UiO har fjernet alle tilgjengelige opptak av universitetsstyremøter

Universitetsstyrets årshjul er ikke oppdatert siden mars. Opptak av gamle styremøter er slettet fra UiO.no. Slik forklarer universitetsdirektøren endringene.

UENIG MED NY PRAKSIS: – Åpenhet er veldig viktig. Det er ikke alle studenter og ansatte som har mulighet til å følge strømmingen akkurat mens møtene pågår, derfor er det viktig at opptakene gjøres tilgjengelig i ettertid, sier styremedlem Marianne Midthus Østby.

Foto: Ola Gamst Sæther

De siste årene har UiO strømmet de åpne delene av møtene i universitetets øverste organ universitetsstyret.

Etter omlag et døgns tid har UiO publisert opptakene av møtene sammen med sakspapirene. Slik har det vært mulig for hvem som helst å høre bakgrunnen for de protokollførte vedtakene og hva det eventuelt har vært uenighet om, relativt langt tilbake i tid.

Også opptak av møtet 7. desember skulle publiseres etter møteslutt, sto det opplyst på UiO.no mens møtet pågikk. Men det ble det ikke.

I stedet ble alle lydopptakene fra de siste årene slettet fra nettsidene.

Universitetsstyret

Universitetsstyret er UiOs øverste organ. Styret har elleve medlemmer og består av styreleder (rektor), to fast vitenskapelig ansatte, én midlertidig vitenskapelig ansatt (velges årlig), én teknisk-administrativ ansatt, to studenter (velges årlig) og fire eksterne medlemmer.
Sakskart og protokoller fra møtene
Forretningsorden for styremøtene

– Lydfilene var lite brukt

UiO vil fortsette å strømme universitetsstyremøtene også i framtiden, slik at de kan følges direkte av dem som har anledning. Men den gamle ordningen med å publisere lydopptakene i etterkant er det slutt på, bekrefter universitetsdirektør Arne Benjaminsen.

– Hva er begrunnelsen for at UiO ikke lenger vil gjøre opptak av styremøter tilgjengelig i ettertid?

– UiO strømmer styremøtet med lyd og publiserer protokollen etter møtet. Vi ser at disse lydfilene ikke blir særlig brukt i etterkant og har derfor vurdert at vi ikke tilgjengeliggjør dem digitalt etter at protokollen er ferdig. Vi vil ta vare på opptakene og kan gjøre dem tilgjengelig på forespørsel, skriver Benjaminsen.

Han bekrefter at det var kort tid etter styremøtet i desember at alle tidligere møteopptak ble slettet fra UiO.no.

– Var det en spesiell grunn til at det skjedde akkurat da?

– Det var ikke en spesiell grunn til det.

Ifølge universitetsdirektøren har det ikke kommet noen klager eller innvendinger fra universitetsstyrets medlemmer verken på strømmingen eller på den påfølgende tilgjengeliggjøringen av lydopptak.

– Styremøtene er åpne for alle

– I hvilken grad påvirker det åpenheten rundt ulike saker og prosesser på UiO at opptak av styremøter ikke lenger vil være tilgjengelig i ettertid?

Styremøtene er åpne for alle, og de som er interesserte kan følge diskusjonene i stream. Etter det ligger opptakene ute til protokollen foreligger. Styremøtene dekkes også av media, og de åpne sakene er tilgjengelige, svarer Benjaminsen.

Han vedgår imidlertid på oppfølgingsspørsmål fra Uniforum at det ikke lå et opptak av møtet 7. desember ute på nett mellom møteslutt og fram til protokollen var publisert morgenen etter.

En protokoll forteller hva som ble vedtatt, og hvem som stemte hva. Noe som ikke blir synlig med mindre det framgår av vedtak og stemmegiving, er hva det har vært uenighet om eller hva medlemmer har vært spesielt opptatt av. I forrige møte gjaldt dette for eksempel den økonomiske ekstrastøtten til OD-fakultetet og spørsmålet om hvorvidt klimastrategien bør presisere at utredningen av en bærekraftsatsing på Nedre Blindern bør skje gjennom en «bred prosess».

FÅR SPRÅKLIG TILRETTELEGGING: UiO er ikke tilstrekkelig systematiske i måten de engelskspråklige sammendragene av styresakene utarbeides på, mener stipendiat og UiO-styremedlem Elisabet Garcia Gonzalez. Samtidig anser hun dette hovedsakelig som et symptom på et større problem med mangelfull inkludering av internasjonale ansatte.       (foto: Ola Gamst Sæther)

– Har ikke sluttet med årshjul

I tillegg til at det har blitt vanskeligere å følge med på styrets arbeid bakover i tid, har det det siste året også blitt noe vanskeligere å følge med framover i tid.

Tidligere inneholdt hver saksliste et oppdatert «årshjul» der det var listet opp kommende saker for opptil et år framover i tid. Dette har styret selv bedt om:

Hvert årshjul ble innledet med forklaringen «Universitetsstyret har bedt om at oppdatert årshjul med strategiske styresaker blir lagt frem på hvert møte. Årshjulet er rullerende og det tas forbehold om at saker kan bli flyttet, slått sammen eller få ny sakstittel».

Men siste gang årshjulet dukket opp på sakslisten var i mars 2021. Etter dette har det vært fem styremøter, alle sammen uten årshjul.

Uniforum har spurt Benjaminsen om hvorfor det er slutt på årshjulet og om en delårsak kan være at det ble vanskelig å følge. Eksempelvis uttalte avtroppende styremedlem Olav Gjelsvik til Uniforum i mai at «For eksempel sto det i styrets årshjul at vi skulle gå inn i budsjettordningen og budsjettstrukturen, men det ble bare borte, ikke sant.» En sak fra i fjor som ble utsatt, var oppnevningen av søkekomité for rektorvalget 2021.

Uniforum har også spurt Benjaminsen om i hvilken grad fraværet av et årshjul påvirker UiO-ansattes mulighet til å følge med på hva som er på gang på universitetet.

Universitetsdirektørens svar er det samme på alle årshjulspørsmålene:

– Vi har ikke sluttet med årshjul. Dette vil bli forelagt styret med jevne mellomrom.

– Har styret blitt forelagt årshjul etter mars 2021, som ikke framgår av den offentlige sakslisten?

– Det har ikke vært lagt frem noe årshjul siden mars, så det årshjulet gjelder fortsatt. Når det lages nytt årshjul vil det være offentlig, skriver universitetsdirektøren.

Mars-årshjulet som fremdeles gjelder er nokså detaljert for mai og juni-møtene, med henholdsvis 13 og 12 tentative saker. I tillegg listes det opp seks saker som «foreløpig ikke er tidfestet, eller er satt opp høsten 2021». For ett år siden, i desember 2020 fikk styret til sammenligning presentert et årshjul med 26 saker, hovedsakelig for vårsemesteret 2021.

– Åpenhet er veldig viktig

Styrerepresentant for de teknisk-administrative ansatte Marianne Midthus Østby er et halvt år inne i sin andre styreperiode. Dermed har hun deltatt i mange av møtene UiO nå har slettet opptaket av fra nettsidene.

Østby har ikke oppfattet at noen av styrets medlemmer har hatt prinsipielle innvendinger mot at opptakene var tilgjengelige, eller at dette har vært stort diskusjonstema.

– Men vi ble nylig opplyst om at opptak av møtene ikke lenger skulle ligge ute, sier seniorrådgiveren som selv aldri har tenkt så mye over at møteopptakene lå åpent tilgjengelig på nett.

– Synes du UiO bør fortsette å publisere lydopptak av universitetsstyremøtene på UiO.no?

– Ja. Åpenhet er veldig viktig. Det er ikke alle studenter og ansatte som har mulighet til å følge strømmingen akkurat mens møtene pågår, derfor er det viktig at opptakene gjøres tilgjengelig i ettertid, påpeker Østby. 

Likevel kan det være riktig å sette en grense for hvor lenge opptakene skal ligge ute, mener hun:

– Selv om det er viktig at opptakene er tilgjengelige etter møtene, kan det være problematisk om de skal ligge der «til evig tid». Det vil potensielt kunne påvirke diskusjonene i selve møtet. Så her kan det være behov for en diskusjon om hvor lenge opptakene bør være tilgjengelige. Det kunne kanskje vært en uke?

INGEN GOD ERSTATNING: En løsning der ansatte som vil høre opptak av styremøter selv må kontakte UiOs administrasjon, kan ikke fungere som erstatning for å gjøre siste møte tilgjengelig på nett i tiden etter møtet, mener styremedlem Marianne Midthus Østby.  (foto: Ola Gamst Sæther)

– Ikke et argument at det er få lyttere

– UiO sier at de vil la opptaket ligge ute til protokollen er klar. Er det en god grense, synes du?

– Nei. Protokollen utformes i slutten av hvert møte, så det kan ikke være fristen. Folk må få en reell sjans til å høre på opptaket i ettertid, og da må de ligge ute også etter signering av protokoll.

– UiO opplyser også til Uniforum at de vil kunne gjøre opptakene tilgjengelige på forespørsel?

– Det blir litt som å be om innsyn. En slik løsning kan fungere som et supplement, dersom noen ønsker å lytte til et gammelt opptak. Men det kan ikke fungere som erstatning for å gjøre siste møte tilgjengelig på nett i tiden rett etter møtet, mener Østby.

At få uansett lytter til opptakene, er ikke noe argument mot å gjøre dem tilgjengelige, vurderer styremedlemmet:

– Om det er viktig for ti stykker, så må disse ti personene få mulighet til å høre opptaket i ettertid. Man vet dessuten aldri når det dukker opp en sak i styret som engasjerer mange, poengterer hun.

Det har ikke fulgt noe «årshjul» med styresakslisten siden mars 2021.

–  Har du savnet et oppdatert årshjul?

– Årshjulet er et viktig redskap for oss i styret og hjelper oss med å holde oversikten. Med noen unntak så har det stort sett blitt fulgt. For meg som satt i styret også i vår og husker årshjulet fra mars, har behovet for et oppdatert hjul ikke vært så stort. Men behovet kan kanskje være et annet for nye styremedlemmer, foreslår Østby.

– Varierende kvalitet på sammendragene

I høst har UiO-styret for første gang fått et medlem som ikke behersker norsk som styrespråk.

Som Uniforum tidligere har skrevet legger UiO til rette for stipendiat Elisabet Garcia Gonzalez ved simultantolkning av styremøter og -seminar, tilsending av eventuelle presentasjoner i forkant av møtene og engelskspråklige sammendrag av styresakene.

Etter tre styremøter vurderer Garcia Gonzalez at tilretteleggingen har noe forbedringspotensial.

– Kvaliteten på de engelskspråklige sammendragene varierer. UiO gjør nok sitt beste – men de er ikke tilstrekkelig systematiske i måten sammendragene utarbeides på. Noen ganger er det bare noen punkter, andre ganger mer. Jeg vet aldri hvor mye oversettelse jeg kommer til å få, dermed blir det også vanskelig å planlegge tidsbruken i forkant av møtene. Ting jeg kun får på norsk tar lenger tid å sette seg inn i enn det som er på engelsk. Det er ikke alt som bare lar seg klippe og lime inn i Google translate, slår stipendiaten fast.

– Men dette er første gang UiO gjør dette. Så jeg vil ikke være for kritisk heller, understreker hun.

– et symptom på et større problem

I alle tilfeller bør de engelskspråklige sammendragene UiO lager gjøres tilgjengelige for alle, mener stipendiaten.

– Selv om de er av variabel kvalitet?

– Ja. All informasjon er god informasjon. Det er viktig at universitetspolitikken er tilgjengelig også for ansatte som ikke behersker norsk. Og det samme gjelder all annen offisiell informasjon fra UiO. Vi internasjonale ansatte befinner oss stadig i situasjoner der skriftlig informasjon kun gis på norsk. Det er både frustrerende og utmattende.

For Garcia Gonzalez er dette et vel så stort problem som kvaliteten på tilretteleggingen hun selv får i styret. Sistnevnte er bare et symptom på et større problem, argumenterer hun.

– Det jobber et høyt antall ansatte med utenlandsk bakgrunn på UiO. Mangelfull informasjon på engelsk strider mot mangfoldsplanene universitetet har forpliktet seg til, slår stipendiaten fast.

At lydopptakene av styremøter ikke lenger skal være tilgjengelig på nett, kan hun ikke helt forstå. Riktignok regner hun ikke med at det er så mange som har tid til å høre på dem og antar at det å lese sakspapirene holder for de fleste.

– Om det ikke er noen personvernproblematikk knyttet til opptakene, ser jeg ikke hvorfor de ikke skal være tilgjengelige for dem som er interessert. Mange har ikke mulighet til å følge strømmingen akkurat når denne pågår, påpeker Garcia Gonzalez men legger til:

– For ansatte som ikke kan norsk, er styremøtene uansett svært lite tilgjengelige.

– Har ikke tatt stilling

Uniforum har spurt universitetsdirektør Arne Benjaminsen om UiO har noen planer om å gjøre de engelskspråklige sammendragene tilgjengelige for alle.

– Har UiO noen planer om å tilgjengeliggjøre de engelskspråklige sammendragene sammen med de norske sakspapirene, slik at UiOs ikke-norskspråklige ansatte lettere kan følge med på styrets arbeid? Hvorfor/hvorfor ikke?

– Dette har vi ikke tatt stilling til, svarer Benjaminsen.

Av Helene Lindqvist
Publisert 16. des. 2021 11:55 - Sist endra 8. feb. 2022 10:16
Legg til kommentar

Logg inn for å kommentere

Ikkje UiO- eller Feide-brukar?
Opprett ein WebID-brukar for å kommentere