Elektronisk arkiv oppe og går

Universitetsdirektør Gunn-Elin Aa. Bjørneboe kunne i går endeleg fyra av startskotet for elektronisk arkiv. Like før gav ho og fakultetsdirektør Dag Myhre-Nielsen (biletet)klarsignal til pilotprosjektet for elektronisk sakshandsaming på Det teologiske fakultetet.

MAKULERER: Universitetsdirektør Gunn-Elin Aa. Bjørneboe og fakultetsdirektør Dag Myhre-Nielsen makulerer den siste sakshandsamingsmappa i papir.
Foto: Ståle Skogstad

Det blei brukt store ord, då fakultetsdirektør Dag Myhre-Nielsen og universitetsdirektør Gunn-Elin Aa. Bjørneboe i fellesskap opna pilotprosjektet for det nye arkiv- og saksgangssystemet ePhorte på Det teologiske fakultetet i går formiddag.

- Etter at Neil Armstrong hadde satt foten på månen for aller første gong sa han at dette var eit lite steg for han, men eit stort steg for alle menneske. På same måten har ei lita gruppe ved teologi denne gongen gjort ein stor innsats for heile universitetet. Difor vil me gratulera oss sjølve med å bli UiOs første elektroniske sakshandsamingsmiljø, sa Myhre-Nielsen. Og universitetsdirektør Gunn-Elin Aa. Bjørneboe fylgde opp.

- Eg er stolt over å få opna både det første pilotprosjektet for elektronisk arkiv- og saksgang ved Det teologiske fakultetet, og seinare i dag innføringa av elektronisk arkiv for heile UiO. Det vil etter kvart få innverknad på nærare 2000 sakshandsamarar på heile UiO. Dei som har jobba med dette prosjektet har gjort ein fabelaktig jobb, slo ho fast, før ho og Dag Myhre Nilsen i fellesskap makulerte den siste sakshandsamingsmappa i papir.

Arkivet er blitt elektronisk

Så gjekk turen rett til delarkivet i Sentraladministrasjonen. Der var ein skannar pynta med ei raud sløyfe. Det skulle markera at frå måndag 18. februar ville 19 delarkiv samtidig bli elektroniske. Det vil seia at alle dokument no kjem til å bli skanna før dei blir lagde i det elektroniske arkivet. Oppdraget til universitetsdirektør Gunn-Elin Aa. Bjørneboe var å klippa over den raude sløyfa.

- Som universitetsdirektør er eg svært kry over den flotte gjengen som har jobba for å få dette til. Eg gratulerer dykk alle, sa ho før ho klipte over sløyfa som var knytt over skannaren, som no blir ein svært viktig arbeidsreiskap for medarbeidarane i delarkiva til UiO.

OPNA ELEKTRONISK ARKIV: Universitetsdirektør Gunn-Elin Aa. Bjørneboe har opna elektronisk arkiv. Her står ho saman med arkivmedarbeidarane Espen Nielsen,Ola Langnes-Øyen, Sigrid Førland, Henrik Borge, Vilborg Halldís Ísaksdóttir,Thomas Aulin og Tor Martin Olsen.(FOTO: Ståle Skogstad)

I fylgje seksjonsleiar Vilborg Halldís Ísaksdóttir ved delarkiv for Sentraladministrasjonen, vil arkiv- og sakshandsamingssystemet ePhorte i første omgang kun vera tilgjengeleg for arkivarane, og arkivet vil skanna både innkomne og utgåande dokument. Etter planen skal systemet i løpet av våren og hausten 2008 og våren 2009 utvidast til å bli eit sakshandsamingssystem som alle sakshandsamarane skal bruka.

Førebels vil det meste vera som før for dei aller fleste sakshandsamarane på UiO. Postfordelinga vil framleis gå føre seg per papir, originalar av innkomne dokument må returnerast til arkiv og arkivet skal framleis ha éin kopi av alle utgåande dokument.

Nye saksnummer

Likevel er det ein viktig ting, som er ny i høve til tidlegare. Ingen av dagens saksnummer vil vera gyldig for det nye arkiv- og sakshandamingssystemet ePhorte. Alle saker som er til handsaming må få nye saksnummer.

Ingen brev som blir sende eller tatt imot kan registrerast på dagens saksnummer. Nærare bestemt vil det seia nummer som byrjar på 05,06,07 eller 08. Berre saksnummer som byrjar med 2008 vil då vera gyldige. Heilt konkret vil det seia at alle sakshandsamarar frå og med denne veka må be arkivet om nye saksnummer for alle brev som blir sende eller blir tatt imot.

Enklare å finna dokument

Esben Nielsen er prosjektleiar for ePhorte ved UiO. Tidlegare har han forklart Uniforums lesarar korleis det kjem til å fungera.

- Kort fortalt fungerer det nye arkiv- og saksgangsystemet ePhorte slik at arkivverdige dokument kan produserast og arkiverast elektronisk, og dermed blir enkle å finna tilbake til ved datasøk. Tidlegere måtte slike dokument leggjast i og hentast fram frå eit fysisk arkiv, medan dei nå altså blir skanna inn og lagde i ein database.

- Arkivverdige dokument, som no skal skannast inn av arkivarane på universitetet, er dokument som kan ha verdi som dokumentasjon, til dømes formelle brev og avtalar som blir sende til og frå universitetet, har Nielsen forklart.

Seinare i vår vil Studieavdelinga og Det medisinske fakultetet ta til med sine pilotprosjekt for elektronisk saksgang. I løpet av 2009 skal all saksgang på UiO vera elektronisk.

Arbeidet med å innføra elektronisk saksgang for UiO, starta allereie våren 2006. Mange høgskular og universitet har tatt i bruk ePhorte. Etter planen skulle UiO ha sett i gang det elekroniske arkivet og pilotprosjekta i september i fjor. Men på grunn av ein del tekniske problem blei det bestemt å utsetja innføringa til 18. februar. Og difor kunne universitetsdirektør Gunn-Elin Aa. Bjørneboe i går endeleg opna systemet heilt etter planen.

Emneord: Universitetspolitikk, Arkiv Av Martin Toft
Publisert 19. feb. 2008 14:49 - Sist endra 10. des. 2008 19:11
Legg til kommentar

Logg inn for å kommentere

Ikkje UiO- eller Feide-brukar?
Opprett ein WebID-brukar for å kommentere