Slit med nytt personal- og lønnssystem

Det nye personal- og lønnssystemet POLS blei innført ved UiO frå 1. mars. Resultatet har blitt at mange UiO-tilsette ikkje har fått tilbakebetalt reiseutlegg og andre utgifter tidsnok. - Me seier oss svært leie for alle problem folk har hatt på grunn av det nye systemet, seier prosjektleiar Jan Thorsen. Universitetsleiinga gir Senter for statleg økonomistyring skulda.

SLIT MED POLS: - Me seier oss svært leie for alle problem folk har hatt på grunn av det nye systemet, seier prosjektleiar Jan Thorsen.
Foto: Martin Toft

Innføringa av det nye lønns- og personalsystemet førte i vår til at det oppstod fleire feil som var svært nær ved å forseinka den første lønnsutbetalinga. Framleis fører innkjøringsproblema til at dei som har brukt sitt eige kredittkort for å betala jobbreiser, ikkje har fått utgiftene tilbakebetalte før lenge etter at dei har fått fakturaen frå kortselskapet.

- Det er ikkje bra at dette skjer, men akkurat no slit me med ein del av drifta av systemet. Det er spesielt store utfordringar knytte til ytingane og responstidene til systemet og dessutan avstemminga mot rekneskapen til UiO, seier prosjektleiar Jan Thorsen til Uniforum.

Skuldar på Senter for statleg økonomistyring

Den 13. juni hadde fleire fagdirektørar ved UiO eit møte på høgt plan med Kunnskapsdepartementet, der dei viste til problema med å innføra det nye personal- og lønnssystemet. Uniforum har fått tak i referatet frå møtet, og der blir det peika på ressurssituasjonen til Senter for statleg økonomistyring, som er leverandør og driftar av systemet.

Resultatet av problema med innføringa var at det ikkje var mogleg å gjera dei naudsynte avstemmingane i lønnssystemet, ifylgje referatet frå møtet. Rundt ein månad seinare, 20. juli, fylgde konstituert universitetsdirektør Tove Kristin Karlsen og personaldirektør Elisabeth Halsen opp med eit kritisk brev til administrerande direktør Marianne Andreassen i Senter for statleg økonomistyring.

I brevet går dei svært langt i å gi senteret hovudansvaret for at innføringa av det nye personal- og lønnssystemet ikkje har gått etter planen. Dei trekkjer fram at det er gjort store avvik frå standardløysinga og at eksisterande avstemmingsrutinar ikkje fungerer, og at det heller ikkje er gjort tilfredsstillande avstemmingar i POLS. Dei fryktar at det kan få store konsekvensar for UiO. "Universitetsdirektøren ser svært alvorlig på saken som kan få konsekvenser for Riksrevisjonens godkjennelse av Universitetet i Oslos regnskap for 2006."

Dei krev at naudsynte ressursar og tiltak må setjast inn, slik at ei godkjent avstemming kan gjennomførast som ein del av tertialavslutninga i august. Ein av konsekvensane av desse problema var at UiO ikkje fekk lukka rekneskapen for juni på grunn av manglande dataoverføring frå POLS. UiO-leiinga ber også leiinga for Senter for statleg økonomistyring om å gi ei rask melding om kva tiltak dei kan setja i verk for å løysa desse vanskane.

- Splitta systemet i to

I sommar blei difor prosjektleiinga nøydd til å gripa tak i ein del av dei største problema, og dei blei løyste.

- Då splitta me opp systemet slik at me sette opp ein eigen applikasjonstenar og ein annan databasetenar. Etter at det blei gjort, vart ytinga i systemet mykje betre, konstaterer Thorsen, som lovar ytterlegare betringar av det nye personal- og lønnssystemet.

- Eit anna problem me slit med, er utbetalingar som skal til utanlandske bankkonti. Ein del av dei som arbeider for UiO eller reiser for UiO, har nemleg ein utanlandsk bank. Ved UiO handsamar me 800 reiserekningar i månaden. Dersom me treng to minuttar lenger på kvar registrering enn før, så kan det føra til at nokon får pengane sine tilbake seinare enn det dei gjorde tidlegare, fortel Jan Thorsen.

- Kvifor har ikkje UiO innført eit system med forskotskonto for kvar tilsett, slik at den kan knytast direkte opp til reiserekninga?

- Alt er mogleg å få til, men det kjem an på kva UiO vil bruka tida si på. Personleg trur eg ikkje det er rette vegen å gå. Me må heller fokusera på å få ned registreringstida, slik at den einskilde tilsette får reiseoppgjeret sitt før rekninga frå kredittkortselskapet kjem, understrekar han.

- På plass om tre år

Dei har i alle fall oppfylt den viktigaste lovnaden.
- Rett lønn til rett person til rett tid har heile tida vore hovudmålet vårt, og det har me klart å oppfylla, ikkje minst takka vere ein fantastisk og oppofrande innsats frå Lønningsseksjonen i Organisasjons- og personalavdelinga, understrekar han.

Det nye lønns- og personalsystemet er av typen SAP og er allereie tatt i bruk ved 11 høgskular. Totalt 32 høgskular skal ta i bruk SAP innan utgangen av 2007.

- UiO er det første universitetet som innfører det. Seinare i haust skal Universitetet i Bergen også starta arbeidet med å innføra dette systemet, fortel Thorsen. Han opplyser til Uniforum at prisen for UiO vil koma på mellom 11 og 12 millionar kroner i eksterne kostnader. Ein del av desse pengane vil UiO få igjen når dei andre universiteta har kopiert det same systemet. Førebels er det berre lønnssystemet som er innført.

- Etter kvart skal det bli både eit personal- og lønnssystem, lovar han. Han trur også det blir lettare å ordna med tilbakebetaling av reiseutlegg i framtida.

- Då skal kvar tilsett fylla ut reiserekninga elektronisk.

- Og når vil systemet fungera heilt perfekt?

- I løpet av ein treårsperiode vil det meste vera på plass.

Måndag 16. oktober skal UiO ha eit møte med Kunnskapsdepartementet om problema rundt innføringa av det nye personal- og lønnssystemet.

Emneord: LØP, Økonomi Av Martin Toft
Publisert 11. okt. 2006 15:37 - Sist endra 10. des. 2008 15:49
Legg til kommentar

Logg inn for å kommentere

Ikkje UiO- eller Feide-brukar?
Opprett ein WebID-brukar for å kommentere