UiO må ha kontroll over sitt eget epostsystem

Å gå over til Outlook utgjør et alvorlig angrep på universitetets frihet og uavhengighet, og den “forklaringen” som har blitt gitt, gir grunn til bekymring, skriver Diana Santos.

Jeg har nettopp startet en underskriftskampanje under overskriften “No proprietary software for mail infrastructure”, på grunn av den meldingen vi ansatte fikk her forleden om det som vil være en helt grunnleggende endring i hele eposttjenesten ved universitetet:

Jeg tar sterk avstand fra at en helt uten videre innfører Microsofts program for internett- og epostinfrastruktur Outlook ved Universitetet i Oslo, og ønsker en åpen diskusjon om hvorfor en ikke skal fortsette å bruke fri programvare ved et offentlig universitet som en garanti for uavhengighet – både vitenskapelig og politisk.
Til nå har flere enn 120 skrevet under. I et forsøk på å gjøre enda flere oppmerksom på hva som er i ferd med å skje, sender jeg dette leserinnlegget til Uniforum. Det første personlige oppropet mitt med en lenke til underskriftskampanjen ligger på http://folk.uio.no/dssantos/nooutlookatuio/. Legg merke til at jeg først skrev for å ta opp saka ved HF, kanskje også ved SV, men raskt begynte det å skrive seg på ansatte fra hele UiO, særlig fra Institutt for informatikk, der en veit hva fri programvare er. Derfor syntes jeg det var en god tanke å gjøre oppropet kjent for flere.

Jeg mener at IT-direktøren ikke har rett til å treffe en slik politisk avgjørelse under dekke av at dette bare er et teknisk spørsmål.  Å gå over til Outlook utgjør et alvorlig angrep på universitetets frihet og uavhengighet, og den “forklaringen” som har blitt gitt, gir grunn til bekymring: Det er fordi administrativt ansatte (eller “administrasjonen”) trenger et system for “integrert kalender, post og rombestilling”. Og på grunn av dette isolert sett rimelige kravet – hvis det ikke hadde hatt andre, alvorlige følger – må alle andre deler av UiO lide: forskning, undervisning, teknisk utvikling. Og ikke er det noen fordel for studentene heller. En tar med andre ord bare hensyn til internadministrasjonen og ser bort ifra det som er UiOs formål og fremste aktiviteter.

For å legitimere avgjørelsen har ledelsen ett eneste argument: resultatet av en undersøkelse, der et spørreskjema er blitt sendt til et utvalg av brukere. På grunnlag av svarene har en konkludert med at brukerne ønsker seg et integrert system. Dette spørsmålet er problematisk av minst to grunner, og du trenger ikke være sosiolog for å skjønne det. For det første: Hvem var det som bestemte hvilke spørsmål en skulle stille? (Etter alt å dømme med den baktanken at det bare fantes en mulig praktisk løsning.) Og hvem tolket svarene og oppslutningen? Ga en noe hint om hva en slik avgjørelse eventuelt ville føre med seg? Ingenting tyder på det. Dette er et spørsmål om moral. En kan ikke be folk om å avgjøre eller gjøre dem ansvarlige for et valg av dette slaget, når en utelater den informasjonen som trengs. Et hvert normalt intelligent menneske forstår at de grunnene en har gitt for en overgang til Outlook/Exchange, er misvisende. Og det virker rimelig klart at UiOs ledelse gjør dette med vilje.

Derfor mener jeg at vi UiO-ansatte må reagere på den måten vi har blitt behandlet på, og at vi må kreve en annen og ordentlig forklaring på hvorfor en har gjort det valget en har. Og vi bør absolutt si nei til å bli påtvunget noe som en “teknisk” avgjørelse, når den i virkeligheten er politisk.

Dette er hvorfor jeg mener vi bør si nei:
1. Først og fremst fordi vi ikke ønsker en stor endring i infrastruktur på universitetet bare fordi administrasjonen ser det som en fordel av grunner som bare gjelder en brøkdel av de ansatte. Universitetet har som formål å drive forskning og undervisning. Intern administrasjon er ingen hovedoppgave for UiO.
2. For det andre fordi de som har truffet avgjørelsen, ikke engang har forsøkt å forklare at overgang til proprietær/firmaavhengig/ufri programvare skulle være til fordel for
- forskning
- undervisningskvalitet
- bedring av systemtjenestene i allmennhet
 

Noe det er klart at det ikke er, siden en kommer til å miste kontrollen over eget system. Med Exchange mail server vil en bli mer og mer avhengig av et privat selskap for alle framtidige endringer og funksjonalitet.
3. Og for det tredje: Fordi dette ikke er den rette måten å behandle de menneskene på som er UiO. Vi er ikke bare brukere. Jeg veit at mange enkeltpersoner (fagfolk) har klagd til lederne og/eller til dem de mente hadde ansvaret for avgjørelsen. (Det er ikke USIT som er ansvarlig for valget av Outlook! USIT adlyder bare ordre.) Det eneste svaret vi har fått – hvis en da kan kalle det svar – ble publisert anonymt på UiO-nettet på en side med tittelen “Ryktebørsen”.

Derfor mener jeg at vi kan kreve at IT-direktøren eller hvem ellers det måtte være som har ansvaret, møter oss og gir oss svar på disse spørsmålene:
1. Fins det noen god grunn til at en offentlig institusjon som bruker fri programvare, skal slutte med det?
2. Har du noe godt argument for at UiO bør begynne å bruke proprietær/firmaavhengig/ufri programvare?
3. Tror du at alle ansatte ved UiO ville ha valgt den løsningen de får tvunget på seg nå, hvis de samtidig fikk beskjed om konsekvensene? Med den løsningen vi har nå, kan de for eksempel velge fritt mellom Windows, Linux eller Mac til arbeidet sitt. Når Outlook vel er innført, kommer det til å bli mer og mer vanskelig å ikke bruke  Microsofts løsninger.

Men husk: Dette er ikke et teknisk spørsmål. Selv om en proprietær/firmaavhengig/ufri løsning skulle være bedre på kort sikt, burde en tenke på konsekvensene på lengre sikt og satse på fri programvare i stedet.
 

(Innlegget er litt forkortet av Uniforum-redaksjonen)

Emneord: Universitetspolitikk, Arbeidsforhold Av professor Diana Santos ved Institutt for litteratur, områdestudier og europeiske språk (ILOS)
Publisert 14. mai 2013 23:19 - Sist endret 2. sep. 2014 14:05

Anne Margit Arntzen: Såvidt jeg forstår er det ikke USIT som står bak valget av Outlook som nytt epost- og kalendersystem, de bare drifter det.

heidivm@uio.no - 15. mai 2013 00:57

Jeg håper du har satt deg godt inn i saken før du startet underskriftskampanjen mot nytt e-post-system. USIT er ansvarlig for å drifte IT-systemene for ansatte og studenter, og dette er gjort meget godt i maaange år. Jeg er trygg på at de har kompetanse til å velge det beste systemet til bruk for forskning og undervisning (og administrasjon).

Forøvrig er det ikke administrasjonen som er mest avhengig av en god kalender. Studentene trenger å vite hvor og når lærerne er tilgjengelige. Kanskje et integrert system kan motivere lærere til å indikere når de kan treffes på kontoret for faglig veiledning?

Anne Margit Arntzen - 15. mai 2013 09:15

2 points:

if the fact whether the student is allowed or able  to approach me in  a faglig matter depends on whether he or she use one particular technology (whatever techology, which is not even chosen by me as teacher),  something  is seriously wrong in the way I do by job as lecturer.

 

Martin

 

  

 

Martin Steffen - 15. mai 2013 09:30

I forgot the second point, as answer to the previous commentary, namely the one concerning "studentene stå i fokus".  If it were true, that's all this is about what students want and need it's strange that they have not been asked. There has been a very big brukerundersøkelse what "users" of the university are using etc, but students were (of course) not asked. It may or may not be the case that students are happy with and/or profit from that step (I doubt). But to claim it's done ``in the name of the students', well., well...

Beides that, I agree with one of the tenets of article, that the way the undersøkelse was done among ansatte resulted  obviously in a biased outcome (in more than one aspect).

 

Martin

Martin Steffen - 15. mai 2013 10:39

Jeg prøver å forstå denne saken. Handler det om noe mer enn hva slags postprogram vi skal bruke? Handler det om tidskontroll? Jeg føler ikke noe behov for at andre enn meg selv skal kikke i kalenderen min.

Kristian Gundersen - 15. mai 2013 10:58

Litt spesiell bruk av statistikk å regne alle som bruker andre operativsystemer enn Windows inn i Windowsgruppen på brukerundersøkelsen, når de fleste jeg vet om på Matnat bruker flere operativsystemer, og gjerne kun bruker Windows til noen få spesifikke formål. Hvis man f.eks. først og fremst bruker Linux, men innimellom bruker Windows, er man automatisk regnet som Windowsbruker. Det samme gjelder for Mac.

Se 

http://www.usit.uio.no/prosjekter/nike/ 

under brukerundersøkelse analyse.

heidivm@uio.no - 15. mai 2013 13:12

Heidi: takk, I could not agree more. This is one of the aspects I mean when stating that the outcome is biased. It is also noteworthy that this skewed way of counting users --- a person who uses apple _and_ windows --- counts as windows user is visible only when looking at the intermediate brukerundersoekelse (and reading carefully what the figures mean). I one looks at the final NIKE-rapport (sluttrapport og vurdering), the figures are just named _without_ explaining how the "math" was done, so without further commentary, it stats 88% windows user. 

I'd assume that the political decisions have been made on the sluttrapport (that's why it's called vurdering I guess) and not on any intermediate statistics and then 82% windows user looks  impressive enough, if one does not look more carefully.

 

 

 

Martin Steffen - 15. mai 2013 13:33

@Anne Margit Antzen: I'd like also to clarify a point concerning the question whether it's an undue criticism of USIT. As you point out, the central IT department has  loooong year's experience of utmerket reliable service to all parts of the university (to students, ansatte, researchers then). Their faglig kompetanse is out of doubt. That's not what that leserbrev is about.

Since USIT does good job, let's see what they say and look at the report USIT has produced, what do they write?

I don't want to copy-and-paste all of the more interesting parts of the USIT-report. Their report is sort of kind of balanced (I don't agree with some of it, but it does not matter here): they say different good and bad things as far as they looked. There are however sentences (and I pick those unrelated to any technical details) such as

   - Det vil kreve betydelige ressurser å innføre Exchange. Vi må gjøre      endringer i og bytte ut betydelige deler av vår infrastruktur.

   - Det vil kreve kompetanseoppbygging og kan få organisatoriske      konsekvenser. Foretrukket desktopklient vil bli Outlook, og dette vil      kreve brukeropplæring ... Det betyr at det fortsatt er et stort antall      ansatte som må kurses. [I may end up needing a course to use a      calendar? Instead of teaching perhaps? or instead of research? or      maybe I can choose?]

   - Det vil kreve kompetansebygging (kompetanse-oppbyggingen is repeated        a few times)

    - Det skal heller ikke stikkes under stol at Exchange medfører den       sterkeste lock-in [UiO binds itself for good or for bad        for the product-eco-system of a company, once in, hard (and even        more costly) to get out.]

    - Begrenset klientvalg ut av boksen.           - Behov for tredjepart for å kunne bruke annet enn Outlook

     -  Mer ressurskrevende innføring

     - Lisenskostnader (!!!, we have a _lot_ of students)

     - Exchange kan få konsekvenser for annen IT-infrastruktur ved UiO [so          we buy ourselves into unkown future costs in a situation with          strained budgets to get a new email and communciation          infrastructure which seems, for many, to work to complete          satisfaction.]

As said, they say also positive-sounding things about Outlook and so on, namely ``the interface is better than alternatives, people like it better'', I concentrated here on the negative thing that are said.

But note, all I quote is not ``opinions'' from misfornyød users, it's the official statements from USIT. Actually, the report say in no way that ``we support the change'' they try to collect different aspects.

 

 

 

Martin Steffen - 16. mai 2013 00:45

Kristian Gundersen: Så vidt jeg kan forstå dreier saken seg om hvorvidt vi skal overlate virksomhetskritiske data (E-post er virksomhetskritisk for UiO) til en kommersiell leverandør i form av Microsoft Exchange-plattformen uten noen som helst reell behanding og i sterk kontrast til departementets uttrykte mål om å bruke åpen programvare.

Vi har idag et E-post-system som fungerer utmerket, og det virker utforståelig at vi skal bytte ut noe som fungerer utmerket med noe som vi ikke vet noe om, og som vil koste universitetet millioner i overgang fra det ene til det andre.

Man kan bruke mange forskjellige E-post-programmer også mot Microsoft Exchange-plattformen, men det er altså det prinsipielle ved å legge virksomhetskritiske data i kommersielle systemer all den tid det fra politisk hold er et klart uttrykt mål å bruke "open-source"-løsninger.

Asgeir Nesøen - 16. mai 2013 11:15

Etter å ha kommet tilbake til UiO etter 23 år i næringslivet konstaterer jeg at UiO i dag har et epostsystem som ikke samhandler med elektronisk kalender, kontaktliste eller møteromsbestilling. Dette har vært tatt for gitt de siste 15 år i de fleste bedrifter jeg kjenner til.

Denne fundamentale mangelen medfører betydelig unødig arbeid, irritasjon og dublering av kommunikasjon.

Uten tidsmessig kontorstøtteverktøy er det dessuten vanskelig for en instituttleder å forvente enn si forlange at våre tilsatte skal modernisere sin elektroniske kommunikasjon og tidsplanlegging.

Jeg stoler på at våre fagfolk gjør kloke vurderinger i valg av godt verktøy.

Jo Døhl, Insituttleder Kjemisk institutt.

 

Jo Døhl - 16. mai 2013 15:45

@Anne Margit Ja, det er fint at du understrekker at du er fornøyd med USIT og at du syns at de ansatte der er teknisk kompetente. Det syns jeg også. Ellers har jeg satt meg godt inn i spørsmålet før jeg tok initiativet til underskriftskampanjen. Og mange ved USIT har fortalt meg at de ikke var enig med valget. Det er ikke noe enig USIT som står bak valget av Exchange. Når det gjelder det andre punktet ditt, er det jo greit å komme med flere grunner sånn etterpå. Men det nærmeste vi kan komme en saklig begrunnelse for valget av Exchange, er resultatet av en spørreundersøkelse som bare gikk til ansatte. Og en ting du skal være klar over, er at valget av Exchange er en "løsning" som bare ble presentert for de ansatte. Det er helt usannsynlig at løsningen for studentene blir den samme. Snarere tvert imot. Jeg har gått veldig nøye gjennom det som er tilgjengelig av sakspapirer, og det var aldri snakk om at studentene skulle få innsyn i kalenderen til de ansatte. Så poenget ditt om at studentene skal få innsyn i kalenderen til lærerne, er ikke noe poeng i det hele tatt.  

Diana Sousa Marques Santos - 20. mai 2013 19:55

@Kristian Gundersen En ting er hvilket system du bruker for å lese eposten din. Det kalles mailklient. Det finnes mange slag av dem, og en av dem, som allerede noen ved UiO bruker, er Microsoft Outlook. En annen ting, som er mye viktigere, er den infrastrukturen som bringer eposten til deg, og som sender eposten fra deg til andre (mailserver). Til nå har en alltid brukt Linux og fri programvare til det. Denne infrastrukturen er noe som bare tekniske eksperter driver med til daglig, og som det er viktig for en institusjon å ha kontroll over. Med beslutningen om å gå over til MS har i virkeligheten UiO-direktøren i det skjulte bestemt å gå fra en infrastruktur som bygger på fri programvare, til en firmaavhengig infrastruktur. Deretter har alle vi ansatte blitt orientert om byttet. Men dette er en svært viktig politisk avgjørelse, som IKKE er til fordel for UiO, og de argumentene som har sevet ut fra USITs ledelse – via den anonyme ”Ryktebørsen” eller direkte fra Gyda Kjekshus – er faglig svake.

Det er dette så mange har skrevet under på opprop mot, og det er dette vi prøver å få snakke med styret om -- men vi har ikke fått noe svar ennå. Les mer om det på http://folk.uio.no/dssantos/nooutlookatuio/ Se særlig på "What is this all about?"  

Når det gjelder at andre skal få innsikt i kalenderen din, er det nok å lese kommentaren fra adminstrativlederen for å se at egentlig var det ikke bare rombestilling de var misfornøyde med.

Diana Sousa Marques Santos - 20. mai 2013 20:12

Personlig vil jeg ha meg frabedt å skulle ha "sevet" noen ting som helst. Som nettredaktør på USIT er jeg ansvarlig for det som står på UiOs IT-tjenestesider, også sidene om det nye e-post- og kalendersystement på http://www.uio.no/tjenester/it/e-post-kalender/ny-e-post-og-kalender/ . Det som står der, er i all hovedsak at det kommer et nytt e-post- og kalendersystem og litt om hvorfor. Grunnen er at det er enklere med e-post og kalender i ett system. Enkelt og greit. Ingen skjulte motiver eller hemmelighetskremmerier.

"Ryktebørsen", på samme nettsted, er jeg også ansvarlig for. Det som står der, er ikke anonymt, men en redaksjonell tekst med motsvar til rykter om det nye systemet.  Teksten er ikke underskrevet, men det er fordi teksten ikke er fra en bestemt ansatt, men fra USIT. Hvis noen lurer på hvem som faktisk har skrevet teksten, så er det meg.

Hvis noen har spørsmål eller kommentarer til hvorfor eller hvordan det nye systemet kommer til å bli innført, må de gjerne sende en e-post til nike-kontakt@usit.uio.no

Gyda E Kjekshus - 21. mai 2013 14:15

Den siste kommentaren på Ryktebørsen om UiOs kontroll på e-posttjenere ser veldig politisk ut. Kan det legges til noen kommentarer om den tekniske løsningen, f.eks. er alle "phone home"-muligheter slått av? Blir det sjekket om serverne faktisk sender informasjon til MS, eller mottar automatisk, og i tilfelle hva?   For ordens skyld - jeg har arbeidet med drift av følsomme servere i næringslivet (offentlig sektor), der Exchange var fullstendig frikoblet fra Internett og trafikken gikk via samme e-postservere som UiO bruker akkurat nå ...

Jo, jeg skal spørre nike-kontakt også.

bjornsst@uio.no - 22. mai 2013 14:44

Rykte 6 stipulates: UiO keeps control, it's even stated "all kontroll over e-posten".

 

It should be noted that this will not apply to emails from students as the plans currently seem to indicate.

 

According to, for instance the USIT documents available here http://www.usit.uio.no/prosjekter/nike-implementasjon/arkitektur/rapporter/, see the report about students-in-the-cloud.

The plan seems to offer students Office 365 (some concerns in the doc are voiced that students then get a ``better deal'' than the  ansatte in having  access to Microsofts cloud, but the tendency in that rapport is: let's go for it. )

What else do they say about cloud-office-solution (it's verbatim from USIT, the experts):

o Alle tjenester i USA eller eid av et amerikansk foretak er gjenstand for innsyn fra   amerikanske myndigheter,

 

o Microsofts avtalestruktur er komplisert, og består av mange avtaler i forskjellige jurisdiksjoner der det er uklart hvilke avtaler som har forrang. Enkelte betingelser kan endres av Microsoft unilateralt. [That applies not only to 365, I would dare say]

o Med skytjeneste vil utenlandske organisasjoner ha større mulighet til innsyn

 

These facts and ensuing legal complications (in particular violation of privacy) make it (currently) illegal to use cloud-services for ansatte. For students, those privacy concerns seem not to weigh much. And at the very least for the data/email of students, UiO will give away the control as it seems.

 

Martin Steffen - 22. mai 2013 16:39
Legg til kommentar

Logg inn for å kommentere

Ikke UiO- eller Feide-bruker?
Opprett en WebID-bruker for å kommentere