dumme spørsmål. Men det som verre er, studentene føler de er til bry når de først har tatt steget og møtt opp i treffetiden. De kommer til studieveilederne isteden som ikke alltid kan svare på faglige spørsmål og som sender dem tilbake til de vitenskapelig ansatte - «Catch 22». I tillegg har jeg opplevd at selv studenter tror at det er vi, i studieadministrasjonen ved instituttene, som innfører nye studieordninger i «hytt og pine»! Da kan man jo virkelig undre seg over hva slags system som bygger opp om slike forestillinger.

Dette er bare noen eksempler for å illustrere hovedpoengene. Når man først går inn i problemet, finner man fort ut at det er meget sammensatt, komplisert og omfatter en hel rekke faktorer som påvirker hverandre.

Selv om det er forskjeller på de ulike fakultetene, er likevel problemet stort nok til at det er på høy tid at universitetet ikke bare ser på den ytre rammen for den organisatoriske strukturen som råder i dag, men også på den indre rammen, som ingen vil snakke om. Da er man inne på følelser og psykologi - et såkalt «farlig» område. Sett utenifra er den kollektive holdningen - uansett hvor godt samarbeid man har med enkeltpersoner - preget av et hierarki der prestisje, posisjon, titler og egen forskning er viktigere å hegne om enn forsøket på å få til et fellesskap, et teamarbeid både mellom individer i egen yrkesgruppe (vitenskapelig) og på tvers av yrkesgruppene (vitenskapelige og teknisk/administrative). Det kan poengteres, selv om det er innlysende, at bedret kommunikasjon, ikke bare øker trivselen og bedrer arbeidsmiljøet, men vil også øke effektiviteten på arbeidsplassen, det er vel også intensjonen bak Effektiviseringsprosjektet?

Jeg oppfordrer derfor universitetet sentralt til å ta fatt i dette problemet fordi god kommunikasjon ligger til grunn for god service.

Elin Harriet Wyller

Studiekonsulent, Institutt og museum for antropologi


Uniforum03-97
Publisert 14. feb. 1997 15:43 - Sist endra 1. sep. 2014 13:24
Legg til kommentar

Logg inn for å kommentere

Ikkje UiO- eller Feide-brukar?
Opprett ein WebID-brukar for å kommentere