Hvordan står det egentlig til med arbeidsmiljøet på UiO? Hvilke enheter kom best ut ved forrige arbeidsmiljøundersøkelse, og hvilke enheter hadde størst potensial for forbedringer?
Disse spørsmålene kan ikke hovedverneombud Thomas Aulin og Linn Grimstad-Nielsen, koordinator for gjennomføringen av arbeidsmiljøundersøkelsen ARK, svare på.
– Dette er første gang vi gjennomfører en stor og systematisk arbeidsmiljøundersøkelse for hele UiO samlet, poengterer Grimstad-Nielsen.
Vi mangler et sammenligningsgrunnlag
Hvor lenge det er siden det sist ble gjennomført en arbeidsmiljøundersøkelse, varierer sterkt mellom de ulike enhetene på UiO. Mens Universitetsbiblioteket hadde en arbeidsmiljøundersøkelse i 2023 og Det utdanningsvitenskapelige og Det juridiske fakultet i 2022, er det hele ni år siden Det odontologiske fakultet og deler av UiOs fellesadministrasjon gjennomførte tilsvarende undersøkelser .
– Vi har i dag ikke data som gir et grunnlag for å sammenligne på tvers av enhetene, konstaterer Grimstad-Nielsen.
Men dette skal det nå bli en endring på, ifølge de to.
Arbeidsmiljøundersøkelsen skal heretter gjennomføres hvert tredje år på hele UiO, og den skal inngå i et kontinuerlig arbeid for å sikre et best mulig arbeidsmiljø.
Aulin og Grimstad-Nielsen understreker at det ikke er disse tallene som er det mest interessante. De beskriver kartleggingen primært som et verktøy som skal gi de lokale lederne og arbeidsmiljøutvalgene LAMU ved de ulike enhetene et overblikk over situasjonen, og et grunnlag for å utarbeide tiltak i samarbeid med verneombud og ansatte.
Målsettingen med arbeidsmiljøundersøkelsen ARK er utvikling av arbeidsmiljø og organisasjonsklima. ARK er utviklet ved NTNU, og er et spleiselag mellom de fire universitetene UiO, UiB, UiT og NTNU. ARK er siden 2013 blitt brukt på 22 norske og tre svenske institusjoner.
Universiteter og høgskoler som bruker ARK, må forplikte seg på følgende områder:
* ARK skal forankres i et samarbeid med vernetjenesten og de tillitsvalgte.
* Alle fasene, både forberedelse, kartlegging, utvikling, gjennomføring og evaluering av tiltak, skal gjennomføres.
* Data som samles inn gjennom elektroniske spørreundersøkelser, skal overføres til forskningsdatabasen ARK Research Platform. Databasen danner grunnlag for sammenligninger over tid ved hver enkelt institusjon og for forskning.
En ARK-gjennomføring inkluderer blant annet:
Kartlegging med elektronisk spørreskjema. Utarbeidelse av rapporter. Maler for gjennomføring av kartleggings- og tiltaksutviklingsmøter. Kurs for ledere og verneombud. Veiledning til lokale koordinatorer/prosjektledere. Oppbevaring av data. Oppsummering og evaluering
Vil si noe om engasjementet
Spørreskjemaene ble sendt ut 12. februar og vil kunne besvares fram til 3. mars.
– Hvorvidt skjemaene ville nå fram til alle, var første spenningsmoment, bemerker Grimstad-Nielsen.
De to beskriver utsendelsen som en suksess. 6477 spørreskjemaer ble sendt ut mandag 12. februar.
I utgangspunktet omfatter undersøkelsen ansatte med minst 40 prosent stilling ved UiO, men arbeidsutvalget til ARK har ifølge Grimstad-Nielsen og Thomas Aulin, åpnet for at det kan gjøres lokale tilpasninger der hvor dette har vært hensiktsmessig. Blant annet har Det odontologiske fakultet, som har et relativt stort antall instruktørtannleger ansatt i 20 prosentstillinger, valgt å inkludere disse i undersøkelsen.
Ved NTNU var svarprosenten 74,5 prosent . Grimstad-Nielsen og Aulin håper på et enda bedre resultat på UiO.
– Svarprosenten vil si noe om engasjementet for undersøkelsen, og motivasjonen for å delta i oppfølgingen av den, kommenterer Aulin.
Vil bidra til økt kompetanse
At ledere tilrettelegger for at de ansatte kan ta seg tid til å besvare undersøkelsen, er viktig av flere grunner, mener de to.
– Når den enkelte setter seg ned og svarer på spørsmålene vil det sette i gang en refleksjonsprosess. Hva kjennetegner et godt arbeidsmiljø i min enhet? Hva er bra på min arbeidsplass, og hva kan bli bedre. Dette er forhold som påvirker den enkeltes arbeidshverdag, og som det derfor kan være nyttig å reflektere over, påpeker Grimstad-Nielsen.
– Det er viktig å anerkjenne at et godt arbeidsmiljø har stor kompleksitet. Det dreier seg ikke om trivselstiltak. Arbeidsmiljø handler om arbeidet og om hvordan man organiserer og utfører det, supplerer Aulin.
De to håper og tror at undersøkelsen vil bidra til større kompetanse om hva arbeidsmiljø handler om.
– Spørreundersøkelsen tar kun 15 minutter. Det er vel anvendt tid, understreker Thomas Aulin.
De to forsikrer at de ansatte kan være helt trygge på at svarene de sender inn, blir behandlet anonymt.
Noen er skeptiske
Arbeidet med å forberede undersøkelsen startet for ett år siden. Linn Grimstad-Nielsen og Thomas Aulin berømmer de lokale ARK-koordinatorene for jobben de gjør.
Siste workshop for ARK-koordinatorer ble arrangert kun et par dager etter at spørreskjemaene ble distribuert.
– Vår opplevelse er at stemningen generelt er god rundt omkring, og at mange er i gang med ulike aktiviteter for å få de ansatte til å svare på undersøkelsene, opplyser Grimstad-Nielsen.
Hva ARK-koordinatorene kan bidra med for å øke oppslutningen om undersøkelsen blant de ansatte, var ett av temaene som ble diskutert på workshoppen.
– Motstand er ofte basert på manglende kunnskap. Noen ansatte er skeptiske til hva dette er for noe, kommenterer Aulin og legger til:
– Her er det viktig at verneombud og ledere får fram hva som er hensikten med undersøkelsen, og hva den skal brukes til.
– Noen fagmiljøer kommer også med metodekritikk. Det skal vi seriøst, men det blir en diskusjon som må tas andre steder. ARK er verktøyet som UiO har vedtatt å bruke. Det er viktig å ha fokus på intensjonen om å skape et bedre arbeidsmiljø uavhengig av hvilken metode vi benytter, poengterer han.
Grimstad-Nielsen trekker også fram andre forhold, som at ansatte forteller at de ikke har tid til å svare på undersøkelsen, eller ikke ser nytten av den.
– Her er det viktig at lederne viser et oppriktig engasjement for undersøkelsen og får fram hvor viktig kartleggingen er for at de skal kunne få et godt grunnlag for det videre arbeidet, sier hun.
Verneombudene som naturlige sparringspartnere
Skal arbeidsmiljøundersøkelsen bli en suksess, er det viktig at ledere ved UiO har et eierskap til prosessen og tar et lederansvar, understreker de to.
De håper det tydelige samarbeidet mellom ledere og verneombud under ARK, vil bidra til mer samarbeid mellom ledere og verneombud også utenom arbeidsmiljøundersøkelsen.
Aulin og Grimstad-Nielsen forteller at arbeidsutvalget arrangerer to til tre digitale fellessamlinger for alle ledere og verneombud i forbindelse med ARK-gjennomføringen. Dette innebærer at ledere og verneombud får samme informasjon og veiledning.
– ARK legger opp til at lederne skal ta verneombudene med på råd både i planleggingen og oppfølgingen av undersøkelsen. Jeg håper lederne vil se på verneombudene som naturlige sparringspartnere i denne prosessen, sier Aulin.
Spørreundersøkelsen vil være åpen til 3. mars. Fra 13.mars vil rapporter fortløpende bli distribuert til de lokale enhetene
Unntaket er rapporten på forekomst av uakseptabel oppførsel,og som omfatter f.eks. seksuell trakassering, mobbing og vold. Denne delen av undersøkelsen vil bli rapportert og behandlet på Uio-nivå.
Thomas Aulin håper det senere vil bli utført kartlegginger som gir tall for uakseptabel oppførsel også på lavere nivåer. Dette er ifølge Aulin i tråd med hva Komité for kjønnsbalanse og mangfold i forskning, Kif-komiteen, ønsker.
Klarer vi å jobbe på tvers?
Aulin og Grimstad-Nielsen er spente på resultatene.
– Det er når vi begynner å se på sammenhengen mellom indikatorene, det blir virkelig interessant. Vil vi f.eks. se noen sammenheng mellom medvirkning og psykologisk trygghet, undrer Aulin.
Det viktigste skjer etter spørreundersøkelsen. Det er da jobben virkelig begynner, understreker de to. Når resultatene foreligger, skal verneombud og ledere i fellesskap invitere de ansatte til oppfølgingsmøter.
Aulin og Grimstad-Nielsen understreker betydningen av medvirkning fra de ansatte i oppfølgingen av undersøkelsen.
– Det handler om å finne forbedringspunkter, men også om å identifisere sider ved arbeidsmiljøet som det er viktig å bevare, påpeker Grimstad-Nielsen.
– Og dersom noe fungerer spesielt bra, eller et tiltak viser seg å være spesielt vellykket, kan denne oppskriften brukes et annet sted? Jeg er spent på om vi klarer å få til å jobbe på tvers, om vi får til å dele råd og erfaringer om hvordan ting bør eller ikke bør gjøres, røper hun.
Grimstad-Nielsen og Aulin er også opptatt av å avklare forventninger.
– Vi skal ikke løse alle problemer med det samme, men gradvis bli bedre. Jeg tror vi kan minske motstanden ved å ha en lav terskel for å høste gevinster. Det er lurt å starte med de lavt hengende fruktene, kommenterer Aulin.
Det verste som kan skje er at resultatene fra kartleggingen ikke blir fulgt opp, mener de to.
– Dersom ledere ikke følger opp og sørger for at det blir laget tiltaksplaner i samarbeid med ansatte og verneombud, vil de ansatte miste troen på dette arbeidet, poengterer Aulin.
Grimstad-Nielsen får siste replikk:
– Vi håper at den første felles ARK-gjennomføringen ved UiO vil skape et engasjement for dette viktige arbeidet som varer helt frem til neste undersøkelse om tre år
Ekstra gøy at ARK dette året bruker UiOs utviklede og driftede Nettskjema.no for innsamling av svarene i ARK! Oppfordrer alle til å svare på undersøkelsen!
Logg inn for å kommentere
Ikkje UiO- eller Feide-brukar?
Opprett ein WebID-brukar for å kommentere