Kommentarar på UiO innfører nytt epost- og kalenderverktøy 2013-05-23T09:31:04+02:00https://www.uniforum.uio.no/nyheter/2013/05/uio-innforer-nytt-epost-og-kalendersystem.html?vrtx=comments-feedjonassm om «UiO innfører nytt epost- og kalenderverktøy»https://www.uniforum.uio.no/nyheter/2013/05/uio-innforer-nytt-epost-og-kalendersystem.html#comment-6549jonassm2014-06-25T00:27:21+02:002014-06-25T00:27:21+02:00<p></p><p>De eneste ansatte som tjener på et nytt system er administrative ansatte. USITs egen undersøkelse viste jo at vitenskapelig ansatte og studenter knapt benyttet seg av hverken kalender eller rombestilling.</p><p></p>Martin Steffen om «UiO innfører nytt epost- og kalenderverktøy»https://www.uniforum.uio.no/nyheter/2013/05/uio-innforer-nytt-epost-og-kalendersystem.html#comment-6533Martin Steffenhttps://www.uniforum.uio.no/?uid=msteffen&vrtx=person-view&lang=nn2013-05-29T09:54:33+02:002013-05-29T09:54:33+02:00<p></p><p>The interview argues that room reservation+email+calender is 1) the thing that users most want, 2) is the most important IT measure to improve efficiency of everyone and 3) (assuming one accept point 1 and 2, the chosen route solves that.</p><p></p><p> </p><p></p><p>In this comment, I choose not to argue against 1) or 2) other other aspects one may raise, I want to point out, however, in connection with 3 (``we have the solution'') what the NIKE sluttreport says about the room-reservation-crisis and it's solution, I quote:</p><p></p><p> </p><p></p><p>``Exchange, som de andre løsningene, krever en integrasjon mot Syllabus for å kunne reservere rom som brukes til undervisning. Vi har ikke testet eller gått i dybden på integrasjon mot Syllabus.''</p><p></p><p> </p><p></p><p>(page 14, from USIT's own sluttrapport, so it's not an initial testing-the-waters. Some of the evaluations of USIT are available at http://www.usit.uio.no/prosjekter/nike/, they are parlty more nøktern than the ``wait and see how your hverdagsliv be simplified''). </p><p></p><p> </p><p></p><p>Martin</p><p></p><p> </p><p></p><p> </p><p></p><p> </p><p></p><p> </p><p></p>timdu om «UiO innfører nytt epost- og kalenderverktøy»https://www.uniforum.uio.no/nyheter/2013/05/uio-innforer-nytt-epost-og-kalendersystem.html#comment-6534timdu2013-05-27T14:13:44+02:002013-05-27T14:13:44+02:00<p></p><p>Det å nevne "Microsoft" og "enklare" i samme setning viser iallfall god humor!</p><p></p>Jan Engh om «UiO innfører nytt epost- og kalenderverktøy»https://www.uniforum.uio.no/nyheter/2013/05/uio-innforer-nytt-epost-og-kalendersystem.html#comment-6555Jan Enghhttps://www.uniforum.uio.no/?uid=janengh&vrtx=person-view&lang=nn2013-05-25T11:10:52+02:002013-05-25T11:10:52+02:00<p></p><p>Andre og meget godt kvalifiserte UiO-ansatte har sagt og skrevet viktige ting om de tekniske og politiske sidene ved å innføre Outlook og Exchange. Se “ UiO må ha kontroll over sitt eget epostsystem” under ’Leserbrev’. Noen burde også absolutt se på den saksgangen som ligger bak beslutningen om å innføre Outlook og Exchange. Men jeg vil ta opp den sosiale sida ved saka som jeg er ekspert på: Hva vil Outlook og Exchange bety i det daglige arbeidet mitt som menig ansatt ved UiO.</p><p></p><p>Det store argumentet for å innføre Outlook og Exchange er kalender og rombestilling, og i intervjuet med Oftedal og Wormnæs kan vi lese at hver av de 9000 ansatte ved UiO vil spare ett minutt om dagen på å bruke Outlook og Exchange, noe som vil gi UiO en gevinst på 150 arbeidstimer om dagen. Dette er sjølsagt tøv.</p><p></p><p>Alle UiO-ansatte bruker ikke kalender og rombestilling daglig. Og de vil helst ikke kaste bort tid på å gjøre det heller. Det er for eksempel veldig sjelden jeg trenger å bestille et rom, og kalenderen har jeg ingen interesse av. Det vil si: Som så mange andre greier jeg meg godt uten å bruke en masse tid på å legge inn data om min gjøren og laten hele tida. (I stedet gjør jeg jobben min.) Og slik går det godt an å arbeide på UiO. Noen trenger å bruke kalender. Lederne seg imellom, for eksempel. De flyr i møter med hverandre hele tida. Vi andre går stille og rolig til våre faste møter, og kommer ellers når vi får en e-post. Veldig greit og ubyråkratisk. Og det siste er et nøkkelord: En kan ikke både bruke effektivisering av arbeidet - for alle - som argument for innføring av Outlook og Exchange, samtidig som en vil tvinge folk til å bruke en mengde tid og krefter på å fylle Outlook med innhold det stort sett ikke er bruk for. Særlig ikke når en for et par år siden tvang på oss SAP og “HR-portalen”. Spora skremmer.</p><p></p><p>SAP gjorde det sikkert lettere for noen i den andre enden å ordne opp med reiseregningene, mens vi andre - som reiser så lite som mulig, men fortsatt gjør jobben vår - må leve med et system som krever mer tid per dag av oss alle enn det de påstår Outlook og Exchange vil spare for noen forholdsvis få. (Til dere som underviser: Vi som ikke underviser, er nødt til å gjøre rede for når vi kommer og går i den mildt sagt tungvinte “HR-portalen”. Dere slipper.) Med SAP fikk vi et system som vi vel fortsatt må slite med i tillegg til Outlooks kalender - men der svært mange av oss føler at vi er nødt til å operere med et eget skyggeregnskap på regneark (der vi ser i samme sekund hvordan det ligger an med fleksiregnskapet) eller på papir! Det er både praktisk og nødvendig. Praktisk, fordi vi samler opp og fyller ut portalen en gang imellom. Slik sparer vi blant annet tid for UiO. Nødvendig, fordi SAP fortsatt ikke har kategorier for det arbeidet mange av oss faktisk gjør på UiO, og trenger å holde styr på. Grensesnittet vil jeg ikke engang snakke om … I det hele tatt: Ett tilfelle for Riksrevisjonen.</p><p></p><p>På en informatisk forholdsvis lekmann (men fagmann på andre områder) kan det virke som om UiOs ledelse vil at vi skal bruke dagen på administrere oss sjøl i stedet for å drive med det som er UiOs formål: forskning og forskningsbasert undervisning (med støttefunksjoner som bibliotek osv. som jeg representerer). Det som kan se vakkert ut fra toppen i den formelle organisasjonen (ett system for alt og for alle ved ett universitet osv), ser vi som arbeider på gølvet bare vil stelle til plunder og heft.</p><p></p><p>Men tilbake til Outlook og Exchange igjen. Jeg har en vag følelse av at jeg sjøl en gang har svart på uskyldige spørsmål fra USIT om hvordan jeg likte å måtte melde meg på flere steder for å gjøre ditt og datt, og jeg kan godt ha svart at det syntes jeg dårlig om. Men det betydde i så fall at jeg ikke ville bruke og ikke ville trenge kalender, system for rombestilling osv. Med et godt e-postopplegg (som vi har) greier vi å arbeide effektivt med uformelle løsninger. De formelle løsningene som en vil tvinge på oss, hindrer arbeidet. Hvis en mener noe med IHR, må en gjøre en helt annen vri. Min hverdag kommer ikke til å bli enklere med Microsoft Outlook og Exchange uansett hva Oftedal og Wormnæs måtte mene.</p><p></p><p> </p><p></p>