Prislappen blir på minst 70 millioner kroner. Nå legges Arbeidslivsportalen på is

Ny millionsatsing skal gi bedre praksisplasser og knytte utdanningene enda tettere opp mot arbeidslivet, medelte OsloMet i en pressemelding våren 2018.

OsloMet hadde fått 7 650 000 kroner fra det daværende Direktoratet for forvaltning og IKT (Difi) for å utvikle Arbeidslivsportalen, en digital løsning for samarbeidet mellom utdanningsinstitusjonene, studentene og arbeidslivet.

Arbeidslivsportalen har utviklet en plattform for tjenesten og nødvendig infrastruktur, oppsummerte OsloMet i sluttrapporten etter første fase som ble lagt fram i juni 2020.

Kvaliteten skulle bli bedre

Målene for andre fase var ambisiøse. Det skulle utvikles en digital, brukervennlig og sikker samhandlingsplattform med påloggingsløsninger for ulike brukergrupper. Prosessene for alle faser av praksis skulle standardiseres samtidig som datasikkerhet, personvern, lover regler og rammevilkår skulle ivaretas.

For virksomhetene skulle dette resultere i bedre samhandling mellom brukergruppene, økt transparens og mer effektive arbeidsprosesser. Ved å sikre relevante og oppdaterte praksisplasser til studentene skulle kvaliteten på nyutdannede kandidater bli bedre og praksisstedene få økt faglig utbytte. Og Arbeidslivsportalen skulle ikke bare omfatte profesjonsfagene. Også disiplinfagene skulle inkluderes.

«Praksis forbindes ofte med profesjonsutdanninger som sykepleie og lærer, men signalet fra regjeringen er tydelig: I framtiden skal alle studenter, også i tradisjonelt teoritunge fag, ha mulighet til å ha praksis som en del av utdanningen sin,» poengterte Nina Waaler, prorektor for utdanning på OsloMet, i et innlegg i Khrono i juni 2020. 

Formelt lansert i 2021

OsloMet, NTNU, Universitetet i Agder og Universitetet i Stavanger hadde vært sentrale i utviklingen av første trinn. I juni 2020 ble prosjektlederansvaret overført fra OsloMet til UNIT Direktoratet for IKT og fellestjenester i høyere utdanning. UNIT ble i 2022 innlemmet i SIKT, kunnskapssektorens tjenesteleverandør.

Ved utgangen av 2020 hadde prosjektet kostet rundt 36,5 millioner kroner og digitaliseringsstyret i UNIT hadde vedtatt å bevilge ytterligere 12,4 millioner kroner til videreutvikling.

En stort flertall av norske høgskoler og universiteter sluttet seg til portalen som ble formelt lansert i 2021.

Fjorten høgskoler og åtte universiteter betaler i dag lisens for Arbeidslivsportalen viser en oversikt på Arbeidslivsportalens nettsider 

Innfridde ikke forventningene 

At en høgskole eller et universitet betaler lisens, behøver imidlertid ikke bety at institusjonen bruker portalen.

På UiO ble Arbeidslivsportalen testet ut ved et studieemne på Det utdanningsvitenskapelige fakultet og på et studieemne på Det medisinske fakultet høsten 2021.

«Arbeidslivsportalen skal føre til lavere ressursbruk og bedre brukeropplevelser for studentene, praksisstedene og de ansatte ved utdanningsinstitusjonene ved å by på en digital løsning for å håndtere studentpraksis», informerte UiO i prosjektbeskrivelsen som ble lagt ut på UiOs nettsider for de ansatte.

Men arbeidslivportalen innfridde ikke forventningene hverken på UV-fakultetet eller på Det medisinske fakultet.

Sanam Tariq Bhatti i Teknisk-adminstrativ gruppe ved Institutt for lærerutdanning og skoleforskning (ILS) deltok i prosjektgruppen for Arbeidslivsportalen på UiO.

– Vi testet portalen på et studiemne på Praktisk pedagogisk utdanning (PPU) deltid. I piloten hadde vi fem partnerskoler som fikk tilgang til portalen, forteller hun.

Det er ifølge Bhatti flere grunner til at Arbeidslivsportalen ikke fungerte optimalt, men det var spesielt en ting som ble avgjørende. Det var særlig alle de ulike fagkombinasjonene som gjorde at mye manuelt arbeid uansett måtte gjøres av praksisansvarlig.

– Excelark er fortsatt det viktigste arbeidsverktøyet når praksisplassene skal fordeles og administreres på UiO, innrømmer hun.

Bhatti vedgår at situasjonen ikke er ideell.

– Vi ser fram til å få en enklere løsning, kommenterer hun.

Utviklingsarbeidet legges på is

Porteføljestyret for utdanning og administrasjon i SIKT vedtok i juni å stanse arbeidet med videreutvikling av Arbeidslivsportalen. Produktet settes i inntil videre i «feature freeze» er ordlyden i vedtaket.

Arbeidslivsportalen fases ut og erstattes, informerte SIKT på sin nyhetsside 20. desember.

"Planen er at ALP fases ut og erstattes av en pakke av IT-støtte for praksis bestående av funksjonalitet i det moderniserte FS og det nye opptakssystemet, kombinert med funksjonalitet fra løsninger som er kommersielt tilgjengelige eller utviklet i sektoren utenfor FS. 

Sikt skal sammen med produktrådet for studieadministrasjon konkretisere det videre arbeidet med videreutvikling av IT-støtte for praksis. Planen er å etablere all nødvendig funksjonalitet innen 2026/2027, og at Arbeidslivsportalen da kan fases ut," ble det opplyst i pressemeldingen.

UiO har etter det Uniforum erfarer, ikke brukt Arbeidslivsportalen etter prøveperioden i 2021. Til tross for dette har UiO likevel fortsatt å betale lisens til SIKT.

Arbeidslivsportalen har seks måneders oppsigelsestid med mulighet til å si opp avtalen to ganger i året, innen 15. juni eller innen 15. desember. UiO sa opp avtalen før fristen i desember i et brev signert av universitetsdirektør Arne Benjaminsen og studiedirektør Hanna Ekeli. UiO vil dermed måtte fortsette å betale for tjenesten fram til 1. juli 2024.

– Hvorfor ventet UiO helt til desember 2023 med å si opp avtalen?

Uniforum stiller spørsmålet til universitetsdirektør Arne Benjaminsen som svarer i en mail:

«Universitetet i Oslo hadde Arbeidslivsportalen (ALP) i pilot høsten 2021. Hovedinntrykket var at portalen hadde noen større mangler og svakheter som gjorde at den ikke dekket våre behov i tilstrekkelig grad. Samtidig var ALP under aktiv utvikling som et nasjonalt prosjekt. Det var et ønske fra pilotfakultetene om noe videre pilotering i 2022. Samtidig var det også ønskelig å bidra inn i Sikts videre utvikling av portalen.

Det ble etter hvert mer og mer klart at Arbeidslivsportalen gikk mot en styrt avvikling og ikke kom til å bli videreutviklet til å møte UiOs behov. Før sommeren 2023 henvendte vi oss til pilotfakultetene om de hadde interesse av videre bruk. Avtalen kan sies opp to ganger i året, hvorav 15. desember 2023 var neste aktuelle frist, og avtalen ble sagt opp rett i forkant av denne fristen».

En obligatorisk tjeneste

«Opprinnelig var Arbeidslivsportalen en obligatorisk tjeneste fra Sikt. Etter hvert ble dette endret. Det var en større kostnad til Sikt for utvikling av ALP som etter hvert ble redusert og gikk over til å bli en av de årlige lisenskostnadene vi betaler til Sikt» opplyser Benjaminsen

– Har deltakelsen i prosjektet gitt noen positive resultater for UiO?

– Mye av arbeidet med Arbeidslivsportalen har vært nasjonalt og har gitt positive ringvirkninger i form av økt samarbeid om praksisfeltet. Arbeidet med ALP har også tydeliggjort behovene når det gjelder systemstøtte til praksis ved UiO. Dette er lærdom vi kan ta med oss videre, svarer Benjaminsen.

Flere institusjoner har i likhet med UiO, sagt opp lisensen på Arbeidslivsportalen etter at det ble kjent av tjenesten skal fases ut.

Espen Fosse, leder for Avdeling for studieadministrasjon ved Høgskolen på Vestlandet (HVL) bekrefter at HVL er blant disse. Espen Fosse er medlem av Porteføljestyret for utdanning og administrasjon i SIKT,

HVL har ifølge Fosse betalt ca. to millioner kroner for portalen de tre siste årene. Hvor mye tid og ressurser de ansatte har brukt på dette, har han imidlertid ikke oversikt over.

– Målene og fremdriftsplanen som var gjeldende da vi tegnet avtalen, tilsa at dette var et fornuftig utviklingsarbeid som ville gi oss gevinster i form av effektivitet og digital struktur knyttet til administrasjon av praksis i utdanningene, poengterer Fosse. 

Tre år etter at høgskolen tok Arbeidslivsportalen i bruk, kan også Fosse konstatere at den ikke har levd opp til målsettingene.

– De største utfordringene ser vi på lærerutdanningene hvor både studenter og praksislærere har ulike undervisningsfag som må kobles riktig. Dette har Arbeidslivsportalen ikke hatt funksjonalitet for å håndtere. Mer generelt mangler portalen slik vi ser det, en fullgod løsning for kommunikasjon og samhandling. Når vi har forsøkt å bruke portalen, har vi samtidig vært nødt til å supplere med de gamle systemene og rutinene våre. Kort oppsummert blir det dermed dobbeltarbeid, slår han fast.

Fosse beskriver situasjonen med dobbeltarbeid sammen med beslutningen om at Arbeidslivsportalen ikke vil bli videre utviklet, som årsaken til at høgskolen har valgt å si opp avtalen. 

– Vi er skuffet og frustrerte 

Fosse er likevel forsiktig med å kritisere ressursbruken.

– Når vi ser tilbake på de tre årene med ALP på HVL så er det i etterpåklokskap lett å stille spørsmål ved om dette har vært fornuftig bruk av ressurser. Vi mener i dag at det har vært riktig å støtte opp om utviklingen av ALP så lenge dette arbeidet pågikk, sier han.

– Både lokalt og ikke minst nasjonalt har ALP sørget for mer dialog og erfaringsdeling knyttet til administrasjon av praksis. Erfaringene fra arbeidet har gitt hele UH-sektoren en bredere forståelse av kompleksiteten i praksisadministrasjon og for behovene og utfordringene vi står ovenfor når det kommer til digitalisering av dette området, poengterer han.

Også på Høgskulen på Vestlandet administreres studentenes praksis i dag omtrent slik man gjorde før avtalen med Arbeidslivsportalen ble signert.

Målet var stort og hårete 

– Administrasjonen av studentenes praksis innebærer mye manuelt arbeid. Det er mange eposter som må sendes og mange telefoner som må tas og mange detaljer å holde styr på. Vi ser fram til den dagen vi får et effektivt system, kommenterer han.

Det er ifølge Fosse ikke SIKT sin feil alene at Arbeidslivsportalen fortsatt ikke er kommet i mål.

– Vi er skuffet og frustrerte over at vi ikke er kommet videre, men målet var stort og hårete og vi visste at dette ville ta tid, sier han.

At SIKT velger å ikke gå videre med Arbeidslivsportalen, tror han handler om at det nå er andre løsninger som vil gi en raskere vei til målet. Han tror heller ikke at summen av kostnadene fra arbeidet med portalen startet, til et ny og mer effektiv løsning er på plass, vil bli uforholdsmessig store.

– Det koster å digitalisere, konstaterer han.

OsloMet er ikke blant institusjonene som har sagt opp arbeidslivsportalen, bekrefter Royne Kreutz, leder for Seksjon for digitalisering av utdanning ved OsloMet, i en mail til Uniforum.

Kreutz var prosjektleder for Arbeidslivsportalen i første fase. Om bakgrunnen for at OsloMet fikk bevilgningen fra DIFI i 2018 og forholdet til UNIT/SIKT opplyser Kreutz:

"OsloMet hadde behov for bedre verktøy til å administrere studentpraksis og startet derfor opp et forprosjekt i 2017. Flere andre institusjoner hadde samme behov, og med finansiering fra DIFI samarbeidet sektoren om en felles løsning i perioden 2018-2020. Unit, senere Sikt, leverte utviklingsressursene mens OsloMet eide prosjektet. 

Sikt leverer fellestjenester til sektoren og da de gikk inn i prosjektet i 2018 var det et mål at Arbeidslivsportalen skulle inngå som en del av deres portefølje. Unit/Sikt var partner i prosjektperioden (Fase1) og løsningen ble overdratt til Unit/Sikt 27. mai 2020". 

Leverte som planlagt

Målsetting med prosjektet før overlevering til Sikt, var ifølge Kreutz å lage en felles samhandlingsløsning med standardiserte prosesser for fordeling av studenter til praksissted. 

På spørsmål om hvorvidt første del av prosjektet oppfylte målsettingene, svarer Kreutz at prosjektet leverte som planlagt. Dette innebærer at løsningen leverte standardiserte prosesser for alle faser av praksis med studentfordeling. Den leverte også en digital, brukervennlig og sikker samhandlingsplattform med påloggingsløsninger for ulike brukergrupper. Prosjektet oppnådde dessuten målsettingen om datasikkerhet, personvern, og ivaretakelse av lover og regler. 

Både de ansatte og studentene på OsloMet har slik Kreutz beskriver det, gode erfaringer med tjenesten. 

Flere har fått en enklere hverdag 

"Arbeidslivsportalen bidrar til at medarbeidere jobber på samme plattform på samme måte og struktur. Dette gir større grad av forutsigbarhet, bedre personsikkerhet i samhandlingen, bedre innføring for nye medarbeidere og en enklere hverdag for flere. Den sikrer lik tilgang til informasjon, ressurser og oversikt over praksissteder. Dette gir en bedre arbeidsflyt og bedre muligheter for samarbeid og samhandling mellom aktører og medarbeidere". 

Tildeling av praksisplass oppleves likt for alle studenter og arbeidslivsportalen gir studenter god oversikt over de enkelte praksisperiodene en student har samt informasjon om praksissteder med besøksadresse og annen nødvendig informasjon. Studentene har fortalt de ønsker informasjonen på ett sted, når de trenger det og der de er. Det får de med arbeidslivsportalen" skriver Kreutz i mailen til Uniforum

OsloMet vil bruke tjenesten videre. Hva universitetet vil gjøre når tjenesten etter hvert fases ut, er det ifølge Kreutz for tidlig å svare på.

"Hvordan vi vurderer dette i fremtiden, vil avhenge av hvordan tjenesten utvikles videre i Sikt sin plan om å integrere den i Felles studentsystem (FS)", opplyser han. 

Et velfungerende team forsvant

– Hva har vært de største utfordringene i arbeidet med å utvikle og drifte arbeidslivsportalen? 

"Dette er et åpent spørsmål, men sett fra prosjektet sin side tar det tid å få en prosjektgruppe i flyt. Med mange aktører og interessenter vokser kompleksiteten", svarer Kreutz.

Hvorfor prosjektet ikke lyktes like godt i andre fase som i første fase, mener han at det er SIKT som bør svare på.

I overgangen mellom fase en og fase to er det imidlertid et suksesskriterium Kreutz opplever ikke ble tillagt tilstrekkelig vekt.  

"Vi har i ettertid opplevd at det etablerte samarbeidet – på tvers av utdannings- og praksissektoren – ikke ble videreført før lenge etter overtagelsen. Et velfungerende team som det tok tid å bygge opp med hensyn til kompetanse og personkjemi forvant ved prosjektslutt (Fase 1). Det dempet utviklingstempo og leveringsevne i tiden etterpå (Fase 2)" 

Ni aktive brukere igjen

Terje Mørland kom til Sikts forløper Unit i 2020 dvs. samme år som Unit fikk ansvar for å rulle ut og videreutvikle Arbeidslivsportalen. Siden 2022 har han vært direktør for Seksjon for utdanning og administrasjon. 

Mørland forteller at elleve institusjoner har meldt seg av etter at det ble kjent at Arbeidslivsportalen skal fases ut. Kun fem av disse institusjonene har testet den ut. Mørland beskriver ni av de tolv gjenværende abonnentene som aktive brukere.

Arbeidslivsportalen hadde i første fase et budsjett på ca.36,6 millioner kroner. Hvor mye penger er det blitt brukt på portalen i andre fase dvs. fra 2021?

– I tillegg til utviklingskostnadene på 12,4 millioner kroner har brukerne til sammen betalt 4,3 millioner kroner i året i driftskostnader, dvs. 12,9 millioner kroner over tre år, svarer Mørland.

At Høgskolen på Vestlandet  har betalt en relativt høy andel skyldes ifølge Mørland av dette er en høgskole med et stort antall praksisstudenter. Fordelingsnøkkelen for kostnader er basert på antall praksisstudenter - 70 prosent, og antall studenter totalt - 30 prosent. 

Man undervurderte kompleksiteten

På spørsmål om hva som er hovedgrunnen til at Arbeidslivsportalen aldri lyktes i å oppfylle målsettingene, svarer Mørland:

– Hovedgrunnen til at målsettingene ikke ble nådd er at man undervurderte kompleksiteten.

Dette har to årsaker, mener han.

– Man regnet med at den obligatoriske praksisen var mye likere organisert på de forskjellige institusjonene enn hva som viste seg å være tilfelle.

For å lykkes med en samhandlingsportal må dessuten både lærested, student og praksissted ha god funksjonalitet. Det ble lagt opp til at læresteder og praksissted skulle bruke samme brukerflate. Det viste seg at dette ikke var godt nok forankret hos mottakerne av praksisstudentene. Funksjonaliteten det ble lagt opp til, var ikke mulig å ta i bruk for sentrale praksissteder som helseforetakene.

– Jeg antar at dette ble gjort

– Er ikke dette ting som burde ha blitt kartlagt og tatt hensyn til på et tidlig stadium i prosjektet?

– I etterpåklokskapens lys er det lett å si at ting burde vært tenkt på eller gjort annerledes, kommenterer Mørland. 

– Verden har endret seg på flere måter siden arbeidet med portalen startet opp, legger han til og peker på at ny funksjonalitet som kommer innenfor Felles studentsystem og nytt opptakssystem, ikke var noe man kunne vite om på dette tidspunktet.

– Det er også kommet nye kommersielle systemer på markedet, påpeker han.

– Ble det på et tidlig stadium vurdert å kjøpe et system på det internasjonale markedet i stedet for å utvikle en ny portal.

– Hva slags undersøkelser som ble gjort på forhånd, vet jeg ikke, men jeg antar at dette ble gjort, svarer Mørland.

Vi måtte prioritere å klargjøre løsningen teknisk

– Prosjektleder for første fase Royne Kreutz er kritisk til at det etablerte samarbeidet på tvers av utdannings- og praksissektoren ikke ble videreført etter første fase, og hevder dette førte til at et velfungerende team forsvant ved prosjektslutt. Dette førte ifølge Kreutz, også til dempet utviklingstempo og leveringsevne i tiden etterpå. Er dette en berettiget kritikk? 

– Overføring fra prosjekt til utrulling og drift er alltid krevende, både organisatorisk og økonomisk, påpeker Mørland.

–  I dette tilfellet var det ikke satt av penger til pilotering og utrulling, kun til basis, drift og forvaltning. Løsningen Unit overtok var heller ikke ferdig som sektorløsning. Vi måtte prioritere å klargjøre løsningen teknisk for utrulling. Det gikk dessverre på bekostning av det gode samarbeidet og kommunikasjonen mellom aktørene som var etablert i fase 1, kommenterer han og legger til:

– Samtidig endret sektoren strategisk fokus fra profesjonsutdanning til disiplinutdanning. Dette tilførte ytterligere kompleksitet i denne fasen. Vi skal heller ikke se bort fra at koronapandemien spilte inn her.

Krav om solidaritet

Terje Mørland bekrefter Arne Benjaminsens utsagn om at deltakelse i Arbeidslivsportalen har vært obligatorisk for statlige høgskoler og universiteter. 

– I og med at de statlige universitetene og høyskolene spleiset på investeringskostnadene, ble det også bestemt at man skulle være solidariske i implementeringen og driften av tjenesten. Endringen i tilnærming fra én felles portal til en pakkeløsning med ulike moduler som sannsynligvis ikke vil bli benyttet av alle, har endret på dette, sier han.

– Porteføljestyret har vedtatt at Arbeidslivsportalen skal fases ut, og går i stedet inn for å erstatte den med en pakke av IT-løsninger. Hva innebærer dette?

– Det vil si at porteføljestyret i stedet for å samle all funksjonalitet for praksis i én portal anbefaler en pakkeløsning med moduler fra ulike tjenester. Vi vil ta med noe av funksjonaliteten som er utviklet i Arbeidslivsportalen videre, og vi vil dra nytte av ny funksjonalitet som vil komme i det moderniserte Felles studentsystemet og i det nye opptakssystemet. I tillegg vil vi legge til rette for integrasjon med  kommersielt tilgjengelige løsninger, forteller Mørland

– Vil det bli opp til hver enkelt høgskole og hvert enkelt universitet å sette sammen en slik pakke?

– For mange institusjoner vil det nok være mest gunstig med en samordnet løsning. I tillegg vet vi at praksisstedene ikke ønsker å forholde seg til mange ulike løsninger, svarer Mørland.

Hvordan dette skal gjøres vil ifølge Mørland bli drøftet videre i løpet av våren i  porteføljestyret. 

– Vi vil diskutere hvordan vi best kan koordinere de ulike modulene og hvordan vi kan samarbeide om å bygge opp gode pakkeløsninger, sier han.

Målene var for ambisiøse

– Arbeidsportalen har hittil kostet ca. 62 millioner i tillegg til ressursene som er brukt lokalt på institusjonene.  Ser man bort fra de lokale ressursene, vil regningen trolig komme på minst 70 millioner kroner før portalen legges ned. Har dette vært verdt pengene?

– Jeg vil understreke at vi ikke legger til side ideen om god funksjonalitet for å håndtere praksis. Vi tar med alt relevant fra Arbeidslivsportalen over i det vi nå beskriver som en pakkeløsning med ulike moduler, svarer Moland.

– Kompleksiteten og kostnadene for å nå målet ble undervurdert. Målene var for ambisiøse og interessene for sprikende, erkjenner han.