Frontar kampen mot dobbeltarbeid

Universitetsdirektør Gunn-Elin Aa. Bjørneboe vil dra på turné til både institutt og fakultet for å få gode innspel til korleis UiO kan arbeida smartare. – Eg er viss på at det finst mange gode idear på grunnplanet, seier ho.

IDÈJAKT: Universitetsdirektør Gunn- Elin Aa. Bjørneboe vil ha innspel og gode idear om korleis UiO kan driva det administrative arbeidet på ein betre måte.

Foto: Ola Sæther

I byrjinga av februar vil universitetsdirektør Gunn-Elin Aa. Bjørneboe besøkja så mange einingar som mogleg på universitetet for å få gode innspel i arbeidet med å skapa eit internt handlingsrom, gjennom å kartleggja kva som kan gjerast annleis.

– Då håpar me å finna ut til dømes korleis det vil vera mogleg å skriva færre rapportar for at me skal kunna konsentrera oss om hovudoppgåvene våre. Målet er at me skal klara å frigjera mellom 10 og 30 prosent av ressursane som i dag går til administrasjon, slik at me kan bruka dei på forsking og utdanning, som jo er kjerneverksemdene våre. Eg kan likevel garantera at ingen mister jobben som ein konsekvens av dette arbeidet, seier Bjørneboe til Uniforum.

Skal bli betre kjent

Prosjektet blei lansert av universitetsleiinga i haust og fekk då det offisielle namnet ”Internt handlingsrom – administrativ utvikling ved UiO”. No skal prosjektet bli endå betre kjent for dei UiO-tilsette.

– Difor foreslår eg at det blir skipa til møte som eg kan delta på når eg tar turen til dei aktuelle einingane. Det viser at universitetsleiinga er klar over at det ikkje er her i 9. etasje i Lucy Smiths hus me kjenner best kvar skoen trykkjer, men derimot ute hos einingane, peikar ho på.

– Skal jobba på tvers

– Eit av forslaga som me allereie arbeider med er å få folk til å jobba på tvers med gode idear om korleis me kan unngå at altfor mange einingar gjer den same oppgåva fleire gonger. Difor vil me at fagdirektørar skal setja seg saman med dekanarog fakultetsdirektørar for at dei lettare skal sjå kva dei kan samarbeida betre om. Det kan vera mogleg at nokre ting kan gjerast betre gjennom å lata ei gruppe, som til dømes er ekspertar på forskingsadministrasjon, ta seg av all sakshandsaming på dette området, meiner ho.

Bjørneboe viser til korleis Økonomi- og planavdelinga har oppretta ei eiga budsjett- og rekneskapsgruppe som assisterer alle einingar på universitetet.

– No må me lyfta blikket og sjå korleis me kan gå inn og betra arbeidsprosessane. Det kan vera at me jobbar med oppgåver som ikkje lenger er naudsynte og som me kan velja bort, seier Bjørneboe.

IT-systema må snakka saman

Sjølv ser ho to hovudområde som det vil vera mogleg å gjera noko med.

– Det er mogleg å koordinera betre tingingar frå Sentraladministrasjonen til einingane. Og så kan me bli betre på IT-systema våre, slik at dei kan snakka saman. Eg appellerer til alle om å engasjera seg i dette arbeidet og delta i ein idédugnad, oppfordrar ho.

– Vil de også prøva å finna ut om det er for få personar som blir sette til å løysa viktige arbeidsoppgåver for UiO, og som dermed lett møter veggen?

– Det er klart at me også vil sjå på om me jobbar formålstenleg i dag.

Kommunikasjonsavdelinga vil også oppretta ei eiga nettside med stadig oppdatert informasjon om prosjektet. Dessutan er det oppretta ei e-postadresse der alle som vil kan senda inn gode idear til tiltak som kan gjera det administrative arbeidet betre.

– Prosjektsidene skal vera oppe og gå denne veka, lovar rådgjevar Bente Hennie Strandh, som får hovudansvaret for dei.

– For oss er det kjempeviktig at folk deltar og sender inn sine innspel og tankar om korleis det er mogleg å arbeida smartare på UiO, seier Strandh. Nettadressa finst her og e-postadressa er ihr-kontakt@admin.uio.no

Etter planen skal arbeidet med å kartlegginga vera klar sommaren 2011. Deretter skal ein tiltaksplan setjast i verk fram mot desember 2013.

Ressursgruppe

Universitetsstyret vedtok sist torsdag forslaget om å oppretta ei ressursgruppe som skal assistera universitetsdirektøren i dette arbeidet. Utanom universitetsdirektøren skal det sitja ein viserektor, ein dekan, ein fagdirektør, ein fakultetsdirektør, ein instituttleiar, to hovudtillitsvalde, to eksterne representantar, hovudverneombod og ein studentrepresentant i ressursgruppa. Fagforeiningane har allereie utnemnt NTL-leiar Ellen Dalen og Christer Wiik Aram frå Akademikarane til sine representantar i ressursgruppa.

– Burde vore styringsgruppe

Ellen Dalen er likevel ikkje heilt nøgd.

– Nei, eg hadde gjerne sett at denne ressursgruppa heller blei ei styringsgruppe i staden for ei gruppe som skal vera rådgjevande overfor universitetsleiinga. Ei styringsgruppe kunne hatt eit sjølvstendig mandat.

– Men kvifor vil du likevel vera med i ressursgruppa?

– Me må bruka alle sjansar me kan til å påverka retninga i dette omorganiseringsprosjektet, sjølv om medverknaden må takast ut på andre måtar, meiner ho.

 

Emneord: IHR, Arbeidsforhold, Personalbehandling/politikk, Universitetspolitikk Av Martin Toft
Publisert 17. jan. 2011 16:12 - Sist endra 22. mars 2013 12:35

Opptak til PhD-programmet og ansettelse som stipendiat bør skje i en og samme prosess.

For å redusere arbeidsmengden og for å få opp tempoet bør ansettelse som stipendiat og opptak til PhD-programmet være en prosess og ikke to som i dag. Nå risikerer man at en stipendiat først blir ansatt og så får avslag på opptaket til PhD-programmet etter en stund. Deretter kommer oppsigelsesbrevet i posten til den uheldige stipendiaten siden hun/han ikke har oppfylt kravet i ansettelseskontrakten om å bli tatt opp til doktorgradsprogrammet.  Dette har skjedd noen ganger på mat. nat. fakultetet.  De menneskelige omkostningene  er store. I tillegg har vi et unødvendig dobbeltbyråkrati ved å holde disse to prosessene adskilte.  

Frode Rise - 25. jan. 2011 08:46

Det krever vel at student/stipendiaten har en ferdig prosjektbeskrivelse og utarbeidet en plan for hele perioden når hun søker stillingen. Prekvalifisering skal forhindre at det ansettes noen som ikke er kvalifisert til utdanningen.

Elisabeth Aronsen - 3. mars 2011 18:12
Legg til kommentar

Logg inn for å kommentere

Ikkje UiO- eller Feide-brukar?
Opprett ein WebID-brukar for å kommentere