Borte? Registrér fraværet via telefonen!

Hjemme med sykt barn? På seminar i Tromsø? Forskningsperm til 2004? La verden få vite! Med noen ganske enkle tastetrykk vil du kunne gjøre UiOs sentralbord i stand til å yte god service overfor dem som ringer deg. Fra 1. november kan alle bruke fraværsregistrering via telefon.

- Svært mange av dem som ringer til Universitetet i Oslo, når ikke igjennom til den personen de ønsker å snakke med. Kanskje møter de en telefonsvarer. Men innringerne får som regel ikke vite hvor vedkommende er eller når han eller hun igjen vil være tilgjengelig. Og settes de over til en ekspedisjon, er det ofte ikke svar å få der heller. Resultatet er at vedkommende sitter tilbake med følelsen av ikke å bli prioritert eller tatt på alvor, påpeker prosjektleder Gjertrud Lian.

- Vi må slutte å tenke at en telefon som ikke blir tatt, ikke er et problem. Det er såvisst et problem - på enhetsnivå så vel som på individnivå. Og det er et stort problem for landets største utdanningsinstitusjon som helhet. Dette handler nemlig om vårt omdømme - både blant våre egne og i samfunnet omkring.

Svarstedsprosjektet

Lian viser til at UiO de siste årene har vært gjenstand for omfattende egenevaluering og at institusjonen er midt inne i krevende reformprosesser.

- Vi er blitt mer bevisst på å framstå som profesjonelle og troverdige. Omdømmeprosjektet, Kommunikasjonsplattformen og Serviceerklæringen vitner om dét. For å sikre gjennomslag for disse reformene, er det er nødvendig å forankre dem i konkrete tiltak. Å bedre telefonservicen er ett slikt tiltak. Derfor ble Svarstedsprosjektet satt i gang 1. september i år. Med dette prosjektet ønsker UiO å sette noen standarder for hva god telefonservice er. Vi skal utvikle en profil for hvordan universitetet behandler sine innringere. Det blir særlig viktig i forhold til Kvalitetsreformens krav om tettere oppfølging av studentene, understreker prosjektlederen.

- En viktig oppgave er å tydeliggjøre at krav til telefonkvalitet gjelder på alle nivåer i organisasjoen. Det skal settes krav til hva den enkelte enhet skal stille opp med. Et annet delmål er å gjøre informasjonen om tekniske løsninger bedre. Og det er nødvendig å innføre bedre rutiner for rapportering til Sentralbordet om egne ansatte. Det er eksempler på at folk har vært ansatt i fire år uten at Sentralbordet har fått beskjed om det.

Tastetrykk til bedre telefonservice

Lian viser til at ved bruk av fraværsregistrering, kan hver enkelt av oss bidra til å høyne servicenivået og UiOs omdømme internt og eksternt.

- Ved å bruke tastene på telefonen kan hver enkelt sende en melding til Sentralbordet om fravær, grunn til fraværet og hvor lenge en vil være borte. Telefonen vil da bli satt over til Sentralbordet som vil kunne gi opplysningene videre til innringerne, og som eventuelt kan henvise til alternative personer. På den måten avlaster Sentralbordet enhetene, påpeker hun.

- Nå i startfasen av Svarstedsprosjektet er det viktig for oss å sikte mot løsninger som fungerer godt både for dem som ringer inn og de ansatte på universitetet. Vi er opptatt av å lage gode løsninger som skal kunne lette hverdagen for den enkelte.

Ta gjerne kontakt med prosjektleder Gjertrud Lian:
telefon 22 85 63 99 eller
epost: gjertrud.lianf@admin.uio.no

Av Trine Nickelsen
Publisert 26. nov. 2002 10:12 - Sist endret 10. des. 2008 14:47
Legg til kommentar

Logg inn for å kommentere

Ikke UiO- eller Feide-bruker?
Opprett en WebID-bruker for å kommentere