Søkelys på administrasjonen


Effektiviseringsprosjektet:

Universitetsdirektør Tor Saglie (Foto: Ståle Skogstad).

­ Ved universitetet, som andre steder, må vi tenke over hvordan vi er organisert. I utgangspunktet bør vi ha en så liten administrasjon som mulig, sier universitetsdirektør Tor Saglie.

AV GRO LIEN GARBO

Han understreker imidlertid at administrasjonen må være stor nok til å støtte skikkelig opp om universitetets primæraktiviteter: forskning, undervisning og formidling.

I Strategisk plan for 1995-99 er det nedfelt at universitetet skal «tilpasse ressursbruken på administrative og tekniske støttefunksjoner gjennom et målrettet effektiviseringsarbeid med særlig vekt på å klargjøre ansvars- og arbeidsdelingen mellom de ulike nivåene og enhetene». Effektiviseringsprosjektet har dette som utgangspunkt.

­ Vi setter ikke i gang med dette arbeidet fordi vi opplever noen krise, men fordi Kollegiet har ønsket å se på om vi organiserer oss på rett måte, sier Saglie.

OM LAG 50 PROSENT TEKNISK/ADMINISTRATIVE

De teknisk-administrative stillingene utgjør om lag 50 prosent av personalet ved Universitetet i Oslo. Det er i denne kategorien stillinger man har hatt størst vekst de siste årene.

­ Det er utviklet en hypotese om at det kanskje er en del dobbeltarbeid som gjøres. Det kan hende at det systemet vi jobber innenfor skulle vært organisert på en annen måte, sier Saglie. Selv har han ikke noen ferdig modell for hva som bør endres. Han legger vekt på at arbeidet må utvikles i samarbeid med de berørte ansatte fra første stund.

POSITIVE MULIGHETER

­ Jeg er opptatt av at de ansatte griper effektiviseringsprosjektet som en mulighet til å bedre sin egen arbeidssituasjon. Hvis vi har utviklet uheldige arbeidsprosedyrer, er dette en gedigen mulighet til å gjøre noe med det. At man vil føle en viss usikkerhet, er naturlig. Jeg tror likevel at de fleste som er med på en organisasjonsgjennomgang ser det som en positiv tid. Jeg er opptatt av at dette ikke skal oppleves personlig truende. Det er viktig å stille klare mål, som er målbare i etterkant, sier Saglie.

Han understreker at oppsigelser er utelukket, men ved naturlig avgang kan det bli aktuelt å omgjøre administrative stillinger til vitenskapelige.

­ Vi må være villige til å tenke litt nytt. Muligens skal vi slutte å gjøre noe av det vi gjør i dag. Det er viktig å rette søkelyset mot hvordan de vitenskapelig ansatte opplever de teknisk/administrative tjenestene. Kanskje brukerne etterlyser andre funksjoner enn de vi har å tilby?

­ Mange mener at særlig sentraladministrasjonen i for stor grad lever sitt eget liv?

­ Det tror jeg til dels er en myte. Men myter er også viktige realiteter. Jeg opplever at kontakten er god mellom de forskjellige nivåene. Det er ikke kommunikasjonssiden som bekymrer meg mest, men ressursbruken, sier Saglie.

AUTONOMI OG ADMINISTRASJON

Han mener at delegeringen til instituttnivåene har vært positiv, men setter spørsmålstegn ved om det er nødvendig å koble ønsket om autonomi med oppbyggingen av administrative ressurser på forskjellige nivåer.

­ Spørsmålet er for eksempel om vi behandler personalsaker på en administrativt effektiv måte. Kanskje kunne en del betjenes sentralt ­ uten at man måtte sende så mye papirer fram og tilbake.

­ Kollegiet kunne kanskje også se på seg selv og papirbunkene sine?

­ Kollegiale organers arbeidsmåte er noe av det som skal ses nærmere på.

­ Mange av de tankene som nå er oppe, var også aktuelle tidligere. Hvorfor har du ventet med å ta fatt på denne typen arbeid?

­ Da jeg ble ansatt som universitetsdirektør, hadde mange vært gjennom noen røffe runder med omorganisering og reorganisering. Jeg tror det var riktig at administrasjonen fikk anledning til å «sette seg». Man fikk bygd opp tillit og lagt ting bak seg. Det var riktig ikke øyeblikkelig å sette igang med nye reformer.

­ Så det kom opp fornuftige forslag ­ også tidligere?

­ Absolutt. Det kan være løsningsforslag som tidligere har vært aktuelle, som kan komme opp igjen. Selv mener jeg at vi ikke har lagt det nødvendige presset på denne oppgaven til nå. Vi har gjort bra ting når det gjelder ledelsesutvikling og kvalitetsforbedring. Et naturlig skritt videre er å se på hele organisasjonen.

­ Er det effektivt å opprette et nytt fakultet?

­ Det nye utdanningsvitenskapelige fakultet ved universitetet bør ikke medføre noen administrativ vekst. Det samfunnsvitenskapelige fakultet og de andre instituttene som slås sammen, må avgi ressurser til administrasjonen. Jeg ser det nye fakultetet som en mulighet til å tenke nytt og kreativt.


Publisert 24. jan. 1996 21:10 - Sist endra 1. sep. 2014 13:00
Legg til kommentar

Logg inn for å kommentere

Ikkje UiO- eller Feide-brukar?
Opprett ein WebID-brukar for å kommentere