Skal effektivisere UiOs administrasjon

 Universitetet har hyret inn Ingar Pettersen som leder for prosjektet Internt handlingsrom (IHR).

– At jeg kommer utenfra og kan se ting med nye øyne, kan være en fordel, mener han.

 

EKSTERN KONSULENT: Min rolle er å bidra til at prosjektets tiltak og prosesser gjennomføres på en klar og strukturert måte, sier Ingar Pettersen.

Foto: Ola Sæther

Ingar Pettersen gikk første september inn i rollen som leder av prosjektet Internt handlingsrom. Prosjektet har som målsetting å effektivisere og forbedre UiOs administrasjon, slik at det frigjøres mer penger til forskning og undervisning.

Gjennom sitt firma Ingar Pettersen & Co AS har Pettersen i en årrekke bistått offentlige og private enheter med kompetanse innenfor ledelse og bedriftsutvikling. Det siste året har han fungert som helse- og omsorgsdirektør i Drammen. Før dette var han engasjert som administrerende direktør ved Sjukehuset i Stavanger, og han har tidligere ledet bedrifter som Ullevål sykehus og Dagsavisen.

Prosjektet Internt handlingsrom

Universitetsstyret vedtok i juni 2010 å utarbeide en plan for bedre utnytting av administrasjons- og støtteressurser ved UiO. Et planutkast ble vedtatt i november samme år.

Våren 2011 ble det arrangert dialog- og idémøter mellom enhetene og UiOs ledelse. Sju plangrupper fikk i oppdrag å foreta en systematisk gjennomgang av UiOs administrative prosesser på områdene forskningsadministrasjon, studieadministrasjon, formidling, økonomi, organisasjon, bygningsforvaltning og informasjonsteknologi.

På styremøte 21. juni ble det vedtatt å videreføre prosessen med fem prioriterte områder, samt å engasjere Ingar Pettersen som leder for prosjektet.

Prosjektet har i år et budsjett på 6,8 millioner som skal dekke konsulentbistand, opplæring, utviklingsarbeid, prosjektledelse og administrasjon.

 

Ydmyk holdning

Vi møter ham på kontoret i 9. etasje i Lucy Smiths hus, UiOs administrasjonsbygning.

– Du har ingen tidligere erfaring fra høyskole- og universitetssektoren. Er det en ulempe?

– Jeg har ingen direkte erfaring med læringsinstitusjoner, men jeg har jobbet en god del med universitetssykehus og museer, og jeg har ledet mange store omstillingsprosesser, svarer Pettersen.

– At jeg kommer utenfra og kan se ting med nye øyne, kan være en fordel, men man bør være varsom med å tro at man har alle løsninger. Jeg mener at jeg har evne til å gå inn i omstillingsprosesser med en ydmyk holdning, sier han, og presiserer at det handler om å være nysgjerrig på hva folk sliter med og flink til å lytte.

– Min erfaring er at slike omstillingsprosesser krever mye jobb og ikke minst mye samarbeid, sier han.

Iverksettelsesfase

– Prosjektets første fase, kartlegging og analysefasen, er avsluttet, og fem prioriterte områder er definert og vedtatt av Universitetsstyret. Er det et problem at du kommer inn såpass sent i prosessen?

– Jeg har vært litt med allerede, og kjenner prosessen godt, forsikrer Pettersen og viser til at han siden mars har han sittet i prosjektets ressursgruppe. I samme periode har han også ledet en gruppe som har arbeidet med utfordringer knyttet til bruk av informasjonsteknologi ved UiO.

– Jeg er svært inspirert av dette prosjektet, og har fått et meget godt inntrykk av universitetet og det arbeidet som er lagt ned så langt, sier han.

– Hva blir UiOs største utfordring i prosessen?

– Universitetet i Oslo er en stor organisasjon. En del endringer vil røre ved organisasjonskulturen, sier han.

Kilde til frustrasjon

De prioriterte områdene i prosjektet er eksternfinansiert virksomhet, administrative IT-systemer, bilagslønn, studieadministrasjon med fokus på studentmobilitet og lokalopptak og roller og ansvar knyttet til de administrative nivåene.

For hvert av disse områdene er det etablert en arbeidsgruppe som skal utarbeide planer for det videre arbeidet. Ingar Pettersen skal selv lede to av disse, IT-gruppa og plangruppa for ekstern finansiering.

– De administrative IT-systemene er i dag kilde til mye frustrasjon blant universitetets ansatte, påpeker Pettersen, som på dette feltet ser for seg en tretrinns rakett.

– I første omgang vil vi legge vekt på å få til noen kortsiktige løsninger som kan gjøre hverdagen enklere for UiOs ansatte. I neste omgang vil vi se på hvilke strukturelle grep som er påkrevd, opplyser han og forteller at det siste skrittet blir er å lage en strategi for trinnvis videreutvikling av IT-systemene på UiO.

Vekt på medvirkning

Eksternt finansiert virksomhet utgjør om lag 25 prosent av UiOs totale virksomhet. På dette feltet etterspør de ansatte, ifølge Pettersen, systemer for oppfølging og rapportering.

– Slik jeg ser det, handler det i første rekke om å tydeliggjøre hva som forutsettes for å styre eksternt finansierte prosjekter og levere hensiktsmessige rapporter, sier han.

– Prosjektet er blitt kritisert for å være toppstyrt. Hva vil du gjøre for å sikre de ansatte medvirkning?

– Vi legger vekt på å få til medvirkning i alle prosesser, og de ansatte er representert i alle de fem plangruppene. Her har vi de beste intensjoner, forsikrer den nye prosjektlederen.

Ambisiøse målsettinger

– Prosjektets målsetting er at UiOs administrasjon skal spare mellom ti og tretti prosent innen utgangen av 2013 og samtidig øke kvaliteten på de administrative tjenestene. Er dette realistisk?

– Er vi kloke og lager en god plan for gjennomføringen, er det ingenting som tilsier at vi ikke skal klare dette, svarer Pettersen, og presiserer at på noen områder vil bedre kvalitet være det primære, mens det på andre felt vil være større rom for økonomiske innsparinger.

– Noen steder kan vi få til begge deler. Disse tingene står ikke nødvendigvis i konflikt med hverandre, understreker han.

På mange områder hvor det i dag er frustrasjon over tungvinte løsninger, er Pettersen overbevist om at universitetet vil klare å få til forenklinger i løpet av relativt kort tid.

– Andre endringsprosesser vil ta lengre tid, sier han, og legger til at kravene til effektivisering ikke utelukkende gjelder UiO.  

– Alle læringsinstitusjoner er blitt bedt om å utarbeide planer for bedre og mer effektive, administrative rutiner. Det handler om å gjøre ting på en bedre måte. Dette er prosesser som foregår i hele samfunnet.

Emneord: IHR, Universitetspolitikk, Personalbehandling/politikk Av Grethe Tidemann
Publisert 20. sep. 2011 09:50 - Sist endret 22. mars 2013 12:30
Legg til kommentar

Logg inn for å kommentere

Ikke UiO- eller Feide-bruker?
Opprett en WebID-bruker for å kommentere