Vurdering av søkere til lederstilling ble lagt ut på nett

Tilsetting av ny instituttleder ved Institutt for geofag er blant sakene på sakslisten til fakultetsstyremøtet på MN kommende mandag.

Saken er unntatt offentlighet. En grundig redegjørelse over hvem som er innstilt til stillingen og hvorfor, lå imidlertid åpent tilgjengelig på MN-fakultetets nettsider i seks-sju dager før det ble oppdaget.

– Slikt skal ikke forekomme

Dekan Solveig Kristensen beklager det som har skjedd:

– At dokumentet ble lagt åpent ut har vist seg å skyldes manglende kompetanse knyttet til adgangskontroll av saker som legges ut på nettet. Vi håndterer nå dette med opplæring slik at vi unngår at det skjer igjen. Saken meldes som avvik til UiO-CERT. Og jeg må selvsagt beklage ovenfor dem som er omtalt i saken! skriver hun på e-post til Uniforum.

Selv om det 26 sider lange saksdokumentet til tilsettingssaken lå åpent tilgjengelig på fakultetsstyrets nettside i en hel uke, viser UiO-CERTs undersøkelse at bare fem personer har vært inne på saken. Fire av disse jobber i UiOs administrasjon, opplyser fakultetsdirektør Jo Døhl til Uniforum.

– Hvor alvorlig er det at fakultetet gjorde dette dokumentet tilgjengelig for alle?

– Slikt skal ikke forekomme, sier fakultetsdirektøren og legger til at han ikke ønsker at saken blåses opp til noe større enn den er.

Nå vil fakultetet kontakte søkerne til stillingen og opplyse dem om hva som har skjedd. De seks søkerne er alle sammen omtalt i dokumentet. Enten gjennom utdrag fra søknad, intervju, referanseintervju og intervjukomiteens vurdering eller ved begrunnelser for hvorfor de ikke er kalt inn til intervju.

UiO med streng linje

For tiden har UiO i sving et utvalg som gjennomgår regelverk og dagens praksis for åpenhet og innsyn i ansettelsesprosesser for vitenskapelige stillinger og faglige lederstillinger.

I tilsettingssaker er det en god del som etter lovverket kan hemmeligholdes, men som ikke må hemmeligholdes. Etter offentlighetsloven §11 kan det gis såkalt merinnsyn dersom hensynet til søker eller andre som krever innsyn, veier tyngre enn UiOs behov for unntak fra innsyn.

Her har UiO lagt seg på en streng linje til nå. Utvalget skal vurdere om og hvordan UiO eventuelt kan legge til rette for mer åpenhet. Foreløpig er det lagt opp til at saken skal behandles i universitetsstyret før sommeren, opplyste universitetsdirektør Arne Benjaminsen på forrige ukes møte i universitetsstyret.

• Les mer: UiO setter ned hurtigarbeidende utvalg om meroffentlighet
• Se også: Vitenskapsombudet blir med i UiOs åpenhetsutvalg

– Søkere må være forberedt på at opplysninger kan utleveres 

Fordi mye i tilsettingssaker etter loven kan utleveres, er det som nå har skjedd på MN ikke nødvendigvis så alvorlig, slik UiOs personvernombud Roger Markgraf-Bye forklarer saken.

– Hvor alvorlig en slik glipp er, kommer an på om dokumentet inneholder taushetspliktige opplysninger, sier Markgraf-Bye. Som eksempel på slike nevner han helseopplysninger.

Når Uniforum snakker med personvernombudet er han orientert om saken via UiO-CERT, men har foreløpig ikke selv gått gjennom dokumentet. Han har derfor ikke full oversikt over hva det inneholder.

Markgraf-Bye understreker at søkere til enhver stilling på UiO må være klar over at opplysninger fra tilsettingssaker kan utleveres, såfremt det ikke er snakk om taushetspliktig informasjon.

– Man har hjemmel for å gi innsyn i tilsettinger, men gjør det vanligvis ikke. Sånn sett er det som har skjedd på MN-fakultetet et brudd på interne retningslinjer, presiserer han.

– Er det en formildende omstendighet at svært få har sett dokumentet?

– Det er ikke formildende for om taushetsplikten er brutt, at kun få har sett dokumentet, sier Markgraf-Bye og fortsetter:

– Når det gjelder personvernet, så vurderes risikoen for de berørte ved et avvik. I dette tilfellet er risikoen i utgangspunktet vurdert som lav fordi bare én utenforstående har sett dokumentet. Men, siden man ikke vet hva av informasjonen som kan bli publisert for et bredere publikum, ble risikoen vurdert slik at avviket i går ble meldt til Datatilsynet og at de berørte varsles.