– Omorganiseringa gir ingen fleire direktørar enn i dag

I dag vil universitetsdirektør Gunn-Elin Aa. Bjørneboe presentera modellen for framtidas sentraladministrasjon for fagforeiningane på UiO. Så langt er dei berre usamde i kvar arbeidsgivarstøtte og HMS skal liggja i organisasjonskartet. Difor er det to alternative modellar i forslaget ho vil ta med til Universitetsstyret den 17. juni.

PÅ VEG UT: Prosjektleiar Ingar Pettersen er på veg ut av prosjekt Internt handlingsrom etter at det no er i ferd med å bli avslutta. Universitetsdirektør Gunn-Elin Aa. Bjørneboe lovar at omorganiseringa i administrasjonen ikkje skal gi fleire direktørar. (Arkivfoto)

Foto: Ola Sæther

Sentraladministrasjonen vil om kort tid få både ei ansiktsløfting og ein ny kropp om Universitetsstyret vedtar framlegget frå universitetsdirektør Gunn-Elin Aa. Bjørneboe.

Dagens avdelingar;  Økonomi- og planavdelinga, Studieavdelinga, Forskingsadministrativ avdeling, Organisasjons- og personalavdelinga og Kommunikasjonsavdelinga vil slutta å eksistera og gå inn i eit heilt nytt organisasjonskart. Eigedomsavdelinga, tidlegare Teknisk avdeling og USIT vil halda fram, men har allereie gjort eller er ferd med å gjera interne omorganiseringar. Kort fortalt vil dei som skal finna fram i Sentraladministrasjonen etter omorganiseringa, finna fylgjande modell for arbeidsflyten i UiOs administrative hovudkvarter.

 

Leiarstøtte:

Eininga skal i hovudsak utarbeida overordna strategi og politikk og driva analysearbeid for universitetsleiinga innanfor forsking, utdanning, internasjonalisering og kommunikasjon. Også innanfor område som personalpolitikk, infrastruktur, verksemds- og økonomistyring og eigarskap til datasystem skal dei gi råd. Truleg vil 20 personar frå dei tidlegare fagavdelingane jobba med dette.

Fellestenesta:

Eininga skal arbeida med økonomitenester, lønn, rekneskap, innkjøp og systemadministrasjon. Arbeidsoppgåvene blir ofte utførte ved hjelp av store og tunge dataverktøy.  Tilsette frå Lønningsseksjonen (OPA), Rekneskapsseksjonen (ØPA) og Innkjøpsseksjonen (ØPA) skal jobba der. Til saman vil eininga ha rundt 120 tilsette.

Fagstøtte:

Dette blir ei eining som skal setjast saman av dei som i dag arbeider med drift og forvalting i Studieavdelinga, Forskingsadministrativ avdeling og Kommunikasjonsavdelinga. Dei skal yta tenester til fakulteta i administrativ drift og utvikling av forsking, undervisning og formidling. Dei skal også tilby tenester til studentar og utdanningssøkjarar. Innanfor eininga vil det vera seksjonar for kommunikasjonsstøtte og studieinformasjon, arrangement og eksterne relasjonar, internasjonale avtalar og forskingsstøtte, forvalting av utdanningsporteføljen, opptak og tilrettelegging og fagadministrative datasystem. Kompetanseutvikling vil skje som eit prosjekt på tvers av seksjonane. 135 tilsette vil få sin daglege arbeidsplass i denne eininga.

Arbeidsgjevarstøtte/Helse-, miljø- og sikring (HMS)

På dette området er universitetsleiinga og fagforeiningane ueinige om plasseringa av eininga. Universitetsdirektøren vil gjerne ha plassert eininga på linje med leiinga fordi den i hovudsak skal støtta UiO-leiinga i utøvinga av arbeidsgjevarrolla si. Alternativet som fagforeiningane går inn for, er å leggja arbeidsgjevarstøtte på same linje som fellestenesta og fagstøtta. Då skal den i hovudsak vera retta mot brukarane på fakulteta, institutta og andre lokalmiljø. Eininga vil ha mellom åtte og ti årsverk.

Intern administrasjon

Denne eininga skal ha som hovudoppgåve å bistå i den interne drifta av sentraladministrasjonen. Eit budsjett for sentraladministrativ verksemd på 900 millionar kroner, når me inkluderer USIT og Eigedomsavdelinga, blir det denne eininga som skal fylgja opp og kontrollera. Det blir difor foreslått at eininga blir organisert som ei sjølvstendig eining med likt samband til alle dei einingane den skal arbeida for innanfor sentraladministrasjonen. Den skal også jobba tett med universitetsdirektøren. I dag går mellom 12 og 14 årsverk med til slike arbeidsoppgåver. Det blir vurdert å få til tettare integrering av liknande tenester i Eigedomsavdelinga og seinare ved USIT.

 

Eining for bedriftshelseteneste (BHT)

Det er enno ikkje avgjort kvar Eining for bedriftshelseteneste (BHT) skal leggjast. I dag har den sju årsverk. Universitetsdirektøren rår difor til at plasseringa blir bestemt når alle dei andre endringane i sentraladministrasjonen er på plass.

 

– Ingen fleire direktørar enn i dag

Universitetsdirektør Gunn-Elin Aa. Bjørneboe er overtydd om at dette vil bli ein god organisasjonsmodell.

– Dette vil gi ein meir effektiv organisasjon og også oppfylla målet om at avgjerdene skal takast nærast mogleg dei det handlar om. Kort fortalt blir det meir konsentrasjon rundt kjerneoppgåvene til UiO, altså forsking og utdanning, seier universitetsdirektør Gunn-Elin Aa. Bjørneboe. Ho er overtydd om at omorganiseringa i Sentraladministrasjonen ikkje vil føra til ei ny topptung leiing av universitetet.

 

– Det blir i alle fall ikkje fleire direktørar enn i dag, lovar universitetsdirektøren. – Den viktigaste endringa for dei tilsette, er at nokre av dei vil få ein annan sjef enn i dag. Alle vil få meiningsfulle og viktige oppgåver også i framtida. Ingen vil heller mista jobben, garanterer ho. Samtidig har ho forståing for at mange synest det er tøft å halda fram med å gjera dei same tinga som før, trass i at den faste budsjettramma til Sentraladministrasjonen skal bli 50 millionar kroner lågare enn i dag. – Eg er svært takksam for at dei likevel held fram med arbeidet med prosjekt Internt handlingsrom, slik at Universitetsstyret får eit best mogleg grunnlag før dei skal ta ei endeleg avgjerd om korleis den endelege modellen blir den 17. juni, seier Bjørneboe.

Sjølv om det den siste tida har vore mest diskusjon om omorganiseringa i Sentraladministrasjonen, meiner ho at det er viktig å vera merksam på at Internt handlingsrom handlar om mykje meir enn det.

 

– Datasystema snakkar saman

– Tilbakemeldingane eg fekk var at dei tilsette ville ha dataverktøy som snakka saman og gjorde arbeidsdagen enklare og meir effektiv. Dei ville også ha digitalisering av eksamenar og eit eige dataverktøy som kunna handtera ekstern finansiering av forsking på ein betre måte.Tre år etter at me sette i gang prosjektet, synest eg me har klart å oppfylla fleire av desse måla. Tilbakemeldingar frå fakulteta tyder også på at me er i ferd med å lykkast med endringsarbeida.

– Har du nokre gode døme på det?

– Før måtte ein nytilsett gå og venta i opptil tre månader før vedkomande blei registrert slik at han eller ho kunne bruka datamaskin og få overført alle data til lønningsseksjonen. I dag tar ikkje dette meir enn eit par dagar. Grunnen er at dei administrative datasystema no snakkar saman, slår ho fast.

 

Bjørneboe viser også til at UiO har fått betre styringsrapportar for eksternt finansierte forskingsprosjekt. – Dermed kan forskaren få betre oversyn over kor mykje pengar han/ho får frå EU eller Forskingsrådet, kor mykje vedkomande har brukt og kor mykje som er igjen på kontoen. Når det gjeld digitalisering av eksamen, er både Det juridiske fakultetet og Det medisinske fakultetet komne godt i gang med det. Innføringa av eit felles epost- og kalendersystem er også eit resultat av prosjekt Internt handlingsrom, peikar ho på.

Den 17. juni vil Universitetsstyret få forslaget til den endelege organiseringa av Sentraladministrasjonen på sitt bord, før dei gjer endeleg vedtak i saka.

– Me vil straks gå i gang med å tilsetja leiarar for dei nye einingane. Håpet er å få leiarkabalen på plass før sommarferien. Seinare blir det bestemt kva einingar dei andre skal jobba for, seier Bjørneboe.

Etter den 17. juni vil også sekretariatet for Internt handlingsrom ha gjort jobben sin, prosjektleiar Ingar Pettersen skal slutta og dei andre vil gå tilbake til sine tidlegare arbeidsoppgåver, opplyser universitetsdirektøren til Uniforum.

Les om heile forslaget til ny organisasjonsmodell for Sentraladministrasjonen

Emneord: Arbeidsforhold, Universitetspolitikk, IHR Av Martin Toft
Publisert 29. mai 2013 23:39 - Sist endra 30. mai 2013 10:41
Legg til kommentar

Logg inn for å kommentere

Ikkje UiO- eller Feide-brukar?
Opprett ein WebID-brukar for å kommentere