Innsyn i «personlig egnethet» splitter åpenhetsutvalget

Utvalget som har vurdert åpenhet og innsyn i tilsettingssaker på UiO går enstemmig inn for endringer. Mindretallet skulle likevel helst ha gått lengre. 

KUNSTIG SKILLE: – Er det fakta eller bare en ren vurdering om en referanse oppgir at en søker er drikkfeldig eller har svake sosiale antenner? Det spør vitenskapsombud Knut W. Ruyter som utgjør mindretallet i åpenhetsutvalget. Øverst fra venstre: Irene Sandlie, Anne Julie Semb, Ragnhild Hennum, Marianne Midthus Østby og Knut W. Ruyter.

Foto: Ola Gamst Sæther og Anders Lien/UiO

Bør UiO gi mer innsyn enn i dag i forbindelse med tilsetting av professorer, førsteamanuenser og faglige ledere? Og til hvem?

I januar i fjor satt universitetsdirektøren ned et utvalg til å gjennomgå dagens regelverk og praksis og komme med sine anbefalinger. Det etter at professor Kristian Gundersen via Uniforum etterlyste en utsatt og senere bortglemt universitetsstyresak om åpenhet og innsyn.

Til uka skal utvalgets rapport legges fram for UiO-styret, får Uniforum opplyst av UiO.

Uniforum har fått innsyn i rapporten etter å ha klaget på UiOs opprinnelige avslag på innsynsbegjæringen. Når styresakspapirene blir tilgjengelige på nett, blir rapporten uansett gjort tilgjengelig for alle.

Åpenhetsutvalgets enstemmige anbefaling:

1. At det gjøres endringer i dagens gjeldende regelverk og praksis knyttet til innsyn og merinnsyn for parter og offentligheten for øvrig i ansettelsesprosesser for vitenskapelige toppstillinger og faglige lederstillinger ved at det etter konkret begjæring:
- gis offentlig merinnsyn i utvidet søkerliste, men kun etter begjæring og kun for søkere som ikke er unntatt offentlig søkerliste
- gis merinnsyn for offentligheten i fakta og vurderinger av faglig karakter i rapport fra prøveundervisning i forbindelse med ansettelse i førsteamanuensisstilling og professorat. Det bør utarbeides en mal for slike rapporter fra prøveundervisninger
2. At det utarbeides en veileder for innsyn og merinnsyn for parter og offentligheten for øvrig som skal gjelde for alle enheter ved UiO.

Enstemmig forslag til endringer

Ifølge rapporten er det et overordnet mål for UiO at rekruttering og bedømmelser skal foregå åpent og transparent, med vekt på kvalitet og faglige vurderinger.

Åpenhet og innsyn bidrar til å skape legitimitet rundt, og tillit til, de ansettelsesvedtak som fattes, forklares det videre.

Og nettopp derfor er det allerede i dag større grad av åpenhet knyttet til ansettelsesprosesser ved UiO enn det universitetet i utgangspunktet har rett til å nekte innsyn i, påpeker utvalget.

I framtiden kan det bli noe mer åpenhet også sammenlignet med i dag. Utvalget kommer med et enstemmig forslag til endringer (se faktaboks).

Samtidig går det fram av rapporten at utvalget på flere punkter har delt seg i et flertall og et mindretall. Begge er opptatt av at en tilsettingssak skal være best mulig opplyst. Men de er ikke enige om hva som best sikrer dette.

Heller ikke UiOs fakulteter og museer er helt enige om hva det bør gis innsyn i. Det ifølge en intern høring som ble gjennomført i fjor sommer for å kartlegge enhetenes syn på, og erfaringer med, åpenhet og innsyn i tilsettingsprosesser. Til sammen åtte høringssvar er vedlagt rapporten.

Ruyter skiller seg fra de andre

Utvalget har bestått av personaldirektør Irene Sandlie, SV-dekan Anne Julie Semb, JUS-dekan Ragnhild Hennum, representant for tjenestemannsorganisasjonene Marianne Midthus Østby og vitenskapsombud Knut W. Ruyter. De to sistnevnte var opprinnelig ikke med i gruppen.

De gangene gruppa deler seg i et flertall og et mindretall, er det Ruyter som utgjør mindretallet. Stridsspørsmålet er merinnsyn i vurderinger av personlig egnethet.

Ifølge rapporten sikrer forvaltningsforskriften §16 den enkelte søker innsynsrett i «faktiske opplysninger» om seg selv. Lovlig sett kan det også vurderes om det skal gis såkalt merinnsyn for søker i «vurderinger» av ens personlige egnethet. UiOs interne regelverk åpner imidlertid per i dag ikke for dette, verken for intervju, referat eller innstilling.

Flertallet i utvalget ønsker å beholde dagens praksis, mens Ruyter argumenterer for merinnsyn.

VIL HA MER ÅPENHET: – Også referanser kan ha interesser. Disse kan være både berettigede og uberettigede. Sistnevnte har jeg selv vært borti som vitenskapsombud, forteller Knut W. Ruyter. 
(arkivfoto: Ola Gamst Sæther)

Frykter referanser vil legge bånd på seg

I argumentasjonen for hemmelighold viser flertallet til hensynet til fri meningsutveksling.

De slår fast at det er et viktig forvaltningsrettslig prinsipp at saker skal være så godt opplyst som mulig før det fattes vedtak.

Om søker har rett på innsyn i vurderingene av seg selv, vil disse trolig bli mer vage, påpeker flertallet. Dette vil igjen kunne «øke risikoen for at innstillende myndighet og ansettelsesutvalget ikke får tilstrekkelig kunnskap om innstillingsorganets reelle begrunnelse», resonnerer de om innsyn i intervjukomiteens vurderinger.

Flertallet frykter dessuten at «referanser vil kvie seg for å være ærlige i søkerens disfavør». I verste fall er det en «mulighet for at tidligere arbeidsgivere mv. ikke ønsker å stille som referanser i det hele tatt». Dette ville i så fall vært en «uholdbar situasjon» for rekrutteringsarbeidet ved UiO, påpeker de.

HF-fakultetet er inne på noe av det samme i sitt høringssvar.

Fakultetet skriver: «Vi tenker ikke det bør gis merinnsyn i intervjukomiteens rapport, som blant annet omhandler personlig egnethet. Det vil gjøre det svært vanskelig å rekruttere komitémedlemmer, og som også vil kvie seg for å skrive hva de mener. Det vil også være vanskelig å få referanser til å være helt ærlige.»

«Spill i kulissene» forekommer på UiO

I sin årsrapport for 2020 advarte vitenskapsombud Knut W Ruyter mot spill i kulissene i forbindelse med tilsettinger.

Vurdering av personlig egnethet synes å være et særlig sårbart område for manipulasjon, slo han fast den gang.

Åpenhet og innsyn vil øke etterretteligheten av dokumentasjon og vurderinger og redusere handlingsrommet for spill i kulissene, hevdet ombudet i årsrapporten.

Argumentene hans i åpenhetsutvalget følger i samme spor. Ruyter ønsker at søker skal få partsinnsyn i vurderinger av seg selv både fra intervju, referansesamtaler og innstilling.

– Er det grunn til å tro at det forekommer «spill i kulissene» i forbindelse med tilsettinger på UiO?

– Ja. Det er derfor jeg nevner det i årsrapporten, uten at jeg dermed har sagt noe om omfanget. Partsinnsyn i vurderinger kan bidra til å redusere slikt spill, sier Ruyter til Uniforum.

– Finnes ikke noe empirisk belegg

Skillet mellom faktaopplysninger og vurderinger er dessuten ikke alltid absolutt, vurderer Ruyter.

– Er det fakta eller bare en ren vurdering om en referanse oppgir at en søker er drikkfeldig eller har svake sosiale antenner, spør han og fortsetter:

– Slike subjektive beskrivelser kan være avgjørende for om en person blir innstilt og tilsatt eller ei, og da er det nødvendig med innsyn for eventuelt å kunne imøtegå dem. Da vil saken også være bedre opplyst for innstillende myndighet.

Der flertallet er opptatt av referansers trygghet til å snakke fritt, er Ruyter opptatt av noe annet:

– Også referanser kan ha interesser. Disse kan være både berettigede og uberettigede. Sistnevnte har jeg selv vært borti som vitenskapsombud, forteller han og fortsetter:

– Jeg bestrider for øvrig antakelsen om at merinnsyn for part vil føre til at referanser vil uttale seg mer forsiktig. Det finnes ikke noe empirisk belegg for det. For min egen del ville jeg ha større moralsk tiltro til en referansevurdering som er avgitt i åpenhet og som kan etterprøves.

MN: Merinnsyn kan hindre klagesaker

MN-fakultetet står ikke altfor langt unna Ruyter i spørsmålet om merinnsyn, om enn med en noe annen argumentasjon. I høringssvaret skriver de at «det bør gis merinnsyn i innstillingen (rapporten), når det gjelder selve vurderingen av søkeren som ber om innsyn».

Ved merinnsyn i vurderinger kan fakultetet kanskje kunne slippe unna noen klagesaker, begrunner de:

«Det å kun gi innsyn i faktiske opplysninger og rangeringen er lite opplysende for søkeren. Ved å gi innsyn i vurderingen vil søkerne bedre kunne forstå rangeringen og en kan anta at en potensiell klagesak i større grad kan unngås».

På en annen side kan det være ubehagelig for søkeren å lese vurderingen, spesielt om den er av negativ karakter, vurderer fakultetet. Og kanskje kan en løsning være at søkeren får en muntlig tilbakemelding fra komiteen, foreslår de, før de kommer med ytterligere argumenter for og imot:

«En utfordring med merinnsyn i vurderingen er at komiteen kan komme til å bli mer vage i vurderingen/beskrivelsen spesielt av mindre kvalifiserte kandidater. Dette fordi det kan skape støy og merarbeid i etterkant. På en annen side kan det også virke skjerpende til å skrive en god saklig vurdering, når en vet at merinnsyn kan bli gitt.»

– Burde diskutert offentlig søkerliste

For alle stillinger skal det utarbeides en offentlig søkerliste som blir tilgjengelig for alle som spør. Denne skal inneholde søkernes navn, alder, stilling og bosted.

Det er likevel mulig å søke om unntak fra å stå på denne listen. Som Uniforum tidligere har skrevet, var eksempelvis fire av seks søkere unntatt offentlighet da Farmasøytisk institutt skulle tilsette ny instituttleder i 2020.

Et av utvalgets enstemmige forslag er at det «gis offentlig merinnsyn i utvidet søkerliste». Men da «kun etter begjæring og kun for søkere som ikke er unntatt offentlig søkerliste».

Rapporten inneholder imidlertid ingen diskusjon om hva som skal til på UiO for å få innvilget unntak fra offentlig søkerliste, utover å vise til et avsnitt fra Statens personalhåndbok. Er praksis for eksempel lik over alt? Og er den for raus?

– Hvorfor har dere ikke sett nærmere på praksisen for offentlig søkerliste?

– Jeg sier meg enig i at vi ikke har gjort noen nærmere vurdering av terskelen for å unnta noen fra offentlig søkerliste. Det burde vi gjort. Etter mitt syn bør UiO ha en restriktiv praksis for å akseptere unntak, sier Ruyter.

Fakulteter: Ingen stor pågang av innsynsforespørsler

Det er ikke så mange som ber om innsyn i tilsettingssaker, går det fram av enhetenes tilbakemeldinger i høringen.

HF anslår at fakultetet i snitt får litt mindre enn én forespørsel om innsyn per førsteamanuensisstilling.

Heller ikke på MN søkes det så mye om innsyn. Dette kan imidlertid ha flere årsaker, antar fakultetet. Muligheten til å be om innsyn kan være lite kjent, foreslår de. I tillegg erfarer fakultetet at «flere av dokumentene en kan be om innsyn i ikke arkiveres i ePhorte, hvilket betyr at de heller ikke fremkommer på offentlig journal». Fakultetet oppfordrer UiO både til å tydeliggjøre for enhetene «hvilke dokumenter som skal arkiveres i ansettelsessaker og hvilke av de offentligheten og søkerne kan be om innsyn i».

På Det juridiske fakultet har de lite å be om innsyn i. Fakultetet har årlig kun to til tre ansettelsesprosesser til faste stillinger som førsteamanuensis og professor, og alle vitenskapelige ledere velges etter UiOs valgreglement, skriver fakultetet.

Uvant for utenlandske søkere

Åpenhetsutvalget oppsummerer at høringssvarene samlet sett etterlater «et klart inntrykk av at enhetene ikke opplever behov for, eller har ønske om, mer åpenhet, og at det gjeldende regelverket og praktiseringen av dette fører til transparente og etterprøvbare ansettelsesprosesser.» 

Utvalget merker seg ellers at flere enheter rapporterer at utenlandske søkere opplever det som rart, og kanskje ubehagelig, at det er partsinnsyn i sakkyndigvurderingen av dem. 

Blant enhetene som rapporterer dette, er Naturhistorisk museum. De skriver i sitt høringssvar at de har fått «en del» henvendelser fra internasjonale søkere som reagerer negativt på denne praksisen.

Av Helene Lindqvist
Publisert 4. mai 2022 05:40
Legg til kommentar

Logg inn for å kommentere

Ikkje UiO- eller Feide-brukar?
Opprett ein WebID-brukar for å kommentere