Entusiasme for omorganisering

IHR skal frigjøre ressurser fra administrasjonen og til forskning og undervisning. Men også de ansatte i administrasjonen har behov for frigjøring, kom det fram da universitetsledelsen og Matnat-fakultetet møttes til dialog sist uke.

VANSKELIG HVERDAG: Selv om målet med IHR er å styrke UiOs forskning og undervisning, var det tilsynelatende ikke av omsorg for primæroppgavene at de frammøtte på dialogmøtet på matnat ønsket prosessen velkommen.

Foto: Ola Sæther

– Hun er den som har beslutningskompetanse til å få slutt på idioti. Men da må hun få høre om det først, sier viserektor Ragnhild Hennum og peker på universitetsdirektør Gunn-Elin Aa. Bjørneboe.

Denne våren gjennomfører de to såkalte dialog- og idémøter mellom enhetene og UiO-ledelsen. Sist fredag var turen kommet til Det matematisk-naturvitenskapelige fakultet.

– En signingsferd

Utgangspunktet for dialogen er det nye prosjektet Internt handlingsrom – administrativ utvikling ved UiO (IHR). Over lengre tid har kritikken kommet fra flere hold om hvordan administrasjonen spiser opp ressursene til primæroppgavene forskning og undervisning. IHR skal gjøre noe med det. Og på dialogmøtene med ledelsen får de ansatte i administrasjonen fortelle hva de mener bør endres.

– Det oppleves som en signingsferd, for folk er så engasjerte. Jeg synes det er artig å høre alle innspillene, forsikret universitetsdirektøren de frammøtte.

IHR omtales på UiOs nettsider både som en oppfølging av Strategi 2020 og som en administrativ variant av Prosess faglig prioritering. I tillegg kobles prosessen til det såkalte Handlingsromsutvalget, som pekte på at den enkelte institusjon selv har et ansvar for å øke sitt interne, økonomiske handlingsrom, gjennom en mer effektiv ressursforvaltning.

– Flinke til å be om penger

Ved å øke kvaliteten og å frigjøre ressurser i de administrative og tekniske arbeidsprosessene, anslås det at UiO oppnår en ”effektiviseringsgevinst” på 10–30 prosent, som altså skal brukes til å styrke primæroppgavene.

– Det er på tide å se om vi kan jobbe annerledes i administrasjonen, slo universitetsdirektøren fast.

– Vi er flinke til å be ministeren om mer penger, men vi må selv bli flinkere til å bruke mer penger på primæroppgavene og til å skaffe oss bedre oversikt. Vi må ta ut effekten av it-systemene, vi må ha økt spesialisering, og vi må unngå dobbeltarbeid. Er det kanskje slik at det sitter noen og gjør det samme i sentraladministrasjonen som på et fakultet eller institutt?

MÅ GODTA ENDRINGER: – Det er liten kultur for å bruke styringsretten til å endre ansattes arbeidsoppgaver her ved UiO. Det må vi ledere læres opp til. Og så må den enkelte ansatte være innstilt på å bidra til utvikling av egen arbeidsplass, oppfordrer kontorsjef Astrid Waaler Kaas ved Kjemisk institutt.

Foto: Ola Sæther

 

Målet er å jobbe mer effektivt og å samarbeide, oppsummerte Bjørneboe, mens hun viste fram en presentasjon der ”Ikke så farlig som det høres ut” var en av overskriftene.

MATNAT 21

Universitetsdirektøren medga at det har vært litt uklart hvem som styrer IHR-prosessen, men understreket at meningen er at det er de ansatte som skal si hvor ”skoen trykker”.
– Jeg vet ikke hvordan man jobber med arkiv og datasystemer og sånn, poengterte hun.

Mens noen av fakultetene har hatt gruppearbeid på sine dialogmøter, ble alt tatt i plenum på Matnat. I forkant av innspillene fra salen ble det også holdt noen korte innledninger fra ulike ledere ved fakultetet.

Fakultetsdirektør Jarle Nygard viste til at Matnat allerede i flere år har vært opptatt av å utvikle de administrative funksjonene.

I juni 2009 vedtok fakultetet planen MATNAT 21, som de beskriver som ”et prosjekt med sikte på å skaffe fakultetet et større faglig og økonomisk handlingsrom i arbeidet med å nå ambisjonen om å være et internasjonalt forskningsfakultet.”

– Det er nesten så man kan mistenke at noen hadde lest Matnat 21 da de planla IHR, sa Nygard spøkefullt, og konkluderte med at IHR gir drahjelp til det fakultetet allerede ønsket å gjennomføre.

– Betydelig frustrasjon

Selv om målet med IHR er å styrke UiOs forskning og undervisning, var det tilsynelatende ikke av omsorg for primæroppgavene at de frammøtte på dialogmøtet ønsket prosessen velkommen.

De IHR-berørte på Matnat jobber innenfor personal, studie, økonomi, forskningsadministrasjon, info/kommunikasjon, arkiv og it eller som ingeniørteknikere og labmedarbeidere. Fellesnevneren for dem som tok ordet var at de hadde fått nok av sin egen vanskelige arbeidssituasjon.

En gjenganger var frustrasjonen over de nye it-systemene ePhorte, Basware og HR-portalen:

– Systemene snakker ikke sammen. Og når vi trenger hjelp, henvises vi til lokal-it, som selv ikke har fått skikkelig opplæring, sa en.

– De skaper betydelig frustrasjon på grunnplanet, og store mengder administrativt merarbeid, supplerte en annen.

Umulig økonomistyring

Enda større lot frustrasjonen til å være over økonomistyringen. Før plenumsdiskusjonen holdt professor Jan Inge Faleide innledningen ”Forvaltning av prosjekter med kompleks finansiering”.

– Overskriften har jeg ikke laget selv, påpekte han. – Jeg vil si at finansieringen av våre eksterne prosjekter egentlig ikke er særlig kompleks. Men komplekse er derimot våre interne systemer for prosjektøkonomistyring, slo Faleide fast.

Senere fulgte en av de frammøtte i salen opp:

DÅRLIG TID: – Jeg sitter med et massivt inntrykk av at her er det mange ting som ikke er blitt tatt ordentlig tak i, sa universitetsdirektør Gunn-Elin Aa. Bjørneboe etter å ha fått tilbakemeldinger fra de ansatte ved Matnat.

Foto: Ola Sæther

– På sikt trenger vi et nytt prosjektstyringsverktøy. På litt kortere sikt må dere hjelpe oss før vi stuper alle sammen. Dette er en arbeidssituasjon som ikke går an. En uholdbar hverdag, beskrev hun.

Ragnhild Hennum medga at UiO ikke har noe godt system for å styre store prosjekter. – Det er et problem som vi må gjøre noe med, konstaterte hun.

Føler seg umyndiggjort

Viserektoren ga også medhold til dem som mente arbeidsdagen var for full av unødvendige kontroller og rapporteringer.

En frustrert seniorkonsulent sa at det oppleves umyndiggjørende når ting hun gjør hele tiden skal kontrolleres av andre.

– Hvis man heller satser på kompetanseheving og opplæring, så trenger man ikke å kontrollere etterpå, argumenterte hun.

Hennum mente det er nødvendig å skaffe en oversikt over hva som kontrolleres, og hvor kravet kommer fra.

– Skal vi være litt mer modige og slutte å kontrollere ting som er selvpålagt? Skal vi tørre å la være? foreslo hun, med støtte fra Bjørneboe. Begge to mente at det nettopp i all denne kontrollen må ligge mye dobbeltarbeid.

Og hvorfor er det blitt så mange kontroller? Her hadde viserektoren en teori:

– Delvis skyldes det nok at ting er blitt initiert av kriser. Vi har først gjort noe etter at Riksrevisjonen har underkjent regnskapene våre.

Leserbrev om IHR

Etter to timer kunne universitetsdirektøren runde av det hele:

– Jeg er takknemlig for alle de gode synspunktene som er kommet fram. Samtidig ser jeg alvorlig på situasjonen. Det er et tankekors at vi er der vi er nå, og jeg sitter med et massivt inntrykk av at her er det mange ting som ikke er blitt tatt ordentlig tak i. Arbeidshverdagen må gjøres bedre for dere ansatte, og her er det ikke tid til å trå feil. Men jeg føler at nå er alle om bord. Nå blir det full fart forover, lovet Bjørneboe.

En som har engasjert seg sterkt i IHR, er kontorsjef Astrid Waaler Kaas ved Kjemisk institutt. Tidligere har hun skrevet to leserbrev i Uniforum om prosessen, og denne dagen holdt hun også et av de små foredragene som innledet til diskusjonen. I etterkant av dialogmøtet er hun fornøyd:

– Det var en veldig positiv tone. Effekten av at universitetsdirektøren og viserektoren reiser rundt og lytter, er stor, og utgjør trolig et godt grunnlag for det videre arbeidet. For meg personlig var det morsomt å høre at mange av de innspillene som kom, er ting jeg har påpekt tidligere, bare med andre ord, oppsummerer kontorsjefen.

– Manglende personalpolitikk

– Du er veldig engasjert i denne prosessen?

– Ja, jeg er opptatt av ledelse, og ledelse i praksis. Jeg ble svært overrasket da jeg begynte på UiO og så hvordan ledelse og aktiv personalpolitikk var mangelvarer. Noen kan sitte i en krok i 30 år uten at noen bryr seg, beskriver Kaas.
 
Men hun interesserer seg ikke for IHR kun fordi hun vil bedre situasjonen for de ansatte på det såkalte grunnplanet. Hun er også opptatt av sin egen arbeidsdag og av at hennes egne arbeidsoppgaver skal være meningsfylte. Som eksempel trekker hun fram at hun må godkjenne opptil 40 fakturaer hver eneste dag, hvorav halvparten er på under 3000 kroner.

– Først må jeg godkjenne dem i forkant, når varen skal bestilles, og så må jeg godkjenne en gang til når varen skal betales. Det siste føles meningsløst når jeg allerede har godkjent bestillingen. Jeg synes jeg bruker for mye av arbeidstiden min på bortkastede prosedyrer, og dette er en av dem, forteller hun.

 

Internt handlingsrom – administrativ utvikling ved UiO (IHR)

* Målet er å komme frem til systemer, rutiner og organisasjonsformer som gir en effektiv og profesjonell administrasjon.
* Administrasjonen skal på best mulig måte støtte primærvirksomheten og bidra til å øke det interne økonomiske handlingsrommet for forskning og utdanning.
* Den administrative kompetansen skal utnyttes bedre gjennom riktig arbeidsdeling, forenkling, spesialisering og standardisering.
* Prosessen er delt inn i to hovedfaser: Fase 1 – ”Planlegging og analyse”, løper fra desember 2010 til juni 2011. Her skal det blant annet avklares hvilke områder det skal arbeides med, og hvilke mål som skal oppnås. Fase 2 – ”Implementering” starter 01. juli 2011, og avsluttes ved utgangen av 2013.
* Bortfall av arbeidsoppgaver skal ikke føre til oppsigelser.

Kilde: UiO
 

 

Selv for en kontorsjef kan det også være vanskelig å ha fullstendig oversikt over instituttets økonomi.

– Økonomi- og prosjektstyring er kanskje ikke like viktig på andre fakulteter som på Matnat, men her utgjør det en stor utfordring. Fakultetet forvalter flere hundre millioner kroner, og på Kjemisk institutt opplever jeg at vi ikke har god kontroll på pengene våre. Alt flyter. Instituttet hadde for eksempel et underskudd på 17 millioner kroner for tre år siden. Nå har vi et overskudd på 10, og jeg kan ikke fortelle deg hvorfor. Det er lite tilfredsstillende, sier en oppgitt Kaas.

Engasjerer ikke alle

Det er et uttrykt ønske fra Bjørneboe og Hennum at IHR-prosessen skal engasjere.

– Hvor entusiastisk kan man forvente at folk skal bli over en omorganisering på jobben? 

– Vi kan ikke forvente at alle skal ha et aktivt og entusiastisk forhold til dette. Men får du med deg en håndfull, er det utrolig hva du kan få til. Her er også det med brukerstyring viktig. Da blir folk mer motiverte, mener Kaas.

– På møtet i dag var det for det meste folk i lederposisjoner som tok ordet?

– Ja, det er en utfordring at nåruniversitetsledelsen er ute og tror de snakker med grunnplanet, så snakker de med fakultetsdirektør, dekan og instituttledere. Men i dag var det også en del brukere til stede på møtet, og det er positivt.

Til nå har prosessen ikke skapt så mye engasjement på grunnplanet som kontorsjefen skulle ønske. Det synes hun er synd, for hun liker ikke å ”tre endringer nedover hodene på folk”, uten at de selv ser behovet.

– Skal IHR-prosessen lykkes, er det mange som må påregne bortfall av, eller endrede arbeidsoppgaver. Men min erfaring er at mange i utgangspunktet er skeptiske til omstillinger. De vil helst ikke utfordres på å gjøre ting de ikke har gjort før, forklarer Kaas. Og å håndtere slike situasjoner er ikke alltid like lett:

– Det er liten kultur for å bruke styringsretten til å endre ansattes arbeidsoppgaver her ved UiO. Det må vi ledere læres opp til. Og så må den enkelte ansatte være innstilt på å bidra til utvikling av egen arbeidsplass, oppfordrer kontorsjefen.


Les også:

– Skal unngå dobbeltarbeid (november 2010)
– Overkjører de ansatte ( mars 2011)
Fremdeles misnøye med IHR (mars 2011)

 

Emneord: IHR, Administrasjon, Arbeidsforhold, Personalbehandling/politikk Av Helene Lindqvist
Publisert 13. apr. 2011 10:37 - Sist endret 29. apr. 2018 18:31
Legg til kommentar

Logg inn for å kommentere

Ikke UiO- eller Feide-bruker?
Opprett en WebID-bruker for å kommentere