Avsluttar e-Sakprosjektet før tida

Prosjektet som arbeider for å gjera all saksgang ved UiO elektronisk avsluttar arbeidet sitt to og eit halvt år før planen. – Det er sjølvsagt for å spara pengar, men det er også meir formålstenleg at grunneiningane set i verk den elektroniske sakshandsaminga, fortel prosjektleiar Esben Nielsen.  

SKRINLEGG E-SAKPROSJEKTET: Prosjektleiar Esben Nielsen foreslår at e-Sakprosjektet blir nedlagt: – Prosjektorganiseringa er ikkje formålstenleg no når einingane sjølve tar ansvaret for iverksetjinga, understrekar han.

Foto: Ola Sæther

– Prosjektet har lagt til rette for at dette skal skje, men prosjektorganiseringa er for tungvint for det vidare arbeidet, meiner Esben Nielsen, som har leidd e-Sakprosjektet ved UiO.

Sjøsetjinga av prosjektet som skulle gjera all saksgang ved UiO elektronisk, blei utsett to gonger før det for alvor kom i gang rundt nyttår 2008. Den 18. februar 2008 kunne prosjektet markera at Det teologiske fakultetet var først ute på UiO med å ta i bruk det elektroniske arkiv- og saksgangsystemet ePhorte. Seinare fylgde mellom andre Det medisinske fakultetet, Studieavdelinga og Det samfunnsvitskaplege fakultetet etter. Prosjektet blir nedlagt før sommarferien.

– Godt stykke igjen

– Når prosjektet no blir avslutta før planen, vil det seia at det er innført elektronisk saksgang på heile universitetet, prosjektleiar Esben Nielsen?

– Nei, det er ikkje situasjonen. Det er framleis eit godt stykke igjen før alle einingane har fått sett i verk den elektroniske saksgangen.

– Kvifor legg de då ned prosjektet?

– Det er eg som har foreslått at prosjektet blir lagt ned som prosjekt og at gjennomføringa av den elektroniske saksgangen blir sett ut til alle grunneiningane. Prosjektorganiseringa var formålstenleg i iverksetjingsfasen, men vil ikkje vera det i ein situasjon med permanent drift. Samtidig vil UiO også spara lønns- og driftsutgifter for dei medarbeidarane som har vore tilsette i prosjektet.

– Kva skjer med dei?

– Nokre av dei har fått seg faste stillingar på UiO, medan to av dei må finna seg anna å gjera. Eg skulle gjerne ha tilsett dei, men har diverre ikkje stillingar til dei.

1515 personar brukar elektronisk saksgang

I løpet av dei litt over to åra prosjektet har vore i gang, er 1515 av dei teknisk/administrative tilsette ved UiO knytte til den elektroniske saksgangen. Også valde leiarar skal knytast til systemet. Det er likevel langt igjen før alle måla i prosjektet er gjennomførte.

– Det er mange viktige delmål som er gjennomførte. Alle hovudmåla er ikkje nådde. Det vedgår me gjerne, og viss me hadde dømt prosjektet etter det, ville det ikkje kunna bli karakterisert som ein suksess. Me meiner likevel at det som me har klart å få til, er så verdifullt at det må fylgjast opp, men i kvar grunneining, slik at det blir ei oppgåve for leiarane å få sett i verk heile den planlagde, elektroniske saksgangen, seier Nielsen.

Han er likevel klar på kva som bør vera neste steg i utviklinga av den elektroniske saksgangen.

– Elektronisk godkjenning av saksdokument ville ha vore til stor hjelp for mange fakultet. Eit godt døme er Det medisinske fakultetet som har vore sett saman av 17 grunneiningar i 11 forskjellige lokalitetar i to fylke. På nokre fakultet er dette allereie begynt å koma i siget, synest han.

– Betre og faste rutinar

Innføringa av den elektroniske saksgangen har også ført til betre arbeidsflyt for nokre einingar.

– Både Studieavdelinga og Organisasjons- og personalavdelinga har no innført faste og betre rutinar for arkivering og saksgang, konstaterer Nielsen. Rundt fire av dagens medarbeidarar i prosjektet vil i framtida vera tilsette i Seksjon for arkivleiing ved OPA.

– Dei får tre rådgjevingsoppgåver for brukarane våre. Den første handlar om elektronisk arkivering, den andre om systemadministrasjon av e-Phorte og den tredje oppgåva handlar om kurs, rapportering og rettleiing av brukarane.

– Og kva skal du driva med?

– Eg skal tilbake til den faste stillinga mi som arkivleiar ved UiO. Håpet er at eg skal få realisert draumen om å få innført eit felles postmottak for heile UiO. I dag tar det lang tid å samla alle underskrifter på eit dokument fordi det må gjennom internposten fleire gonger undervegs, fortel Nielsen.

 

 

Emneord: Arkiv, Universitetspolitikk Av Martin Toft
Publisert 4. mai 2010 11:01 - Sist endra 4. mai 2010 11:16
Legg til kommentar

Logg inn for å kommentere

Ikkje UiO- eller Feide-brukar?
Opprett ein WebID-brukar for å kommentere