«Takk for din henvendelse! Din referanse er ZE27. TV 2 mottar svært mange tips hver dag. Vi har ikke kapasitet til å svare alle, men alle tips blir lest. Vi tar kontakt med deg dersom vi ønsker å følge opp tipset».
Det var denne e-posten fra TV2 sitt tipsmottak som tikket inn til Uniforums fire ansatte og 193 andre mottakere, ikke bare én, men mer enn 2500 ganger på lørdag.
På listen sto både mediehus og ansatte ved UiO.
Gikk i loop
IT-direktør ved UiO Gard Thomassen forklarer at årsaken til det som skjedde, ikke var en teknisk feil hos HF eller TV2, men en uheldig konsekvens av at hvordan systemet var satt opp til å fungere.
Systemet var nemlig satt opp slik at når noen sendte en e-post til pressemeldinger@hf.uio.no ble den automatisk sendt videre til alle på listen. Dette skjedde også når en spam-melding av typen UiO-ansatte stadig får, ble sendt til adressen i helgen.
Dette satte i gang en såkalt e-postløkke hvor e-posten med takk for henvendelsen gikk fram og tilbake mellom HF og TV2 til IT-avdelingen brøt inn og stanset e-postløkken.
– På denne e-postlisten står også TV2 sitt tips-mottak, en e-postadresse som sender automatisk svar med takk for henvendelsen. Svaret gikk tilbake til pressemelding@hf.uio.no som også sender svaret fra TV2 ut til alle mottakere på listen, inkludert TV2 selv, som selvsagt takker for denne henvendelsen også, forklarer Thomassen i en e-post til Uniforum.
IT-avdelingen forklarer også at når HF har sendt ut pressemeldinger, har systemet vært satt opp slik at eventuelle svar bare går til den som har sendt pressemeldingen.
Har sjekket over 8000 e-postlister
Etter hendelsen har IT-avdelingen tatt grep for at ikke det samme skal skje igjen på UiO.
– IT-avdelingen har nå sjekket våre litt over 8447 e-postlister og har kontrollert innstillingene på lister som har flere enn 20 medlemmer. Svært få av disse er satt opp på samme måte som listen det her var snakk om. IT-avdelingen tar kontakt med eier av lister med lignende oppsett og ber om endring i innstillingene snarest for å unngå tilsvarende hendelser i fremtiden, skriver Thomassen i e-posten til Uniforum.
Han påpeker at dette ikke har skjedd før ved UiO.
HF har fått anledning til å kommentere hendelsen men viser til IT-avdelingens svar.
Logg inn for å kommentere