KRONIKK: Er det viktig for UiO at kontorsjefene fungerer godt som ledere?

Erfaring tilsier at instituttleder i stor grad støtter seg på kontorsjef, også i lederrollen. Kontorsjefen står for kontinuitet og er for mange instituttledere den viktigste diskusjonspartneren i det daglige arbeidet, men også i strategiske saker.

Portrett av en kvinne

UVURDEIG STØTTE: Kontorsjef kan med den rette innstillingen og kompetansen være en uvurderlig støtte for instituttleder, skriver Uniforum-skribent Astrid Waaler Kaas. 

Foto: Ola Gamst Sæther

K R O N I K K

UiO har gjennom tydeliggjøring av enhetlig ledelse og tilbud om lederutvikling for nye instituttledere satset på å styrke instituttlederrollen.

 «Instituttene ved UiO tilsvarer store og mellomstore bedrifter i norsk sammenheng. Mange av dem er også svært komplekse organisasjoner, bestående av flere fag, disipliner og tradisjoner. Det å skulle lede et institutt er altså en krevende og kompleks rolle. Siden en instituttleder har det overordnete ansvaret for kjernevirksomheten, der studier og forskning finner sted, kan det sies å være den viktigste lederrollen på universitetet. Instituttleder har også ansvar for at instituttet utvikles i samspill med strategiske føringer fra organisasjonen for øvrig og samfunnet rundt. Dette er vesentlige og kompliserte oppgaver.[1]»

Hva har det å si for kontorsjefene?

Mange oppgaver i «Den viktigste lederrollen på universitetet» delegeres til kontorsjef. Kontorsjefen er ofte en høyt utdannet person med stort ansvar på et institutt. Oppgaver og ansvar som er delegert fra instituttleder, er ofte basert på instituttleders egen kompetanse og kapasitet. Derfor vil oppgavene variere noe fra kontorsjef til kontorsjef. Erfaring tilsier at instituttleder i stor grad støtter seg på kontorsjef, også i lederrollen. Kontorsjefen står for kontinuitet og er for mange instituttledere den viktigste diskusjonspartneren i det daglige arbeidet, men også i strategiske saker.

Hvor interessert er UiOs ledelse i å utvikle kontorsjefene til å bli en viktig og god støttespiller for instituttleder?

Kontorsjefens hovedoppgaver innebærer personal- og oppfølgingsansvar, generell personaladministrasjon (tilsettinger, fordeling kontor m.m.), forsknings- og studieadministrasjon, daglig oppfølging av økonomi (innkjøp, budsjettering m.m) og saksforberedelser/sekretærfunksjon for styret. Andre oppgaver kan tillegges en kontorsjef – eksempelvis organisasjonsutvikling.

Flere av disse oppgavene er oppgaver på et ledernivå. Det er derfor innlysende for meg at det bør være viktig for UiO at kontorsjefene fungerer godt som ledere.

Kontorsjef kan med den rette innstillingen og kompetansen være en uvurderlig støtte for instituttleder. Mange kontorsjefer uttrykker i dag frustrasjon knyttet til stor arbeidsbelastning, at deres kompetanse ikke utnyttes i stor nok grad og at de ikke har tid til langsiktig tenkning og utvikling i lederrollen. Mange gir også uttrykk for at de opplever å være alene som leder, og at de har få steder hvor de kan hente påfyll, diskutere vanskelige problemstillinger og utvikle seg som leder.

Å utvikle et ledertreningsprogram for kontorsjefer vil etter min mening være en god investering for UiO. Om format, struktur og innhold gjøres enkelt og matnyttig behøver det ikke koste for mye. Interne krefter ved UiO bør kunne utnyttes i programmet.

For 9 år siden stilte jeg følgende spørsmål i et innlegg i Uniforum:

Hva vil egentlig UiO med kontorsjefsrollen?

Det er fortsatt uklart for meg hva UiOs ledelse ønsker og vil med kontorsjefsrollen. Jeg har selv måttet finne og ta min plass i organisasjonen.

Dette kan vi gjøre noe med ved å erkjenne at kontorsjefene har en viktig lederrolle, og tilby disse ledertrening.

 

 

[1] Hentet fra lederutvikling for instituttledere

Av Astrid Waaler Kaas, kontorsjef ved Institutt for lærerutdanning og skoleforskning, UiO
Publisert 29. mars 2023 04:30 - Sist endra 29. mars 2023 09:27
Legg til kommentar

Logg inn for å kommentere

Ikkje UiO- eller Feide-brukar?
Opprett ein WebID-brukar for å kommentere