UiO innfører elektronisk faktura

Frå 5. mars blir det innført elektronisk fakturabehandling på Universitetet i Oslo. Då vil alle papir- fakturaer gå direkte til Rekneskapsseksjonen, før dei blir skanna og sende vidare elektronisk til kvar enkelt eining på UiO.

INNFØRER E-FAKTURA: - Går det bra, vil fakturabehandlinga gå både raskare og vera meir effektiv enn før, lovar prosjektleiar Elisabeth Kolstad og gruppeleiar Lars Myhrvold i Rekneskapsseksjonen.
Foto: Ståle Skogstad

Både prosjektleiar Elisabeth Kolstad og gruppeleiar Lars Myhrvold i Rekneskapsseksjonen ved UiO har stor tru på at elektronisk fakturabehandling vil gi ein betre arbeidsflyt for økonomimedarbeidarane.

- Det blir lettare å henta ut informasjon frå systemet, enklare arkivering og lettare å finna igjen fakturadata. Og dessutan blir det ein betre arbeidssituasjon for dei som skal ta seg av rekningane, trur Kolstad og Myhrvold. Medan Elisabeth Kolstad er prosjektleiar for innføringa av elektronisk faktura, er Lars Myhrvold gruppeleiar for skanninga i drift. Begge understrekar at det er ein viktig føresetnad for at det skal gå bra.

Viktig med sekssifra kode

- Det blir utruleg viktig at me har ein sekssifra bestillerkode/tingarkode på dei som skal behandla fakturaene i kvar enkelt eining. Kvar gong nokon ved UiO tingar varer eller tenester, må dei alltid gi opp koden og namnet sitt til leverandørane, slik at dei kan merka fakturaene med dette. Det er nemleg denne koden som får datasystemet til å senda den rette fakturaen til den rette sakshandsamaren, slik at han eller ho får den elektroniske fakturaen opp på skjermen sin.

- Og i tillegg er det sjølvsagt viktig at alle leverandørane til UiO får informasjon om den nye sentrale fakturaadressa til UiO. Difor sender me no ut brev til alle leverandørar me handla med i 2006 med denne informasjonen, seier Kolstad og Myhrvold.

- Går det bra, vil fakturabehandlinga gå både raskare og vera meir effektiv enn før, lovar dei to.

Får full oversikt

Og så lenge tingarkoden/bestillerkoden er rett, vil det ikkje vera mogleg å leggja rekningane i ein skuff og gløyma dei.

- I framtida vil me ha full oversikt over kva fakturaer som ikkje er betalte og kven som har ansvaret for det, minner dei om. Fleire av einingane på UiO har allereie deltatt i eit pilotprosjekt. Så difor har me allereie skanna 3500 fakturaer. Universitetet i Bergen og NTNU i Trondheim har allereie innført elektronisk faktura.

- Eit viktig kriterium for at det skulle gå bra, var at det var så få sakshandsamarar som mogleg. Frå sakshandsamaren skal fakturaen sendast vidare til godkjenning hos ein person som er budsjettansvarleg i avdelinga, før den endeleg blir send tilbake til Rekneskapsseksjonen for utbetaling.

- Mindre bruk av blekk og papir

- Kvar veke får UiO mellom 2500 og 3000 fakturaer. Det blir 120 000 fakturaer i løpet av eitt år. Når me no kan handsama fakturaene elektronisk mellom Rekneskapsseksjonen og dei andre einingane, sparer me også Bodsentralen for utsending og tilbakesending av alle desse fakturaene. Dessutan blir det meir miljøvennleg, sidan det blir mindre bruk av blekk og papir, understrekar Kolstad og Myhrvold.

- Vil dette seia at nokre av dei tilsette ikkje får noko å gjera lenger?

- Dei vil få mindre papirarbeid når det gjeld faktura. Men då kan dei brukast til å gjera meir av hovudoppgåvene i eininga der dei arbeider. I Rekneskapsseksjonen må me tilsetja tre nye personar, som skal ta seg av skanninga av alle fakturaene, fortel Myhrvold. Alle papirfakturaer blir arkiverte i Rekneskapsseksjonen i tre og eit halvt år.
Den nye sentrale fakturaadressa blir denne:

Universitetet i Oslo
Regnskapsseksjonen - Sentralt fakturamottak
Postboks 1074 Blindern
0316 OSLO

Emneord: Arbeidsforhold Av Martin Toft
Publisert 14. feb. 2007 15:02 - Sist endra 10. des. 2008 16:02
Legg til kommentar

Logg inn for å kommentere

Ikkje UiO- eller Feide-brukar?
Opprett ein WebID-brukar for å kommentere