Cristin forsvinner. Uklart hva som blir bedre i det nye systemet.

I november i år begynner innføringen av Nasjonalt vitenarkiv NVA, meldte SIKT, kunnskapssektorens statlige tjenesteleverandør, i en pressemelding i slutten av september 

Norsk vitenskapsindeks, den årlige rapporteringen av vitenskapelige resultater, NVI-rapporteringen, skal i 2023 skje i Cristin , men fra 2024 skal NVA tas i bruk ved alle brukerinstitusjonene. NVA vil da erstatte Cristin og dagens lokale vitenarkiver fullt og helt, blir det presisert i pressemeldingen.

Tre år på overtid

Cris/NVA-prosjektet startet i 2019 med en målsetting om å etablere en felles nasjonal løsning for forskningsinformasjon og vitenarkiv. Nasjonalt vitenarkiv skal gi oversikt over norsk forskning, sikre at norske vitenskapelige artikler er åpent tilgjengelige og legge til rette for gjenbruk av metadata.

Prosjektet er dermed tre år forsinket ifølge den opprinnelige planen, hvor NVA skulle erstatte Cristin i 2021.

I en høringsrunde sommeren 2021 uttrykte flere av de rundt 160 institusjonene som benytter Cristin, bekymring for at Nasjonalt vitenarkiv ikke vil få en løsning for sentral import av vitenskapelige artikler og publikasjonsdata, kom det det fram i en artikkel i Khrono med overskriften Dom over nytt vitenarkiv: Leverer ikke det sektoren trenger 

Flere begrensninger enn i Cristin

I artikkelen refererer Khrono blant annet til UiOs høringsuttalelse. Universitetet tar her til orde for en forenkling av dagens Cristin-system, med mer sentral import, med enklere måter å gjenbruke metadata og informasjon på og med større fleksibilitet for endringer. 

Slik systemet er beskrevet nå, har Cris-delen av systemet flere begrensninger enn det som tilbys i dagens Cristin, skriver UiO i sin uttalelse.

Forskerne Alexander Refsum Jensenius, Anne Danielsen og Peter Edwards ved Institutt for musikkvitenskap kritiserte i et debattinnlegg i Uniforum høsten 2020 Cristin for for å mangle det de omtalte som «automagi».

I debattinnlegget etterlyste de tre verktøy for å få ut igjen gode og brukbare oversikter over informasjonen som forskerne bruker mye tid på å legge inn manuelt.

De etterlyste også "automagisk" importering av nye resultater og smarte løsninger for utfylling og fremvisning.

– Dette har jeg for liten innsikt i

– Vil det nye Nasjonale vitenarkivet oppfylle ønskene som kommer til uttrykk både i UiOs høringssvar og i debattinnlegget til de tre forskerne ved UiO?

Uniforum tok kontakt med IT-direktør Gard Thomassen og forskningsdirektør Ingrid Sogner for å få svar på dette spørsmålet. Uniforum ønsket å få vite hva overgangen til NVA vil innebære for den enkelte forsker, og ikke minst hvorfor NVA vil bli en bedre løsning enn Cristin.

IT-direktør Gard Thomassen ønsker ikke å svare på Uniforums spørsmål.

– Dette har jeg for lite innsikt i, innrømmer han.

Det IT-direktøren derimot kan svare på, er hva utviklingen av det nye systemet for forskningsdokumentasjon har kostet.

– Regningen er så langt på ca. 80 millioner kroner, opplyser Thomassen.

– Litt for tidlig dessverre

«Jeg tror kanskje det er litt tidlig å evne å kunne svare på dette, dessverre», er forskningsdirektør Ingrid Sogners umiddelbare reaksjon når Uniforum ber om få et telefonintervju.

– Uniforum gjør likevel et nytt forsøk.

– Men hva som er problematisk med Cristin, og hva dere håper blir bedre, er det vel ikke for tidlig å snakke om?

Denne gangen får Uniforum respons fra forskningsdirektøren som velger å svare på Uniforums spørsmål i en mail.

En av forfatterne bak debattinnlegget i 2020, senterleder og professor ved Institutt for musikkvitenskap Alexander Refsum Jensenius, går med på å kommentere noen av svarene fra Sogner

Som tidligere medlem i arbeidsgruppen som utarbeidet Universitets- og høgskolerådets forslag til veileder for vurdering av akademiske karriereløp (NOR-CAM) i 2021, og som medlem av EUAs Open Science expert group, har Refsum Jensenius i flere år fulgt det europeiske arbeidet knyttet til vurdering og registrering av forskningsresultater.

– Et gammelt og utdatert system

På spørsmål om hva som er problematisk med Cristin, svarer Ingrid Sogner:

«Cristin er bygget på et teknologisk system som er gammelt og utdatert. Derfor trenger systemet en fornyelse med dagens teknologiske muligheter.»

Om prosessen bak utviklingen av NVA skriver Sogner:

«Prosessen for å få et nytt system har vært ønsket av UiO siden Cristin ble lansert som et felles nasjonalt system i 2011. Vi har fått en liten forbedring med noe nytt i det som kalles Cristin 2.0. Utviklingen av dette systemet ble stoppet våren 2020, av Unit, nå Sikt.

I 2020 ble det tatt en avgjørelse om å flytte utviklingen av et nytt Cris-system til NVA og den teknologien som et vitenarkiv/dataarkiv innehar. UiO har fulgt utviklingen av NVA og har hatt flere møter med Sikt sammen med de andre BOTT-universitetene.

– Vanskelig å si konkret hva som blir bedre

Til tross for at UiO, ifølge Sogner, har fulgt utviklingen av NVA og har deltatt på flere møter med SIKT, vet forskningsdirektøren lite om det nye systemet.

«UiO har et stort ønske om at NVA vil framstå som et system som er framtidsrettet med mye automatikk og at systemet lett kan endres etter behov som vil oppstå i framtiden» skriver hun til Uniforum.

– Dette passer bra med ønskene fra arbeidsgruppen som presenterte NOR-CAM-modellen. Akademikere må kunne vurderes langs flere akser enn bare publikasjoner. Det krever mer automagi i systemene, kommenterer Refsum Jensenius.

Men hvorvidt ønsket om mer automatikk vil bli oppfylt, kan ikke forskningsdirektøren svare på.

«NVA i testversjon har ikke så mange Cris-funksjoner på plass ennå. Derfor er det vanskelig å si konkret hva som blir bedre og hva som blir annerledes», opplyser hun.

En forbedring ser hun imidlertid:

«Det å få en felles metadatapost med vitenarkivet er en forbedring, dette vil hindre dobbeltarbeid ved institusjonen».

– Metadataimporten skal forbedres

På spørsmål om hva overgangen til et nytt system vil bety for den enkelte, svarer Sogner:

«Forhåpentligvis vil ikke skiftet bety så mye for den enkelte forsker. Sikt har lovet institusjonene at metadataimporten fortsatt skal bestå og forbedres mye de neste årene.

Sikt har lovet en forbedring av manuell registrering hvor man nå i testversjon kan lime inn DOI (digital object identifier) ved opprettelse av metadatapost som skal hente metadata fra publikasjonens nettside hos forlag/tidsskrift."

For Alexander Refsum lyder dette lovende, men han frykter at muligheten for å lime inn en DOI ikke vil inkludere alle typer resultater.

– Det er bra å kunne hente inn poster fra unike ID-er, slik som DOI. Dette vil kunne dekke artikler og datasett, men kanskje ikke konferansepresentasjoner, kildekode, avisartikler, undervisning med mer, undrer han.

UiO ønsker og håper 

Bedre muligheter for gjenbruk og bedre mulighet for å kunne registrere flere typer data står også på UiOs ønskeliste.

"UiO har lenge ønsket at forskere bedre kan gjenbruke metadataene som er i Cristin, til andre formål som for eksempel CV og søknader med mer.

UiO håper at det å registrere andre resultater og aktiviteter enn bare NVI-resultater blir like nyttig og at de kan gjenbrukes av forskere.» skriver Sogner i sin mail til Uniforum.

Dette er ønsker også Alexander Refsum Jensenius stiller seg bak.

– I dag opplever mange at de bruker mye tid på å legge inn data manuelt, men at systemet ikke lar en hente dataene ut igjen på fornuftige måter. De fleste forskere bruker utallige timer på å oppdatere og reformatere CV-ene sine til ulike søknadstyper, kommenterer han.

– Systemene har definisjonsmakt

Han er også opptatt av at andre resultater enn de som i dag registreres i NVI må bli lettere å registrere og bruke.

– Gjennom NOR-CAM-arbeidet ble det tydelig at vitenskapelig ansatte har behov for å synliggjøre mange ulike resultater. Dette gjelder ikke bare forskningsresultater og forskningsprosesser, men også innen utdanning, ledelse og kontakt med samfunnet. Systemene vi bruker har definisjonsmakt, de tydeliggjør hva som telles og hva som har verdi. Hvis det bare er publikasjoner som registreres, vil dette signalisere at det er det som har mest verdi, understreker han

 «Vil alle opplysninger i Cristin bli automatisk overført til det nye systemet eller er dette noe hver enkel forsker må gjøre?» er Uniforums avsluttende spørsmål.

Heller ikke på dette spørsmålet evner Forskningsdirektøren å gi et klart svar.

«Flertallet av opplysningene/metadataene vil bli overført til det nye systemet, men noen av kategoriene vil få navnendringer. Det er noen kategorier som ikke vil bli overført, men Sikt lover at dette kan overføres hvis det er et stort behov for metadataene i de gjenværende kategoriene på institusjonen», svarer forskningsdirektøren.

Svaret gjør Aleksander Refsum Jensenius litt bekymret.

– Det er ikke et problem med navneendringer, men det er uheldig hvis informasjon fjernes. Alt som ligger i Cristin nå, har nøysommelig blitt registrert av enkeltpersoner. Det har de gjort fordi de mener det har verdi. Hvis informasjon fjernes kan det bli vanskelig å motivere enkeltpersoner til å registrere ting i det nye systemet, kommenterer han.