Handlingsvegring på UiO

Et flertall av institutt- og fakultetsledere opplever at Enhetlig ledelse har gitt klarere ansvars- og myndighetsforhold og større beslutningsevne, men kun 26 prosent mener at reformen har ført til større grad av måloppnåelse. - Dette kan tyde på at beslutninger ikke blir fulgt opp på en god nok måte, mener revisjonssjef Sveinung Svanberg .I en rapport fra Enhet for Intern revisjon kommer det også fram at mange mener samhandlingen mellom faglig og administrativ ledelse er mangelfull. Organisasjons- og personaldirektør Elisabeth Halsen vil gripe fatt i problemene.

BESLUTNINGER FØLGES IKKE OPP: Ingenting er mer demotiverende enn å produsere for skrivebordsskuffen, mener revisjonssjef Sveinung Svanberg.
Foto: Ståle Skogstad

Enhet for Intern revisjon ved UiO gjennomførte våren 2005 en spørreundersøkelse rettet til dekaner, instituttbestyrere, fakultetsdirektører og kontorsjefer for å finne ut om innføringen av Enhetlig ledelse har oppfylt målsettingene. Undersøkelsen presenterte seks ulike svaralternativer fra Helt enig til Helt uenig. Respondentene hadde også mulighet til å gi utfyllende kommentarer. I tillegg ble det foretatt intervjuer med et utvalg personer i de fire gruppene. På bakgrunn av spørreundersøkelsen og intervjuene har avdelingen utarbeidet en rapport som ble lagt fram for Universitetsstyret i september.

Uklare målsettinger

- Bakgrunnen for at vi iverksatte en undersøkelse i vår, var at vi ønsket å fange opp problemer og svakheter på et tidlig stadium, opplyser revisjonssjef Sveinung Svanberg. Han forteller at reformen skal evalueres mot slutten av strategiplanperioden 2006-2009.

Ifølge rapporten gir over halvparten av de som har svart, uttrykk for at de er Stort sett enig eller Helt enig i påstanden om at reformen oppleves som nødvendig, men bare en tredjedel er Stort sett enig i at målsettingen med Enhetlig ledelse er kjent i organisasjonen.
På dette feltet mener Svanberg universitetsledelsen kunne gjort en grundigere jobb.
- Den viktigste suksessfaktoren for en reform er at målsettingen er kjent. Det er lettere å godta en endring når man forstår hvorfor den kommer, påpeker han.

Fakultetsdirektører og kontorsjefer har mistet innflytelse

Undersøkelsen viser også at endringen i betydelig større grad oppfattes som akseptert blant teknisk/administrativt tilsatte ledere (73%) enn blant vitenskapelige ledere (56%). Samtidig viser svarene at reformen oppfattes som mer positiv for faglig ledelse enn for administrativ ledelse.
- Mange administrative ledere føler at de har mistet innflytelse, ansvarsområder og informasjonskanaler, forteller Svanberg.

I rapporten kommer det også fram at mange ledere er usikre på hvilke forventninger og krav som stilles til faglig ledelse.
- Flere peker på at det ikke i tilstrekkelig grad er klargjort hva faglig ledelse innebærer, sier Svanberg. Han viser til at definisjonen av faglig ledelse i Administrasjonshåndboka er basert på et vedtak i Det akademiske kollegium så langt tilbake som i 1996.
- Her er det behov for en nærmere begrepsavklaring relatert til den utvikling som har funnet sted etter 1996, mener han.

Institusjon med liten endringsvilje

Et annet interessant funn er ifølge Svanberg, at mens over halvparten av lederne er Stort sett enig eller Helt enig i at tilsatte i egen enhet er endringsvillige, er de tilsvarende tallene for UiO som organisasjon bare seks prosent. På dette punktet konkluderer rapporten at det synes som om ledere ved UiO har et negativt selvbilde av institusjonens endringsvilje og endringsevne.

- Vi vet ikke hva dette skyldes, men det er ikke er uvanlig at man har et mer positivt syn på egen endringsvilje enn andres, bemerker Svanberg.

Tidligere rektor Arild Underdal har uttalt at det er en svakhet ved UiOs styringssystem at det er vanskelig å styre ut fra den samlede effekten av mange små beslutninger. Svanberg ser også en mulighet for at ledernes negative syn på institusjonens endringsvilje er et symptom på dette.

Klarere plassering av ansvar og myndighet

Han forteller at 61 prosent av respondentene mener reformen har gitt en klarere plassering av ansvar og myndighet, og rapporten konkluderer med at innføringen av Enhetlig ledelse tilsynelatende har gitt en ønsket utvikling mot klarere ansvars- og myndighetsforhold. Det blir imidlertid påpekt at det er betydelige variasjoner mellom de forskjellige enhetene på dette området.

Svanberg vil ikke gi et eksempel på en enhet hvor ansvars- og myndighetsforhold oppleves som uklare, men trekker fram Institutt for kriminologi og rettssosiologi som et eksempel på vellykket gjennomføring av reformen. Grundige forberedelser mener han er den viktigste årsaken til en gunstig utvikling ved dette instituttet.

Handlingsvegring

- Et flertall av respondentene mener at Enhetlig ledelse har ført til større beslutningsevne. Det er imidlertid interessant å merke seg at kun 26 prosent mener at reformen har ført til større grad av måloppnåelse. Dette kan tyde på at beslutninger ikke blir fulgt opp på en god nok måte, sier Svanberg.

Her står universitetssamfunnet overfor en viktig utfordring.
- Slik jeg ser det, er det ingenting som er mer demotiverende enn å produsere for skrivebordsskuffen, sier han.

Svanberg ser også samhandlingen mellom administrativ og faglig ledelse som en utfordring.
- 43 prosent av respondentene er Stort sett enig eller Helt enig i at samordningen mellom faglig og administrativ ledelse er blitt bedre. Etter nesten halvannet år med Enhetlig ledelse, burde dette tallet vært høyere, mener han.

Svanberg forteller at Avdeling for internrevisjon denne måneden vil be Organisasjons- og personalavdelingen redegjøre for tiltak rettet mot å løse problemene som trekkes fram i rapporten.
- Gjennom reformen er det lagt et godt grunnlag for klare ansvars- og fullmaktsforhold ved UiO. Samtidig viser revisjonsrapporten at det er behov for justeringer for å sikre at reformen får den virkning som er tilsiktet, sier han.


Griper fatt i problemene
- Mange av problemstillingene i rapporten om Enhetlig ledelse er ikke ukjente for oss. Det er naturlig at det tar litt tid før alt er på plass når man iverksetter en ny reform, uttaler organisasjons- og personaldirektør Elisabeth Halsen.

Hun forteller at mye allerede er gjort for at Enhetlig ledelse skal bli en suksess. Et utviklingsprogram for dekaner ble gjennomført i 2004, og det ble gjennomført styreopplæring for de nye fakultetsstyrene. I tillegg ble det etablert et modulbasert opplæringsprogram innen økonomi, personalforvaltning, HMS og likestillingsfokusert ledelse. Et eget utviklingsprogram for instituttledere skal avsluttes høsten 2006.

Viktig å se på kontorsjefenes rolle

- Vi legger stor vekt på lederutvikling. I forbindelse med innføringen av Enhetlig ledelse valgte vi å prioritere de nye enhetlige lederstillingene. Rapporten tydeliggjorde at det er viktig at vi også griper fatt i forholdet mellom administrative og faglige ledere. Ikke minst er det avdekket behov for å se nærmere på kontorsjefenes rolle, mener Halsen.

På spørsmål om hva universitetsledelsen vil gjøre for å sikre at beslutninger blir fulgt opp, svarer hun at dette er noe det arbeides med på mange plan. Hun trekker fram videreutvikling av styringsdialogene og prosjektet for virksomhetsstyring som viktige arenaer.
- Prosjektet har som målsetting å utvikle et styringssystem som sikrer at fastsatte mål og resultater oppnås, opplyser hun.


Enhetlig ledelse ved UiO
Enhetlig ledelse ble innført ved UiO fra 1. januar 2004 etter styrevedtak i 2003.

Målsettingen med reformen var økt beslutningskapasitet og gjennomføringsevne gjennom klarere ansvarsforhold og rapporteringslinjer, tydeligere ledelse, bedre samhandling mellom fakultet og institutt og bedre samordning av administrative og faglige aktiviteter.

Endringen innebar innføring av Enhetlig ledelse på fakultets- og instituttnivå, økt myndighet til ledelseslinjen og styrking av Universitetsstyret og styrer på lavere nivåer.

Enhetlig ledelse er ikke gjennomført i universitetets sentraladministrasjon.

Av Grethe Tidemann
Publisert 19. jan. 2006 09:34 - Sist endret 10. des. 2008 19:11
Legg til kommentar

Logg inn for å kommentere

Ikke UiO- eller Feide-bruker?
Opprett en WebID-bruker for å kommentere