Vil senke terskelen for videomøter

UiOs utstyr til videomøter er ofte ledig. Grønt UiO har ansatt to studenter for å hjelpe folk i gang.

STORT POTENSIAL: I dette rommet i Georg Sverdrups hus kan UiOs studenter og ansatte se og snakke med mennesker i hele verden. Her er Erik Pope, Ida Braaten og Jorulf Brøvig Silde i Grønt UiO i møte med Magnus Hovland og Tore Jørgensen på USIT.

Foto: Ola Sæther

– Vi er opptatt av å gi personlig oppfølging. Det kan være overveldende første gangen, sier studentmedarbeider Ida Braaten i Grønt UiO.

Sammen med student Erik Pope er hun engasjert av Grønt UiO for å senke UiO-ansattes terskel for å ta i bruk såkalte videomøter.

UiO har nærmere 20 rom med spesialutstyr for videomøter. Noen er store auditorier, andre små møterom. Her kan UiOs ansatte og studenter møte mennesker som sitter et helt annet sted i landet eller verden, til møter, jobbintervjuer eller forelesninger.

Tror det er vanskelig

Utstyret er imidlertid lite i bruk.

– Utstyret her i Georg Sverdrups hus brukes kanskje to ganger i måneden, sier Braaten.

Videomøter på UiO

* Ansatte på UiO har flere alternativer å velge mellom om de ønsker å gjennomføre et videomøte: Bruk av spesialutstyr i egne videomøterom, Skype fra kontor-PC, bærbar PC eller smarttelefon eller Adobe Connect fra kontor-PC, bærbar PC eller smarttelefon.

* UiO har nærmere 20 videomøterom som kan brukes til overføring av forelesninger, jobbintervjuer og møter. Noen er store auditorier, andre små møterom. Flere av disse er tilgjengelige for alle ansatte, uavhengig av arbeidssted.

* Utstyret er lite kjent og lite i bruk.

* Les mer under IT-tjenester på UiOs nettsider og på Grønt UiOs blogg.

– Hvorfor er det sånn?

– Vi må nok dele på skylden. Mulighetene for videomøter har vært lite promotert fra UiOs side, og i tillegg er det nok flere som tror det er mer krevende å bruke utstyret enn det er, antar hun.

– Vi må vel innrømme at det kan være vanskelig den første gangen, skyter Pope inn. Men her kan altså de to studentene være behjelpelige med veiledning. En forutsetning er det selvsagt også at mottakersiden har tilsvarende utstyr, og er villige til å bruke det.

Askesky gjorde flere interessert

Braaten og Pope driver i dag med oppsøkende virksomhet for å øke bruken av videomøter. Men noen ganger går det helt av seg selv. Når det å reise med fly ikke er et alternativ, kan det skje at folk ser seg om etter andre løsninger.

– I forbindelse med vulkanutbruddet på Island i 2010 var det flere som tok kontakt med USIT og forhørte seg om mulighetene for videooverføring av møter, forteller de to.

– Uformell stemning

Det er Grønt UiO som har fått i oppgave å utbre bruken av videomøter. Men her kan det være gevinster å hente, også for den som ikke lar seg overbevise av miljøargumentasjon.

– Man kan også spare tid og penger og øke mulighetene for samarbeid internasjonalt og mot andre institusjoner og bedrifter i Norge, reklamerer Braaten.

– Hva med den uformelle sosialiseringen på en konferanse eller et møte? Den er vel også verdifull?

– Vi vil ikke at folk skal slutte helt å reise ut og representere UiO. Men det er helt sikkert også mange reiser som kunne vært unngått, sier Braaten.

Pope er enig: – I samarbeidsprosjekter er det gjerne viktig at partene møtes personlig i starten, men etter hvert kan det være like greit å ta rutinemøtene som videomøte. Det kan forresten være ganske uformell stemning, med både tøysing og vitsing på et videomøte også, sier han.

Økt samarbeid utad

Ifølge Grønt UiOs beregninger kan universitetet spare 22 millioner kroner over en tiårsperiode, dersom antallet flyreiser og tilhørende hotellovernattinger reduseres med fem prosent.

Men det er et uttalt mål at bruken av videomøter skal ta seg opp også der de ikke erstatter en flyreise. Kanskje vil bare ett av tre møter erstatte en reise. For planen er altså at økt tilgang til utstyr og en lavere terskel for å ta det i bruk, skal øke samarbeidet med verden utenfor universitetet.

Et eksempel på et prosjekt av denne typen som er på gang, er et samarbeid mellom HF-fakultetet på UiO og universitetet i Texas. Meningen er at universitetene skal undervise hverandres studenter i sanskrit og arabisk, forteller Pope. Ved Det odontologiske fakultet er de allerede i gang med å undervise tannleger i distriktene via et eget videomøterom.

Må lese bruksanvisningen

Uniforum er tilskuer når Braaten og Pope sammen med Grønt UiO-leder Jorulf Brøvig Silde gjennomfører et planleggingsmøte med prosjektets tekniske støttespillere ved USIT. De tre fra Grønt UiO sitter i Georg Sverdrups hus, mens Magnus Hovland og Tore Jørgensen sitter på USIT. Pope forteller om en ansatt ved et fakultet, som hadde store problemer da han skulle gjennomføre et videomøte med mange personer.

– Det er viktig at vi legger ting til rette, så det blir så enkelt som mulig å bruke utstyret, sier Silde til de andre.

– Skal vi reklamere med at utstyret er lett å bruke, må det være det, understreker han. De andre er enige, samtidig som de også konstaterer at det må forventes av brukerne at de setter seg inn i brukerveiledningen i god tid før videomøtet starter.

 

 

Emneord: Internasjonalisering, Innovasjon Av Helene Lindqvist
Publisert 14. feb. 2013 15:22 - Sist endret 14. feb. 2013 15:51

Trolig er det mange som ønsker å bruke videokonferanser, men spørsmålet er om UiO har så mye velegnet utstyr som det gis inntrykk av i artikkelen. For eksempel er rommet i Georg Sverdrups hus, som ofte står tomt, ikke et videomøterom, men et klasserom med videooverføring. Det fungerer etter min erfaring veldig dårlig som møterom. Man kan heller ikke være sikker på å få tilgang til rommet når man har bestilt det, da man er avhengig av at teknisk personale kommer og låser opp i tide, noe som ikke alltid skjer. Jeg har derfor funnet ut at skype fra eget kontor - eller hjemmefra - er vel så bra.

 

Ingerid Straume - 20. feb. 2013 20:15

Hei og takk for tilbakemelding. Det er slike ting vi gjerne vil vite hva dere synes om. Det er riktig at rommet i Georg Sverdrups hus i utgangspunktet er tenkt å fungere som et klasserom, men det kan også brukes som et møterom og da gjerne for møter i litt større skala. At det ikke alltid blir låst opp er selvfølgelig svært uheldig.

idabraa - 22. feb. 2013 10:36
Legg til kommentar

Logg inn for å kommentere

Ikke UiO- eller Feide-bruker?
Opprett en WebID-bruker for å kommentere