Tidsskjemaet som sprakk

Effektiviseringsprosjektet:

AV GRO LIEN GARBO

En generell forsinkelse på én måned er ikke dramatisk, mener universitetsdirektør og leder av Styringsgruppen for Effektiviseringsprosjektet, Tor Saglie.

­ Vi kunne selvfølgelig ha forsert behandlingen og holdt tidsskjemaet, men da hadde ikke forslagene våre blitt så gjennomarbeidet som de bør være for å få til en god høringsprosess.

­ Dere burde kanskje forutsatt at tidsplanen var for stram og lagt opp til et annet løp i utgangspunktet?

­ Kanskje det. Flere medlemmer i styringsgruppen var redd for at tiden skulle bli for knapp, men på den annen side var det viktig å ha en god framdrift.

­ Hvorfor har dere fått så dårlig tid?

­ Fordi materialet fra de ti arbeidsgruppene er annerledes enn vi hadde tenkt oss. Vi hadde trodd at det skulle bli mer plankekjøring fra styringsgruppens side, og at vi i løpet av fire førjulsuker ville klare å sammenstille forslagene, sier Saglie.

UAVKLART SENTRALADMINISTRASJON

Han peker på fire årsaker til at tiden har blitt for knapp.

1. Arbeidsgruppene har langt mindre konsistente løsningsforslag enn hva styringsgruppen hadde forventet. Dette gjelder viktige punkter ­ som for eksempel hvilke fellestjenester man skal ha.

2. Enkelte arbeidsgrupper har ikke vært presise nok i sine forslag. Det gjelder særlig arbeidsgruppen i sentraladministrasjonen.

3. Man har ikke kommet fram til én modell for å nettoberegne mulig frigjøring av ressurser.

4. Det er fundamentalt ulike synspunkter i styringsgruppen, som derfor trenger tid til å finne fram til et felles fundament og til å klargjøre og beskrive ulike løsningsforslag.

­ Hva er styringsgruppens største dilemmaer?

­ Vi sliter med fem hovedspørsmål, sier Saglie, som liker å snakke i punkter.

1. ­ Vi må velge hvilket servicenivå vi skal ha på de forskjellige administrative støttetjenestene ­ som for eksempel kontorstøtte. De vitenskapelige skal ha god service og få avlastning i forhold til administrative oppgaver, men vi kan ikke utstyre hver professor med sekretær. Vi må derfor finne ut hva vi bør kunne forvente og forutsette at den enkelte vitenskapelig ansatte selv utfører når det for eksempel gjelder tekstbehandling.

2. ­ Vi må komme fram til hva som er mest kostnadseffektivt i forhold til hvilket servicenivå vi legger oss på, hva som gir de beste stordriftfordelene. Vi diskuterer særlig hvilket nivå fellestjenestene økonomi­administrasjon og personal­administrasjon skal ligge på: Sentralt, felles for ett fakultet eller felles for flere institutter.

3.­ Vi må finne ut hvor stor sentraladministrasjonen skal være og hvilken struktur den skal ha. Her opereres det med svært ulike modeller.

4. ­ Hvilket administrative ansvar som skal plasseres hvor, er også et sentralt spørsmål. Vi tar mål av oss til å være presise når det gjelder rollefordeling og kontroll og tilsyn. Det er for eksempel ikke meningsfullt at sentrale avdelinger løpende skal etterprøve alle bilag som er attestert og anvist av underliggende nivåer.

5. ­ Til slutt må vi finne ut hva alt dette skal bety for hvor store administrative ressurser som kan frigjøres. Vi vil foreslå ulike modeller som vil gi ulike ressursgevinster. Her opererer vi med tall fra null til 250 årsverk.

INGEN SENTRAL SERVICEENHET

Saglie understreker at man i styringsgruppen er enige om en hel del. Blant annet gjelder det mange av enkeltforslagene fra arbeidsgruppene.

Man er enige om å forenkle informasjonsarbeidet overfor studentene og om å plassere resepsjoner i vestibylene som skal overta enkelte av funksjonene til betjentene. Man er enige om å beholde den delegerte beslutningsmyndigheten der den ligger. Man ønsker å beholde rammestyring som prinsipp, men å presisere ansvars- og myndighetsforholdet. Og kanskje viktigst: Man vil ikke gå inn for en sentral serviceenhet, eller fellestjeneste, som tidligere har vært utredet, men ha en pragmatisk gjennomgang av hvilke støttetjenester som bør ligge på hvilket nivå.

­ Er det ikke et problem at det meste av det styringsgruppen kommer med vil være veldig generelt?

­ I vårt høringsnotat vil vi ikke komme med detaljløsninger, men stake ut løsningsmodeller og løsningsstrategier. Vår viktigste oppgave blir å foreta en avveining mellom hva som kan gi stordriftsfordeler og hva som er viktig å beholde nært. Det er to hensyn som til en viss grad står i strid med hverandre. Dette er et spørsmål som er viktig å løfte fram til diskusjon i høringsrunden.

­ Dersom Effektiviseringsprosjektet ikke fører til omseggripende forandringer, vil vel du se det som et nederlag?

­ Det har aldri vært et ønske om å omdanne Universitetet i Oslo til et helt annet universitet. Men vi skal få et bedre universitet basert på de verdiene vi har. Det er viktig å ha klart for seg at effektivisering ikke er et mål i seg selv, men ett av flere virkemidler for å videreutvikle universitetet til å bli det det skal være.

­ Mange mennesker ved universitetet har brukt mye tid på Effektiviseringsprosjektet. Har det vært en forsvarlig ressursbruk i forhold til andre presserende arbeidsoppgaver?

­ Over 100 mennesker har sittet i de forskjellige arbeidsgruppene, som nå har avsluttet sitt arbeid. En stor og bred prosess er helt nødvendig når vi ser på samspill og samhandling mellom ulike nivåer og enheter i en organisasjon som er så stor som vår. Jeg synes det har vært en fornuftig bruk av tid og ressurser, Vi har fått en interessant og nødvendig gjennomgang av organisasjonen og lært mye om ressursbruken. Dette er informasjon som uansett vil være nyttig framover når det gjelder økonomi og planlegging.

­ Det ryktes at styringsgruppen vil foreslå å legge ned Forskningsadministrativ avdeling og Internasjonal avdeling og at det brenner under føttene på HMS-avdelingen og Informasjonsavdelingen også. Innebærer dette riktighet? Og i tilfelle: Hva er argumentene for dette?

­ Som kjent er hele sentraladministrasjonens struktur under diskusjon og ulike modeller og løsningsforslag ligger på bordet som også berører de avdelingene du nevner. Å slå sammen Studieavdelingen, Forskningsadministrativ avdeling og Internasjonal avdeling er ett av forslagene. Styringsgruppen vil presentere dette og andre forslag i høringsnotatet, men vil ikke konkludere i slike spørsmål før høringsinstansene, blant annet de berørte avdelingene, har fått anledning til å uttale seg.

TIDSPLAN FORSKJØVET : Tidsplanen for Effektiviseringsprosjektet er forskjøvet med en måned, forteller universitetsdirektør og leder for styringsgruppen, Tor Saglie. (Foto: Kirsten Faustino)

Uniforum henvendte seg til fagforeningsrepresentantene i styringsgruppen for å: få uttalelser fra disse rett før deadline. De satt imidlertid så opptatt i et seminar i styringsgruppen at de - på grunn av tidspress - ikke fant tid til å melde seg, i denne omgangen.

Nye datoer

11. februar: Kollegiet behandler høringsbrevet som går ut sammen med styringsgruppens innstilling.
8. april: Vedtak om styirngsordningen opp i Kolegiet (dato som tidligere fastsatt).

26. august: (OBS: Sjekkes) Rammene for Effektiviseringsprosjektet vedtas av Kollegiet.