Før det virkelig smeller

Klokken halv tolv går brannalarmen i Georg Sverdrups hus. Ansatte og studenter strømmer ut på Frederikkeplassen, mange med røyk-, kutt- og brannskader. Vakt- og alarmsentralen varsler nødetatene, som raskt er på pletten.

Ca. kl. 11.50 blir universitetets beredskapsrådgiver Mehrbod Nasseri varslet om hendelsen, og få minutter senere er universitetets sentrale beredskapsledelse samlet på et møterom i Lucy Smiths hus på Blindern.

I BEREDSKAPSROMMET: Beredskapsledelsen får føle på hvordan det er å ta beslutninger i en situasjon preget av usikkerhet og kaos.

Kaotisk situasjon

Heldigvis dreier det seg denne gangen om en øvelse, men øvelsen er utformet for å ligne mest mulig på en reell situasjon. Lederen for UiOs sentrale beredskapsgruppe, universitetsdirektør Gunn-Elin Aa. Bjørneboe, og fungerende operativ beredskapsleder Britt Amundsen Hoel vet at utgangspunktet er en hendelse i Georg Sverdrups hus. Utover dette vet de og de andre medlemmene i UiOs sentrale beredskapsledelse ingenting om hva som skal skje.

Når gruppen ankommer beredskapsrommet, er situasjonen kaotisk. Vakt- og alarmsentralen orienterer om flere skadde personer inne i bygningen, kanskje også omkomne. Brannen som startet i et møterom, har spredt seg til studentkantina og til utstillingslokalene i Galleri Sverdrup. I samarbeid med politiet sperrer Vakt- og alarmsentralen av Frederikkeplassen for å lette arbeidet for nødetatene og holde skuelystne borte. Mediene er på banen. Dreier det seg om en terroraksjon? Hvor mange er omkommet?

SKUESPILLERNE: I naborommet sitter spillstaben som har fått i oppgave å representere omverdenen. Fra venstre Steinar Hafto Myre, Kolbjørn Talle, Stig Rune Backsæther og Knut Arne Elgesem Tønnesen.

Skuespillerne

I naborommet er spenningen like intens. Her sitter spillstaben som har fått i oppgave å representere omverdenen. Leder for Vakt- og alarmsentralen, Stig Rune Backsæther og hans kollega Knut Arne Elgesem Tønnesen spiller i hovedsak seg selv. Via telefon og det nyinnkjøpte beredskapssystemet CIM kommuniserer de fortløpende med beredskapsledelsen.

Informasjonsrådgiver Steinar Hafto Myre har fått rollen som pågående journalist og representerer i det ene øyeblikket VG, i det neste Dagbladet, NRK eller Aftenposten. Også Uniforum er med på å øke pressetrykket.

Sjef for bedriftshelsetjenesten, Kolbjørn Talle representerer helsemyndighetene, men stepper også inn i andre roller når det trengs. Overbibliotekar Halvor Kongshavn veksler mellom å spille en lettere sjokkskadet versjon av seg selv og en fortvilet pårørende. En konsulent fra sikkerhetsselskapet Falk Nutec hjelper også til.

Spillstaben kjenner, i motsetning til beredskapsledelsen, handlingsforløpet. Usikkerhetsmomentene ligger i hva beredskapsledelsen vil komme til å foreta seg. På et tidlig tidspunkt beslutter denne at hele universitetet skal evakueres. Det dreier seg om rundt 30 000 mennesker. Et pårørendesenter blir etablert i Lucy Smiths hus, en bygning som i utgangspunktet er blitt evakuert. Senteret blir senere flyttet til Ullevål sykehushotell.

OBSERVATØRER: Rundt tjue representanter fra fakultetene følger øvelsen via storskjerm, blant disse HMS-koordinatorer, verneombud og medlemmer i lokale beredskapsledelser. IT-direktør Lars Oftedal (til venstre) leder observatørkorpset.

Observatørene

I et tredje rom sitter rundt tjue observatører fra fakultetene og følger alt som skjer i beredskapsrommet på en storskjerm.

I en krisesituasjon skal beredskapsledelsen sørge for best mulig samvirke mellom UiO og eksterne aktører som politi og helsevesen og sørge for at disse får gode arbeidsforhold. I hvilken grad blir disse oppgavene ivaretatt? Hvordan fungerer samarbeidet i gruppen? Hvordan er ansvarsfordelingen med den lokale beredskapsledelsen i Georg Sverdrups hus? Fordi det dreier seg om en hendelse i Georg Sverdrups hus er også den lokale beredskapsledelsen ved Universitetsbiblioteket på plass i beredskapsrommet.

Hvordan håndterer beredskapsledelsen pressen og de pårørende? er også spørsmål observatørene skal vurdere.

Gjerningsmannen er tidligere ansatt

Rundt klokken halv ett får øvelsen plutselig en ny vending. Vakt- og alarmsentralen varsler om en facebookside der en tidligere ansatt truer med en eksplosjon. Det dreier seg om Peder Aas, en tidligere førsteamanuensis ved Institutt for statsvitenskap som har hatt en langvarig og opprivende konflikt med universitetet. Det blir senere bekreftet at den antatte gjerningsmannen er blant de omkomne. Situasjonen er under kontroll, og det er ikke fare for flere eksplosjoner.

Øvelsen avsluttes med en pressekonferanse hvor journalistene i spillstaben får møte beredskapsledelsen ansikt til ansikt. Alle spørsmål om gjerningsmannen henvises til politiet. Universitetsdirektøren ønsker heller ikke å svare på spørsmål om tap av materielle verdier, men ber om forståelse for at første prioritet i denne fasen er menneskers liv og helse.

Realistisk scenario

– Vi fikk føle på hvordan det er å ta beslutninger i en situasjon preget av usikkerhet og kaos, kommenterer universitetsdirektøren etter øvelsen. Hun understreker at sikkerhet og beredskap er et lederansvar på alle nivåer.

– Hensikten med øvelser er å avdekke mangler i beredskapsplanen og områder vi må bli bedre på. Det handler også om å bli kjent innad i beredskapsgruppen og å øve på å takle stress, påpeker hun.

– Øvelsen gav oss også en mulighet til å teste ut vårt nye styringssystem for sikkerhet og beredskap, CIM, legger hun til. Dette er et web-basert datasystem som skal brukes til loggføring, informasjonsbearbeiding og varsling i en krisesituasjon.

Mangler pårørendesenter

Evalueringen er ikke avsluttet, men noen læringspunkter er allerede trukket ut.

– Vi bør styrke beredskapen i forhold til håndtering av pårørende. Vi må også tenke nøye gjennom hva slags ressurser vi trenger om vi skal evakuere campus, konstaterer Bjørneboe.

Hun beskriver samarbeidet og rollefordelingen i gruppen som god og i tråd med prinsippet om at den som har ansvaret for et område i en ordinær situasjon, også skal ha ansvaret for området i en krisesituasjon. Universitetsdirektøren berømmer også medlemmene i beredskapsgruppen for å ha lyktes i å holde hodet kaldt.

– Kriseledelse handler om å ta riktige beslutninger under press. Det er viktig å sikre at man har et best mulig beslutningsgrunnlag før man tar en avgjørelse, understreker hun.

Også i møtet med pressen lyktes beredskapsgruppen i å beholde roen, ifølge universitetsdirektøren.

– Det er viktig ikke å kommentere hendelser eller gå ut med informasjon før vi har fått bekreftet fakta. Vi lot oss ikke lokke til å begynne å spekulere.

Viktig å øve

Fungerende operativ beredskapsleder Britt Amundsen Hoel understreker betydningen av beredskapsøvelser. Undersøkelser viser at mens noen instinktivt vil handle riktig i en krisesituasjon, takler andre slike situasjoner svært dårlig. Felles for de fleste av oss er imidlertid at vi vil gjøre de riktige tingene med litt trening.

– Alle blir stressa i en krisesituasjon, men har vi øvd på forhånd, håndterer vi kriser bedre, slår hun fast.