100 kategorier for tidsregistrering

Høsten 2009 ble det fremmet forslag om at universitetets vitenskapelig ansatte skulle registrere sin tilstedeværelse. Forslaget ble ikke akkurat tatt vel imot på UiO og reiste en rekke praktiske og prinsippielle spørsmål. Men når det først er foreslått en tidsregistrering, må vi kanskje innse at dette er en tendens vi ser i samfunnslivet forøvrig, og særlig internasjonalt (Jacobs, 2009).

Vi må derfor innse at dette er fremtiden og vi kan forberede oss på hva som kommer. Vi må tilpasse en tidsregistrering slik at den passer våre behov, der alle våre mangslungne aktiviteter kan bli tatt vare på og registrert.

Samfunnet har tilsynelatende et ønske om å kontrollere hva vi gjør. Vitenskapelig ansatte ved UiO utfører et vidt spektrum av aktiviteter i løpet av en arbeidsdag. Derfor er det nødvendig med ikke bare et stemplingsur, men også en detaljert oversikt over ansattes tids- og ressursbruk. Et slikt instrument kan brukes til ikke bare å måle arbeidsinnsatsen, men også til å gruppere aktiviteten for senere evalueringer og forbedringer.

La oss se litt nøyere på hvordan en slik registrering kan legges opp og hvilke behov den tilfredsstiller. En enkel versjon kan være innlevering av en tidsrapport hver uke, der arbeidsdagen er inndelt i 15-minutters bolker. Registreringen kan, i alle fall til å begynne med, gjøres enkelt og uten for mye detaljer, men begrense seg til en klassifisering i aktivitets-kategorier. Det kan velges mellom noe slikt som 100 forskjellige kategorier, der hver kategori identifiseres med en tre-bokstavers kode for å lette gjenkjenning. Alt dette kan, behendig og enkelt for brukeren, utføres en gang i uken via et elektronisk rapporteringssystem. De administrativt ansvarlige kan hver måned hente ut en oversikt over den enkeltes aktiviteter, noe som vil bidra til kvalitetssikring av produksjonen.

Universitetet har ønskemål for hvordan de ansatte skal fungere og hva de skal bruke sin tid på. Kategoriseringen må derfor gjøres på en slik måte at ledelsen får et realistisk inntrykk av hvordan betalt arbeidstid benyttes. Det er viktig at tid og ressurser blir benyttet på de prosjektene som virkelig betaler aktiviteten, enten finansieringen er intern eller ekstern. For ethvert prosjekt foreligger et program som skal følges slik at prosjektet utvikler seg langs fastlagte baner. Evalueringshensyn tilsier at rapporterte aktiviteter i størst mulig grad skal være kongruent med programmerte aktiviteter, og ikke-programmert tidsbruk bør elimineres.

Det bør derfor være et finmasket nett av kategorier som skiller mellom forskjellige typer aktiviteter, både produktive (kodet PRO) og ikke-produktive (kodet BUU). Aktivitetene må angis på en slik måte at det fremgår tydelig (med stedkode) hvor den betalte aktiviteten foregår, slik som eget eller andres kontor, laboratorium, forelesningssal, korridor, hjemme eller på reise. For de som er finansiert fra forskjellige kilder, må også koststed anføres, for hver 15-minutters bolk.

Det er mange aktiviteter som ikke hører inn under vitenskapelige ansattes kjerneoppgaver, men som allikevel ofte utføres innenfor normal arbeidstid. Disse uproduktive aktivitetene må registreres med en annen kode (ALT). Dette gjelder samtaler i korridorer og kantiner (ALT1), diskusjoner utendørs (ALT44), tid for besøk hos lege/tannlege (ALT2), postkontor/bank (ALT5) eller samtaler med kolleger fra andre fagfelt uten åpenbar faglig relevans (ALT66). Det er egne koder for all dokumenterbar aktivitet, men også en sekkepost for ikke-dokumenterbare og ikke-produktive aktiviteter som dyp tenkning (ALT99).

Denne registreringen vil generere informasjon som kan være nyttig for å forbedre produktiviteten, både innen undervisning, formidling og forskning. Det kan forventes at den vil få bukt med unyttig tidsbruk på toaletter, i sosiale sammenhenger og i forflytninger internt og eksternt samt at uprogrammerte tenkepauser blir eliminert. Innen privat virksomhet finnes det mye erfaring når det gjelder optimalisering av produksjonen basert på arbeidstidsstudier.

Denne kompetansen kan universitetet nyttiggjøre seg og samtidig øke interaksjonen med kompetente miljøer fra næringslivet. Interne og eksterne eksperter kan ansettes for å utnytte denne rike informasjonskilden til å lage statistikker og grafer over de ansattes aktiviteter, noe som vil lede til forbedringer og økning av effektiviteten.

Det er ikke åpenbart at lange, akademiske diskusjoner er produktive og konstruktive. Universitetsansatte må derfor støtte alle forsøk på å frembringe en objektiv evaluering av de forskjellige arbeidsformene ved institusjonen. Et slikt administrativt instrument er avhengig av helhjertet og kollegial oppfølging, noe som kan sikres gjennom kursvirksomhet og utstrakt motivering og oppfølging.

De som lojalt følger opp og deltar på kurs og sender inn ukentlige rapporter i tide, må belønnes med redusert undervisningsbelastning, noe som vil gi et nødvendig insitament for å sikre funksjonaliteten av instrumentet. Det er viktig at hver deltaker er personlig engasjert i rapporteringen, slik at den blir så nøyaktig som mulig. Selve registreringen kan derfor ikke delegeres til annet personell.

Universitetene er kjent for pionervirksomhet og utprøving av nye, lovende ideer. Her har vi muligheten til å få en oversikt over hva som fremmer produktivitet og forsvarlig tidsbruk og instrumentet vil ha en kommersiell verdi. Det kan forventes at alle prosjekter ved UiO kan utnytte dette instrumentet til å strømlinjeforme og rasjonalisere sin aktivitet, og det på en slik måte at ressurser blir frigjort. En suksess for dette prosjektet vil derfor kunne gi økonomisk grunnlag for en økning av overhead-satsen ved UiO.

Referanse:
H. Jacobs, EMBO reports 10, 1281 (2009)

 

 

Emneord: Arbeidsforhold, Arbeidsmiljø Av professor Erik Boye
Publisert 6. jan. 2010 16:17 - Sist endret 2. sep. 2014 14:02

Nå er 101 ute...

Takk til Erik Boye for konstruktive forslag. En ytterligere aktivitetskategori som blir viktigere etterhvert er selvfølgelig *Tidsrapportering*  Det er ikke opplagt  - ennå - om denne kategorien skal plasseres innenfor PRO eller BUU. Men det er vel åpenbart at den ikke hører hjemme blant 'ALT'-kategoriene, siden rapportering er en av kjerneoppgavene?  Jeg foreslår at - og forventer at - det blir opprettet en egen komite med et rimeleg wienerbrødbudsjett som kan utforme et anbud for at noen eksterne konsulenter kan utrede alternative kategorier, etablerte og nye, for denne tidsrapporteringen. Jeg håper at Boye kan tenke seg å enten delta i komiteen - dersom komiteen trenger vitenskapelig ansatte, men det spørs om ikke det bare skaper unødig plunder.... Eller kan Boye i det minste tenke seg å levere inn et anbud?

Med vennlig og tilbørlig lojal hilsen

Andreas Føllesdal

Andreas Føllesdal - 7. jan. 2010 10:02

Tusen takk, Erik!

Endelig et forslag som helt klart vil lønne seg hvis det gjennomføres. Mens vi venter på konklusjonen til det nasjonale utvalget som skal finne ut om forskning lønner seg, kan vi utvilsomt etablere en lønnsom praksis for tidsregistrering. Dette vil også ha den gunstige bi-effekt at man kan samtale om et viktig tema på tvers av fakultetsgrensene, og ordningen vil dermed virke sammensveisende på de ansatte ved UiO.

Jeg har en kollega i Italia som har akkumulert nesten to år overtid i kortet sitt i løpet av en god del års arbeid. Denne overtiden får han dessverre ikke avspasert eller betalt, fordi det ikke er dokumentert godt nok i 15 minutters bolker hva som har resultert i hans utvidete nærvær på arbeidsplassen. Her må man være føre var og kreve at registreringen blir tilstrekkelig detaljert!

Kristian Prydz - 8. jan. 2010 16:54
Legg til kommentar

Logg inn for å kommentere

Ikke UiO- eller Feide-bruker?
Opprett en WebID-bruker for å kommentere