Administrasjonen sentralt vil ha hjelp til å bli bedre

Universitetsledelsen ber ledere og administrative tilsatte svare på en brukerundersøkelse om tjenestene til administrasjonen sentralt (LOS).

– Skal vi bli bedre, trenger vi tilbakemeldinger, understreker universitetsdirektør Gunn-Elin Aa. Bjørneboe.

SVARFRIST 9. SPTEMBER: Universitetsdirektør Gunn Elin Aa. Bjørneboe ber ledere og administrative tilsatte sette av tid til å svare på brukerundersøkelsen om universitetets sentrale, administrative støtteavdelinger.

Foto: Ola Sæther

Universitetsledelsen initierte i 2010 en større effektiviserings- og omorganiseringsprosess rettet mot å frigjøre ressurser fra sentraladministrasjonen til kjerneaktivitetene forskning og utdanning. Et mål med prosessen var også å øke kvaliteten på tjenestene fra universitetets sentrale administrasjon.

Som et ledd i omorganiseringen byttet sentraladministrasjonen fra januar 2014 navn til UiO: Ledelse og støtteenheter, forkortet til LOS.

Alt i alt har prosessen ifølge universitetsledelsen, ført til sterkere vekt på brukernes behov og mer involvering av enhetene i endringer og beslutninger. Femti millioner kroner av UiOs årlige totalramme skal dessuten være permanent omfordelt fra LOS til enhetene.

Brukerundersøkelse om LOS

Universitetsledelsen sendte nylig ut en brukerundersøkelse til alle ledere og administrative tilsatte som vil vise hvorvidt de ansatte ute på enheten deler ledelsens oppfatning om forbedring.  Undersøkelsen gjelder de administrative tjenestene som ytes fra LOS.

I undersøkelsen som er utformet av Agenda Kaupang, velger mottakerne selv hvilke, og hvor mange fagområder han eller hun ønsker å gi tilbakemelding på. Mottakerne blir bedt om å vurdere i hvilken grad de er enige i ulike utsagn på en skala fra én til seks. Utsagnene er fordelt på tre kategorier.

Brukerorientering, kvalitet og involvering

Eksempler på utsagn innenfor kategorien brukerorientering er «LOS lytter til brukernes behov» og «LOS har god kunnskap om brukernes behov».

Utsagn som «LOS har den kompetansen vi etterspør» og «LOS gir gode råd og veiledning» skal gi ledelsen en pekepinn om hvordan de ansatte i enhetene oppfatter kvaliteten på tjenesten.

Det tredje området som vektlegges i undersøkelsen, er involvering. «LOS involverer oss tilstrekkelig i utviklingen av administrative tjenester» og «Enhetenes interesser blir tillagt tilstrekkelig vekt i forkant av beslutninger» er eksempler på utsagn innenfor denne kategorien.

Til hvert fagområde er det dessuten lagt til to åpne kommentarfelt. Her blir respondentene bedt om å fortelle hva de er spesielt fornøyd med og hva de mener bør forbedres.

Dårligst på involvering

Det er andre gang ledere og administrative tilsatte blir bedt om å svare på en slik undersøkelse. Første gang var våren 2014. Resultatene den gang viste at de ansatte var relativt tilfredse med kvaliteten på tjenestene, men mindre tilfreds med involveringen av enhetene. Brukerundersøkelsen viste dessuten at et fåtall av de ansatte hadde merket noen endring etter omorganiseringen.

– Vi må bli flinkere til å involvere og lytte til fakultetene og enhetene, uttalte universitetsdirektør Gunn Elin Aa. Bjørneboe etter å ha lest rapporten i 2014. At majoriteten av respondentene ikke hadde merket noen endring, begrunnet hun med at det den gang var kun noen få måneder siden omorganiseringen var blitt iverksatt.

Optimistisk

Til Uniforum forsikret universitetsdirektøren i 2014 at det ville bli satt i gang tiltak for å oppnå enda høyere skår i 2015. Hvorvidt tiltakene som er blitt gjennomført, har bidratt til et mer positivt syn på LOS, vil vise seg når resultatene av brukerundersøkelsene er klare i slutten av oktober. Selv er universitetsdirektøren optimistisk.

– Muntlige tilbakemeldinger vi har fått, tyder på at de ansatte opplever LOS som mer støttende og serviceinnstilte enn tidligere, sier hun.

Ønsker både ris og ros

Svarfristen for undersøkelsen var i utgangspunktet mandag 7. september, men prosjektansvarlig for undersøkelsen Bente Hennie Strandh opplyser at det vil bli gitt en forlenget frist til onsdag 9. september.

­– Vi ønsker at alle tar seg tid til å svare på undersøkelsen, sier universitetsdirektøren og understreker at IHR skal være en kontinuerlig prosess.

– Det er viktig å få klare synspunkter på hvordan vi utfører våre tjenester, sier hun og oppfordrer mottakerne av undersøkelsen til å bruke kommentarfeltene.

– Her kan du fortelle både hva du ønsker at vi bør gjøre annerledes, og hva du mener vi er gode på.

Tilbakemeldingene og lærdommen fra undersøkelsen vil universitetsdirektøren bruke til å få til konstruktive diskusjoner i avdelingene om hva som fungerer godt og hva det er viktig å gripe fatt i.

Konkrete tiltak

– Lønn var blant enhetene som kom dårligst ut i brukerundersøkelsen i 2014. Hvilke konkrete tiltak har dere gjort for å forbedre servicen i lønnsavdelingen?

– Vi har lagt vekt på å øke kompetansen i alle ledd slik at personer som henvender seg til avdelingen skal kunne få de samme svarene fra flere personer. Etter ønske fra enhetene og ikke minst fra de ansatte som arbeider med dette, har vi fått til en forenkling av rutinene for bilagslønn, svarer universitetsdirektøren og understreker at samtlige avdelinger i LOS har iverksatt forbedringstiltak siden forrige brukerundersøkelse i 2014.

– Tjenestene våre er under kontinuerlig utvikling. Målet med undersøkelsen er å få til bedre og mer samordnede administrative tjenester slik at vi kan legge best mulig til rette for kjerneaktivitetene forskning, undervisning og formidling, supplerer prosjektleder Bente Hennie Strand.

Les også:

Fersk brukerundersøkelse viser: LOS fungerer helt greit

 

 

 

Av Grethe Tidemann
Publisert 4. sep. 2015 17:19 - Sist endra 5. sep. 2015 09:42
Legg til kommentar

Logg inn for å kommentere

Ikkje UiO- eller Feide-brukar?
Opprett ein WebID-brukar for å kommentere