Nå har alle BOTT-universitetene sagt ja til DFØ

Styret på UiO hadde mange kritiske innspill og bekymringer for veien videre med Direktoratet for økonomistyring. De ga likevel et enstemmig ja til vedtaksforslaget.

ADVARTE: – Dette er et prosjekt som erfaringsmessig kan trekke ut i tid og bli mer kostbart, advarte Elisabeth Kvalheim fra Statoil.

Foto: Martin Toft

Med dagens klarsignal fra styrene ved UiO og Universitetet i Tromsø, har alle fire universitetene i BOTT-samarbeidet nå sagt ja til det felles vedtaksforslaget om å inngå et samarbeid med Direktoratet for økonomistyring (DFØ) om tjenesteleveranser på økonomi, lønn, og såkalt lønnsnær HR.

Nå begynner det vanskelige arbeidet, var gjennomgangstonen hos styret på UiO.

BOTT

* BOTT er et samarbeid mellom universitetene UiB, UiO, UiT og NTNU.
* Det er etablert tre prosjekter i BOTT regi: «Lønn, økonomi og HR» og «Arkiv og saksbehandling» og IAM (Identity access management)
* Intensjonen til prosjektene er at BOTT skal forenkle, fornye og forbedre det administrative støtteapparatet ved det enkelte universitetet. Ved hjelp av digitalisering og standardiserte prosesser skal universitetene oppnå effektive tjenester og frigjøring av ressurser.

Les mer på BOTTs egen nettside

Styrene ved alle fire BOTT-universitetene har nå vedtatt følgende:

Universitetsstyret gir sin tilslutning til at det inngås et samarbeid med DFØ om tjenesteleveranser innenfor økonomiområdet inkludert lønn.

•Første steg i samarbeidet er planlegging av opptaksprosess og fastsetting av endelig pris.

•Hvis prisfastsetting viser vesentlige avvik ber styret om å få saken tilbake til ny vurdering.

•Saken vil bli fulgt opp overfor styret i de årlige budsjettbehandlingene knyttet til investeringskostnader og lokale kostnader.

Vedtaket forutsetter at det gjøres tilsvarende vedtak ved alle institusjonene.

Etter planen skal Direktoratet for økonomistyring (DFØ) levere sine tjenester fra 2021.

Les  papirene til dagens styresak på UiO

– Jeg vil se en krystallklar avtale

Selv om de ga sin tilslutning, hadde flere av styremedlemmene kritiske bemerkninger og innspill både  til styresaken og veien videre.

Eksternt medlem Elisabeth Kvalheim fra Statoil beskrev den framlagte planen som fornuftig, men umoden.

– Det er viktig å ha en strikt gjennomføringsplan med kontroll på ressursbruken. Dette er et prosjekt som erfaringsmessig kan trekke ut i tid og bli mer kostbart, sa hun.

Idar Kreutzer fra Finans Norge sluttet seg til:

– Alle som har vært borti litt kompliserte, IT-baserte systemimplementeringer vet at her er risikoen stor for uforutsette overskridelser, både innen tid, kostnad og kvalitet. Så jeg vil oppfordre til at vi legger opp til en prosess som sikrer nødvendig disiplin, sa han.

– Jeg vil se en krystallklar avtale: Hva er det de fire universitetene etterspør? Hva leverer DFØ? Hva er forutsetningene for leveransen? Og hvis det blir tvil, har vi et grunnlag å gå tilbake til, poengterte Kreutzer.

Uten en «krystallklar» forventningsavklaring kan det lett bli dårlig stemning etter hvert, advarte han.

Universitetsdirektør Gunn Elin Aa. Bjørneboe bekreftet at det skal lages en gjennomføringsplan, og at saken skal følges tett. Underdirektør Johannes Falk Paulsen supplerte senere med å si at det skal hentes inn eksterne ressurser til kvalitetssikring av det videre arbeidet.

Ville sett et reelt alternativ

Forskningsdirektør Qaisar Farooq Akram i Norges bank ville gjerne hatt noe å sammenligne med:

– DFØ framstår som et naturlig valg, men det ideelle hadde nok vært å ha et reelt alternativ å sammenligne med, syntes han.

Noe slikt inneholdt styresaken altså ikke, men Johannes Falk Paulsen påpekte at BOTT-prosjektet har gjennomført en markedsstudie, og dermed gjort seg kjent med hvilke andre løsninger som er i markedet.

Bjørneboe poengterte at DFØ-løsningen blir billigere for UiO enn det ville blitt å gå ut i markedet.

DFØ tar over arbeidsoppgaver

Avtalen med DFØ innebærer å kjøpe inn tjenester som i dag allerede utføres ved UiO. Som Uniforum tidligere har omtalt, har dette skapt usikkerhet om hva som vil skje med de ansatte som utfører oppgavene i dag. De fleste av de berørte er ansatt ved USIT og Avdeling for administrativ støtte (ADS).

Falk Paulsen snakket litt om dette på oppfordring fra de interne styremedlemmene Ingrid Lossius Falkum og Marianne Midthus Østby.

– I dag er det det sånn at USIT drifter løsningen for oss. Det vil de ikke gjøre i framtiden, så det innebærer at de må gjøre andre oppgaver. Men nå er USIT en stor organisasjon med mye turnover, så vurderingen fra arbeidsgiver på USIT er at dette er uproblematisk.

Litt av utfordringen blir heller at folk kanskje slutter, forklarte underdirektøren.

– Når det gjelder lønn og økonomi vil DFØ helt konkret ta over for dem som kjører lønn i dag. I tillegg har ADS en del andre oppgaver som DFØ vil gjøre. Men også her er det sånn at vi har en turnover og en alderssammensetning på dem som utfører oppgavene at lokal arbeidsgiver mener dette vil gå rimelig smertefritt, fortsatte Falk Paulsen.

– Men det vil jo være en omstilling, uten tvil, tilføyde han.

– Umiddelbar plan for kompetanseheving

Nå er det viktig å legge tydelige planer for hvordan de berørte ansatte skal ivaretas, framhevet Midthus Østby, som representerer de teknisk-vitenskapelige ansatte.

– Vi må lage en plan for hvordan de skal få kompetanseheving slik at de kan gjøre andre oppgaver for oss. Vi har en del tid fram mot 2021, men det er klart at dette arbeidet må begynne nå, sa hun.

– Jeg tror ikke noen må sies opp. Jeg håper i alle fall ikke det. Men det er en del uro der ute blant de ansatte, så dersom vi skal vedta dette bør vi umiddelbart få i stand en plan, fortsatte Midhtus Østby.

Falk Paulsen forsikret at å ivareta de ansatte vil være «et stort fokus» framover.

 

Av Helene Lindqvist
Publisert 19. juni 2018 17:17 - Sist endra 19. juni 2018 17:17
Legg til kommentar

Logg inn for å kommentere

Ikkje UiO- eller Feide-brukar?
Opprett ein WebID-brukar for å kommentere