– Skal unngå dobbeltarbeid

– Me skal unngå dobbeltarbeid og arbeida smartare og slik få eit større økonomisk handlingsrom som me kan kanalisera til forsking og undervisning. Det er hovudmålet til prosjektet administrativ prioritering, seier rektor Ole Petter Ottersen, viserektor Ragnhild Hennum og universitetsdirektør Gunn-Elin Aa. Bjørneboe.  

UNNGÅ DOBBELTARBEID: – Det kan henda at me kan gjera ting endå betre og unngå dobbeltarbeid, trur rektor Ole Petter Ottersen, universitetsdirektør Gunn-Elin Aa. Bjørneboe og viserektor Ragnhild Hennum.

Foto: Ola Sæther

Den 22. juni vedtok Universitetsstyret at det skulle setjast i gang arbeid med ein plan for betre utnytting av administrasjons- og støtteressursane ved Universitetet i Oslo. Denne veka er planutkastet for prosessen klar, og den skal endeleg vedtakast i Universitetsstyret tysdag 23. november. Både rektor Ole Petter Ottersen, viserektor Ragnhild Hennum og universitetsdirektør Gunn-Elin Aa. Bjørneboe ser dette som ei naturleg vidareføring av den faglege prioriteringa på den vitskaplege sida.

– Det er svært nyttig å sjå kva administrative prioriteringar det vil vera mogleg å setja i verk også. For oss er det svært viktig at me får ein slik symmetri i prioriteringane, understrekar Ole Petter Ottersen.

– Meir pengar til forsking og undervisning

Han er heilt sikker på at det finst gevinstar å henta gjennom dette arbeidet.

– Det kan henda at me kan gjera ting endå betre og unngå dobbeltarbeid. Dessutan vil det vera mogleg å forenkla dei administrative rutinane ved UiO. På den måten kan me auka handlingsrommet vårt og frigjera meir pengar til forsking og undervisning. Gjennom ei slik kartlegging finn me også ut kva oppgåver staten pålegg oss å gjera. Slik kan me melda tilbake til staten for å unngå at dei plasserer oppgåver hos oss som me ikkje treng gjera, understrekar Ottersen.

– Skal jobba smartare

Universitetsdirektør Gunn-Elin Aa. Bjørneboe synest det er viktig å sjå prosjektet i samanheng med Strategisk plan 2020.

– Målet vårt er at me skal jobba endå smartare enn i dag. Og me har heile tida hatt god dialog med både dekanar, fagdirektørar, hovudtillitsvalde, hovudverneombodet og studentrepresentantar. Og både på SV-fakultetet, HF-fakultetet, MN-fakultetet og på Det juridiske fakultetet er dei allereie i gang med prosjekt som heile universitetet kan få nytte av. Også når det gjeld IT-funksjonar er det mange endringar på gang som kan vera nyttige for oss, trur Bjørneboe.

– Dette er universitetsleiinga sitt dokument, men me har prøvt å spela ball med dei som vil vera mest involverte i endringane, fortel Ragnhild Hennum.

I mål i 2013

Etter planen skal det vera klar ein analyse over dei administrative funksjonane ved UiO sommaren 2011. Dermed kan gjennomføringa av tiltaka ta til, slik at dei etter planen kan vera i mål rundt juletider i 2013.

Bjørneboe har tru på at dette kan vera til stor fordel både for institusjonen og for dei vitskaplege tilsette.

– Mellom anna kan me bli flinkare til å gi forskarane våre støtte ved utarbeiding av EU-søknader. Då kan me få meir pengar inn som kan brukast til både å betra studiekvaliteten og skapa rom for at studentane skal få betre kontakt med forskarane. Det trur me vil gi betre oppfylging og dermed ei langt betre gjennomstrøyming av studentar enn det som er tilfellet i dag, trur universitetsdirektøren.

Ragnhild Hennum er også viss på at dei kan spara endå meir pengar på innkjøp.

– Det er viktig å fylgja reglane, men eg er viss på at det vil vera mogleg å kjøpa inn varer og tenester langt smartare enn i dag og tena pengar på det. Trass alt handlar UiO for rundt 1,7 milliardar kroner i året, peikar ho på.

– Uaktuelt å seia opp tilsette

– Tidlegare universitetsdirektør Tor Saglie sette i gang Effektiviseringsprosjektet på 1990-talet med mål om å spara over 90 administrative stillingar ved UiO. Til slutt klarte UiO å spara 22 stillingar. Er de ikkje redde for at det same skjer med dette prosjektet?

– Nei, på ingen måte. Og det er heilt uaktuelt å seia opp tilsette på grunn av dette prosjektet. Det er så mange som skiftar stillingar internt og sluttar for å begynna i nye jobbar, at det er ikkje naudsynt. Med så høg ”turnover” er det mogleg å omstilla dei administrative ressursane, seier Hennum.

– No er det viktig å skapa entusiasme for prosjektet. Det skal trass alt tilhøyra dei tilsette. Det er dei som veit best kor skoen trykkjer, meiner Bjørneboe.

Og Ottersen er heilt einig.

– Det er tre ulike nivå på UiO, noko som kan vera frustrerande for mange. Når folk ser at ei sak ikkje kjem vidare, men stansar opp i systemet, går det ut over arbeidsgleda. No vil me standardisera dei administrative ressursane slik at det blir langt mindre dobbeltarbeid, seier han. Også rapportskrivinga trur dei det er mogleg å gjera enklare.

– Rapporteringa til Arbeidstilsynet, Datatilsynet og andre tilsyn må det vera mogleg å forenkla. Etter innføringa av nye IT-løysingar vil det bli langt enklare å henta ut rapportar frå kvar enkelt eining enn det var tidlegare. Difor vil det ikkje lenger vera naudsynt å lata kvar eining senda inn eigne rapportar heile tida, understrekar Bjørneboe og Hennum.

Alle tre strekar under at dette arbeidet ikkje skal gjerast ved å leiga inn ein gjeng med konsulentar.

– Nei, denne prosessen skal me ta oss av sjølve. Det skal me klara, lovar dei.

– Ikkje rom for medverknad

Leiar for Norsk tenestemannslag på UiO, Ellen Dalen er ikkje nøgd med planutkastet for den administrative organisasjonsutviklinga.

– Organiseringa av prosjektet gir ikkje rom for medverknad. Prosjektet skal ikkje ha noka styringsgruppe, difor blir alle vurderingar og avgjerder om både prosjektorganisering, definisjon av problema, mål og verkemiddel tatt av universitetsdirektøren. Direktøren gir og får munnlege innspel, og det vil ikkje vera mogleg å finna grunnlaget for avgjerder verken undervegs eller i etterkant, meiner Dalen.

Ho viser til at både fagforeiningane og dei tilsette har røynsle med og føler seg kompetente til å delta aktivt i denne typen prosjekt.

– No blir me reduserte til diskusjonspartnarar, der leiinga står heilt fritt til å trekkja dei konklusjonane dei ynskjer, synest Dalen.

.

 

Emneord: Universitetspolitikk, Strategisk plan, Arbeidsforhold, Administrasjon Av Martin Toft
Publisert 16. nov. 2010 22:57 - Sist endra 24. nov. 2010 10:42

Lytt til de ansatte!

Skal man rasjonalisere må det skje MED de ansatte, ikke MOT dem. Hvis den enkelte føler at utgangspunktet er at min jobb er overflødig, er det ikke mye å hente. Men det ligger mange forslag til effektivisering ute blant dem som gjør jobben. Lytt til de mange som sier "hvorfor må vi - ?" og "er dette den beste måten å gjøre ting på - ?". Ha som utgangspunkt at alle får det bedre dersom vi jobber smartere. Og at det faktisk også er et mål.

Skrekkeksemplet er Tor Saglie som rykket ut i Aftenposten og sa at UiO skulle spare 100 millioner i året på administrasjon - "penger som endelig skal komme undervisning og forskning til gode" (sitert etter hukommelsen). Kommer ikke jobbene som gjøres i administrasjonen undervisning og forskning til gode? Det er noe annet enn å si at vi skal gjøre jobben smartere, enklere, billigere.

Utgangspunktet som er beskrevet i Uniforum, bl.a. at man satser på egne krefter, er positivt. En generalfeil som UiO ofte gjør er at det satses på nye administrative systemer (IT) uten å bruke nok ressurser på opplæring og integrering i organisasjonen. IT-systemer som skal minke rapporteringsbehov fører ofte til at mye mer data må registreres i det daglige, ut over det som trengs for å bruke systemet som verktøy i hverdagen. Slik kan sparing på ett nivå føre til merarbeid på et annet nivå. Og med mangelfull opplæring og liten forankring på grasrota kan det vare lenge før systemene gir gevinst totalt sett.

Lykke til!

randigo@uio.no - 17. nov. 2010 09:50
Legg til kommentar

Logg inn for å kommentere

Ikkje UiO- eller Feide-brukar?
Opprett ein WebID-brukar for å kommentere