Store penger å spare på innkjøp

AV MARIANNE TøNNESSEN

Universitetet kjøper inn varer og tjenester for 850 millioner kroner hvert år. Enhet for Intern revisjon (IR) har fokusert på innkjøpene ved UiO, og slår fast at mange av disse pengene kunne vært spart dersom innkjøpsrutinene hadde vært bedre.

Innkjøpssjef Arild Skramstad mener også at innsparingspotensialet er stort:

­ Det er vanskelig å måle slike ting i en ideell organisasjon som universitetet, men på et par års sikt kan det nok være mulig å spare ti prosent av innkjøpskostnadene, altså om lag 85 millioner kroner, sier han. ­ Disse midlene kan brukes til å forbedre kvalitet, kvantitet eller service fra leverandørene.

MER ENN EFFEKTIVISERINGSPROSJEKTET

85 millioner kroner tilsvarer nærmere 300 årsverk. Til sammenlikning er planen for Effektiviseringsprosjektet å frigjøre mellom 90 og 200 årsverk. Det er altså ikke småpenger universitetet kan spare ved å forbedre innkjøpsrutinene.

TAPTE 80 000

IR har de senere år kartlagt innkjøpsområdet ved 10-12 enheter, og mener at det er et tydelig behov for å bedre kvalitetssikring, koordinering og organisering av innkjøpene:

­ Universitetet taper millioner av kroner på at enhetene kjøper varer og tjenester uten eksperthjelp, kjøper brukt utstyr uten garantiavtale eller ikke sørger for skikkelige garantier når de betaler på forskudd. For eksempel tapte UiO 80 000 kroner for et par år siden fordi et firma gikk konkurs, sier revisjonssjef Gerd Thorsen ved IR.

­ Ofte skjer kjøpene via telefon, uten tilstrekkelig konkurranse på pris, betalingsbetingelser og garantiforpliktelser. For å unngå unødvendige tap lønner det seg å følge regelverket. Dette regelverket er ikke en unyttig byråkratisering, men tvert imot basert på dyrekjøpt erfaring og kan gi deg muligheter for å få mer for pengene. Gode innkjøp vil frigjøre ressurser til primæraktivitetene forskning, utdanning og formidling, sier hun.

LAGER HåNDBOK

­ Mange av dem som kjøper inn varer og tjenester til universitetet, gjør dette bare som en liten del av jobben. De har ikke alltid like god kjennskap til innkjøpsfaget og regelverket for innkjøp, og mange ganger er ikke innkjøpsrutinene særlig hjelpsomme heller, sier innkjøpssjef Skramstad. Det er om lag 250 personer som foretar innkjøp ved UiO, og Skramstad mener at økt samarbeid, bedre opplæring og klarere retningslinjer vil gi bedre innkjøp ved universitetet. På innkjøpsseksjonen utarbeider man nå et forslag til retningslinjer for innkjøpene ved universitetet. Det vil også bli laget håndbøker og standardavtaler som kan gjøre det lettere å gjennomføre innkjøp.

­ LITE PRIORITERT OMRåDE

Thorsen mener at innkjøp har vært et lite prioritert område på universitetet:

­ Det er først i de siste årene at universitetsledelsen har fokusert på tiltak for å utnytte ressursene bedre innen innkjøp. Det trengs en holdningsendring blant ledelsen på alle nivåer for at innkjøpsområdet skal få mer oppmerksomhet og høyere status enn i dag, sier hun.

I desember arrangerte IR et seminar der deltakere fra grunnenheter, fakulteter og sentraladministrasjonen diskuterte forslag til hvordan innkjøpene kan forbedres. Disse forslagene innebærer at ansvaret for innkjøp ved grunnenhetene må avklares, fagkunnskapen om innkjøp må styrkes, rutinene for planlegging og økonomistyring må bedres, og samarbeidet mellom fakulteter, institutter og den sentrale Innkjøpsseksjonen må bedres.

­ I dag virker det som om fakulteter og institutter sitter mye på hver sine tuer uten å samarbeide om innkjøp, selv om de til dels anskaffer samme varer, sier Thorsen.

BRUKERGRUPPER

Et annet forbedringstiltak er å opprette såkalte brukergrupper for innkjøp, etter mønster fra Göteborgs universitetet. Disse brukergruppene består av representanter for brukerne av de varer og tjenester som kjøpes inn, og fungerer som rådgivere for den sentrale innkjøpsseksjonen som skal inngå rammeavtaler med leverandørene.

­ En slik modell vil både sikre en bedre ressursutnyttelse og større grad av lojalitet til de avtalene som inngås, mener Thorsen.

I dag er det mange som foretar innkjøp utenfor de rammeavtalene som er inngått sentralt.

­ De som ikke følger rammeavtalene, ødelegger lojaliteten til egen organisasjon, mener innkjøpssjef Skramstad. ­ For å få de beste avtalene må universitetet framstå som en samlet enhet som holder seg til inngåtte avtaler. Hvis noen har erfaringer med andre leverandører som er bedre enn dem vi har rammeavtale med, må de dele disse erfaringene med andre. Det er jo ikke sikkert rammeavtalene våre alltid er de beste, sier han.

­ INNSPARING MULIG: Innkjøpssjef Arild Skramstad mener universitetet kan spare ti prosent av innkjøpskostnadene. (Foto: Ståle Skogstad)

KARTLAGT INNKJØP: ­ Universitetet taper millioner av kroner på at ikke regelverket for innkjøp blir fulgt, forteller revisjonssjef Gerd Thorsen som har kartlagt innkjøpsområdet på UiO. (Foto: Ståle Skogstad)