UiOs datasystem skal få klarare kommandolinjer

Universitetsstyret slutta seg samrøystes til forslaget om nyorganisering av dei administrative IT-systema, då saka var oppe på møtet 27. januar. Forslaget inneber mellom anna  ei nivåinndeling av ulike IT-funksjonar avhengig av kor viktige dei er for drifta av Universitetet i Oslo.

Lite brukarvennlege

Den viktigaste grunngjevinga plangruppa har for å få gjort noko med dei administrative IT-systema, er at dei tilsette opplever at mange av tenestene er lite brukarvennlege. Det blir også vist til at nye tenester og løysingar blir innførte usystematisk og lite planlagt. Dessutan peikar gruppa på at det berre svært sjeldan går an å spora opp avgjerder som har å gjera med dei administrative IT-systema.

Og sjølvpiskinga held fram i saksdokumentet. Der står det svart på kvitt at tiltak blir gjennomførte utan at konsekvensar for andre tenester eller systema er klarlagde og tatt omsyn til. Klart definerte mål for den framtidige bruken og utviklinga av administrative IT-system, manglar også. Andre ting som blir trekte fram, er mangelfull klargjering av roller, ansvar og avgjerdsmakt knytte til oppgåver og vedtak i dei ulike fasane i livsløpet til eit datasystem. Plangruppa konstaterer også at Universitetet i Oslos organisasjon ikkje har endra seg i takt med innføring av nye system og arbeidsprosessar. Plangruppa meiner UiO i framtida bør ta konsekvensen av dette.

Systemeigarskapen skal bli klarare

Den foreslår difor at det blir etablert ein eintydig definert systemeigarskap. Det handlar om roller med tilhøyrande ansvar, prosedyrar og avgjerdsmakt i alle fasar av IT-systemet si levetid. Det skal dessutan etablerast eit klart ansvars- og avgjerdskart som skal definera arbeidsoppgåver, ansvarsforhold og avgjerdspunkt. Ei strategisk koordineringsgruppe skal også etablerast. Den viktigaste oppgåva for den gruppa blir å ta vare på alt som har å gjera med den administrative IT-verksemda til UiO. Sist, men ikkje minst, skal det etablerast ein rådgivings- og sekretariatsfunksjon. Organisatorisk skal denne funksjonen leggjast til USIT (Universitetets senter for informasjonsteknologi), men i faglege spørsmål skal den rapportera direkte til koordineringsgruppa, som den også skal vera ansvarleg overfor.

Tre ulike nivå av IT-system

Plangruppa foreslår at dei administrative IT-systema skal kategoriserast etter kor viktige dei er og kor mange brukarar dei har. Eit datasystem som ligg på det aller høgaste nivået skal ha dei aller strengaste forvaltingsprosedyrane, medan dei systema som hamnar på nivå 2 og nivå 3, skal handsamast etter mindre omfattande rutinar.

Innanfor nivå 1 vil ein finna tunge system som er dyre både i innkjøp og i drift. Dei må også vera verksemdskritiske og vera i bruk hos mange einingar. Dei skal også ha eit grensesnitt mot andre system. Døme på dette er Oracle eBusiness Suite (hovudbok, reskonto og anleggsrekneskap), SAP (lønn/personal), Basware (faktura), Basware (innkjøp), FS (Felles studentsystem), SO (Samordna opptak og CRistin (forskingsadministrativt system).

Dei systema som vil koma i nivå 2, skal ha mange brukarar og vera verksemdskritiske eller kritiske. Døme på slike system er Syllabus (timeplanlegging), Datavarehus, Kuben, Buddy og Corporator (analyse-, budsjett- og verksemdsstyring, ePhorte (sak/arkiv), eValg (elektronisk val) og e-post/kalender med meir.

Kjenneteikna på dei som hamnar i nivå 3, er at dei har eit avgrensa tal brukarar og dei er ikkje kritiske for verksemda på UiO. To døme på dette er EasyCruit (rekruttering) og Aura (undervisningsadministrasjon).

I høyringsfråsegnene frå dei ulike einingane er det Det matematisk-naturvitskaplege fakultetet som er mest kritisk. Fakultetet er ikkje einig i at systemeigarskapen bør knytast til kvar einskild fagdirektør. Det foreslår at alle typar systemeigarskap blir lagde til USIT, medan fagdirektørane  skal få ha prosesseigarskapen. Samtidig går Økonomi- og planavdelinga i Sentraladministrasjonen imot at USIT skal ha rådgivings- og sekretariatsfunksjonen for plangruppa for administrativ IT.

Alle framlegga til plangruppa blei likevel samrøystes vedtekne av Universitetsstyret fredag 27. januar.

Les heile saklista med saksdokumenta her.