Skal gjera UiO betre og meir effektivt

• Betre verktøy for økonomihandtering av eksternt finansierte aktivitetar  

• Ein full gjennomgang av dei administrative IT-systema          

• Standardisering av arbeidet med bilagslønn.

Det er tre av dei fem høgast prioriterte områda når prosjektet Internt handlingsrom (IHR) blir sett i verk etter sommarferien.  

TRUR PÅ IHR: Både universitetsdirektør Gunn-Elin Aa. Bjørneboe og viserektor Ragnhild Hennum trur prosjektet Internt handlingsrom kan gi store gevinstar for UiO.

Foto: Ola Sæther

Universitetsstyret får også to andre prioriterte område på bordet, når framlegga i prosjektet  Internt handlingrom blir lagde fram til endeleg handsaming tysdag 21. juni. Desse områda er:

  • betring av arbeidet med studentmobilitet og lokalt opptak til studieprogram
  • ei grundig vurdering av roller og ansvar mellom institutt, fakultet og sentraladministrasjon

Dette går fram av saksdokumentet som styremedlemane no har fått. Det endelege forslaget går ut på å setja i verk arbeidet med dei fem prioriterte områda så snart som mogleg, og arbeida hardt for å få gjennomført måla i løpet av prosjektperioden som går fram til og med haustsemesteret 2013.

Sidan prosessen med å samla inn innspel og gode idear til løysingar på administrative og organisatoriske utfordringar ved UiO, blei sett i gang, har universitetsdirektør Gunn-Elin Aa. Bjørneboe og viserektor Ragnhild Hennum deltatt på 22 folkemøte med til saman 1000 deltakarar på fakultet og andre einingar ved Universitetet i Oslo. Dei har også fått innspel frå sju ulike plangrupper.

– Skyggerekneskap

– Ein av grunnane til at me prioriterer dei eksternfinansierte aktivitetane våre på topp, er det faktum at det er der det hastar mest med å gjera noko, samtidig som det er der forskarane kan spara mest tid og UiO kan auka inntektene mest etter at noko er blitt gjort, fortel universitetsdirektør Gunn-Elin Aa. Bjørneboe.

Og viserektor Ragnhild Hennum forklarar korleis situasjonen er blitt heilt uhaldbar ved Det matematisk-naturvitskaplege fakultetet. – Der har dei opplevd at systemet for å kontrollera dei eksternt finansierte prosjekta har vore så dårleg at dei har sett seg nøydde til å føra ein skyggerekneskap ved sida av den offisielle rekneskapen. Etter det me kjenner til, fungerer det minst like dårleg på andre fakultet. Difor vil me setja i gang arbeidet med økonomistyringsdelen frå hausten 2011, slik at den kan koma på plass tidleg i prosjektperioden, understrekar Hennum.

Snakkar ikkje saman

Eit område som har ein viss slektskap med det første, er dei administrative IT-systema.  Dei er blitt innførte i løpet av dei siste 15 åra. Innspel både frå plangruppene og frå folkemøta viser at problemet er at mange av dei ikkje snakkar saman. Dermed må mange data leggjast inn fleire gonger. Systema er lite brukarvennlege, gir ikkje den informasjonen som trengst, og brukarane er ikkje tatt med på råd når IT-systema er blitt utvikla.

– Dette er me nøydde til å gripa tak i. Me har funne ut at kalendersystemet Notes ikkje snakkar saman med e-postsystemet vårt. Det har også vore fleire tilfelle der nytilsette som skal arbeida med IT-system, ikkje har fått tilgang til dei datasystema dei skal arbeida med før fleire veker etter at dei har begynt i jobben. Det har me allereie klart å gjera noko med, slik at me klarer å oppfylla målet om at alle nytilsette skal ha tilgang til alle naudsynte datasystem frå første dag, seier Bjørneboe.  

Saksdokumenta viser at prosjektgruppa meiner at om det overordna målet skal oppfyllast, må det setjast i gang ein gjennomgang av UiOs sentrale arkitektur på IT-området.

– Dette vil spara tid for alle dei tilsette og gi oss betre datakvalitet og samtidig får me meir presis styringsinformasjon, seier Hennum.

– Signeringsferd

Arbeidet med bilagslønn er truleg det feltet som ligg lengst tilbake når det gjeld mangelfull bruk av elektroniske arbeidsverktøy.  

– Alle opplysningar blir fylte ut på eit A4-ark, som så blir sendt ut på signeringsferd på heile universitetet. Det er det området som har mest bruk av manuelt, altså ikkje-IT-basert arbeid. Noko så enkelt som eit felles skjema, vil vera til stor hjelp for å gjera dette arbeidet betre og unngå ein del administrative ledd, er Hennum viss på.

      Vil korta ned svarfristen til studentane

I studiearbeidet meiner dei også at mykje kan gjerast for at arbeidet skal bli betre og skapa mindre frustrasjon mellom studentane. Både lokalt opptak til studieprogram og studentmobilitet er dei områda som ei eiga plangruppe har sett øvst av ting det må gjerast noko med. – Me forstår godt frustrasjonen frå studentar som opplever å få svar altfor seint når det gjeld spørsmål om den utanlandske utdanninga deira blir godkjend som grunnlag for opptak på eit studieprogram ved UiO. Samtidig tar det tid å undersøkja slike ting, understrekar Hennum.

– Sidan det er UiOs internasjonaliseringsår neste år, vil me tilrå at dei først grip tak i tiltak for å betra rutinane for handtering av studentutveksling mellom ulike land og universitet. Det vil vera fint om det også kan satsast på å auka graden av lokalt opptak til studieprogram. Målet vil uansett vera  at UiO skal korta ned svarfristen og forenkla prosessen for studentane, understrekar Bjørneboe.

Har kartlagt dei administrative oppgåvene

Det femte området som skal prioriterast på topp, er fordelinga av roller og ansvar mellom Sentraldministrasjonen, fakultet/museum og institutt. I saksdokumentet går det fram at det ofte fører til at det blir gjort dobbeltarbeid. Dei ulike einingane veit ikkje kva som blir gjort på dei andre administrative nivåa.

– For første gong har me også klart å gjera ei kartlegging av kven av dei teknisk-administrative tilsette som gjer kva og kor stor del av arbeidstida si dei brukar på administrasjon i høve til mellom anna lønn, personalarbeid, forskingsadministrasjon, studiearbeid, planlegging og teknisk tilrettelegging av prosjekt ved UiO. Dei siste fem åra har dessutan veksten i Sentraladministrasjonen vore sterkare enn veksten i administrative stillingar på fakulteta og institutta, seier Hennum. Også her ser universitetsdirektøren at UiO med enkle grep kan få store gevinstar.

– Det kan gi mindre dobbeltarbeid, klarare linjer når det gjeld kven som tar ei avgjerd, og gi ei meir formålstenleg fordeling av administrative årsverk mellom Sentraladministrasjonen og dei andre einingane på universitetet. Eg er svært glad for dei tilbakemeldingane og dei ærlege meiningane me har fått frå folk på besøka våre rundt på universitetet. No er det opp til oss å visa at me tar dei på alvor og klarer å gjennomføra tiltak på dei områda både andre UiO-tilsette og me ser at det er naudsynt, seier Bjørneboe.

Prosjektet  Internt handlingsrom (IHR)  har  dei første fire månadane i år brukt 1,1 millionar kroner. Resten av  dette året har prosjektet eit budsjett på 5,7 millionar kroner. I 2012 er det sett av 6,8 millionar kroner til IHR.  Budsjettet skal dekkja konsulentbistand, opplæring, utviklingsarbeid og prosjektsleiing og administrasjon.

 

 

 

 

 

 

 

 

Emneord: Arbeidsmiljø, Universitetspolitikk, IHR, Administrasjon, Arbeidsforhold Av Martin Toft
Publisert 17. juni 2011 13:35 - Sist endra 22. mars 2013 12:32
Legg til kommentar

Logg inn for å kommentere

Ikkje UiO- eller Feide-brukar?
Opprett ein WebID-brukar for å kommentere