Lønnsslipp og reiserekning på same portal

I løpet av året skal alle dei tilsette på UiO knytast til ein elektronisk HR-portal. Dit får du lønnsslippen din, og der registrerer du sjølv både fråværsdagane og feriedagane dine.  Lise Charlotte Tviberg (t.v.) og Ruth Norseng har leidd prosjektet

HR-PORTAL: – Den tilsette får meir kontroll over eigne data i lønns- og personalsystemet i den nye HR-portalen, seier prosjektleiar Lise Charlotte Tviberg og rådgjevar Ruth Norseng.

Foto: Ola Sæther

– Formålet er å laga ei nettløysing som kan brukast til registrering og godkjenning av reiserekningar, utgiftsrefusjonar, men også for arbeidstid og fråvær. Målet er mellom anna å få til betre rutinar for oppfylging av sjukefråvær og refusjonskrav mot NAV, fortel prosjektleiar Lise Charlotte Tviberg og rådgjevar Ruth Norseng. Dei har leidd arbeidet med utrullinga av HR-portalen.

– Betre rutinar

Dei trur at dette kan føra til betre arbeidsprosessar.

– Det inneber at ein får ei betring av dei ulike rollene og at rutinane blir betre enn i dag. I dag blir tid og fråvær registrert fleire gonger i ulike system på nokre stader, medan andre stader ikkje registrerer noka form for slike data. Difor er det i dag manglande oversyn både for tilsette og leiarar. Dagens løysing ved UiO oppfyller heller ikkje lovpålagde forhold om fleksitid, utbetaling av overtid og rapportering til styresmaktene, seier Tviberg og Norseng.

I grunngjevinga for å innføra ein slik HR-portal ved UiO heiter det at slike opplysningar i dag blir registrerte i ulike system som fører til at rapporteringa blir vanskeleg og at den heller ikkje gir ”revisjonssporbarhet.”

– Meir kontroll over eigne data

– Det som er viktig er at i denne nettløysinga skal all naudsynt informasjon berre registrerast ein gong, og det skal gjerast av den tilsette sjølv, understrekar Tviberg og Norseng. Det ser begge to som ein stor fordel.

– Den tilsette får meir kontroll over eigne data i lønns- og personalsystemet. Ikkje berre lønnsslippar, men også reiserekningar heilt tilbake til 2006, kan arbeidstakaren finna via dette systemet, opplyser dei.

Den 10. mai skal heile Sentraladministrasjonen, Universitetsbiblioteket, Det teologiske fakultetet, Senter for utvikling og miljø og Senter for tverrfagleg kjønnsforsking ta i bruk den nye elektroniske HR-portalen. Det skal bli lettare for både arbeidstakaren og arbeidsgjevaren å vita kor mange feriedagar som er blitt tatt ut i løpet av året. Også informasjon om kor mange dagar ein arbeidstakar har vore borte på grunn av sjukt barn, kjem til å bli registrert i HR-portalen. Vanleg sjukefråvær skal du også leggja inn. Svangerskapspermisjonar, pappapermisjonar og andre velferdspermisjonar må du også registrera.

Elektronisk lønnsslipp

– Den største forandringa for alle er at lønnsslippen ikkje lenger vil koma i papirform, men berre liggja elektronisk på heimeområdet ditt på HR-portalen, fortel Tviberg og Norseng.

Det er faste opplysningar alle tilsette må rapportera om.

– Difor må alle tilsette gi oss melding og namn på alle barn til og med 12 år som dei har omsorg for, peikar Tviberg på.

I stor grad trur dei at HR-portalen kan letta skjemaarbeidet for dei tilsette.

– Reiserekninga er knytt direkte til Statens reiseregulativ. Med ein gong du legg inn rette data, vil systemet rekna ut kor mykje pengar du skal ha tilbake frå UiO.

– Og arbeidstidsskjemaet. Kva skjer med det?

– Dei teknisk-administrative tilsette som i dag har ført arbeidstida inn i eit fleksitidsskjema skal halda fram med å gjera det i denne HR-portalen. Dei vitskaplege tilsette skal ikkje gjera det, sidan dei har heilt andre arbeidsavtalar, understrekar Tviberg og Norseng.

For dei vitskaplege tilsette som anten er i ”særskilt uavhengige” stillingar eller i ”leiande stillingar” skal ein berre registrera eigenmelding ved sjukdom, sjuke barn og sjukemelding, velferdspermisjonar og ferie.

Det utdanningsvitskaplege fakultetet har vore pilot for HR-portalen.Kommunikasjonsavdelinga og Økonomi- og planavdelinga er også blitt med som dei første fagavdelingane i Sentraladministrasjonen. Planen er å knyta til alle einingane fortløpande fram til Det medisinske fakultetet blir med som den aller siste eininga frå 31. desember 2010.

– Omorganiseringa der har gjort det litt meir komplisert å få medisin tidleg med i dette systemet. Difor ventar me med dei til slutt, fortel Tviberg og Norseng.

Måndag 10. mai er det altså Senter for utvikling og miljø, Senter for tverrfagleg kjønnsforsking, Det teologiske fakultetet, Universitetsbiblioteket og resten av Sentraladministrasjonen som skal ta i bruk HR-portalen.

SAP-system

– Systemet er levert av SAP som også skal vedlikehalda det. Portalen er basert på statens regelverk, understrekar Tviberg og Norseng, som saman med ein person til har vore dei einaste som har jobba på heiltid med å få HR-portalen til å rulla og gå.

 

 



 

Emneord: Arbeidsforhold, Personalbehandling/politikk Av Martin Toft
Publisert 10. mai 2010 09:33 - Sist endra 10. mai 2010 09:49
Legg til kommentar

Logg inn for å kommentere

Ikkje UiO- eller Feide-brukar?
Opprett ein WebID-brukar for å kommentere