Skal rydda opp i innkjøpsrutinane

Det er Riksrevisjonens kritikk av rutinane for innkjøp ved UiO, som har fått universitetsdirektør Hanne Harlem til å setja ned ei prosjektgruppe som i første omgang skal rydda opp i dei manglande innkjøpsrutinane i dagens system og på litt lengre sikt koma med forslag til ny organisering både av rutinar for innkjøp, oppfylging av innkjøp og styring og kontroll av innkjøp. Prosjektgruppa jobbar direkte under universitetsdirektør Hanne Harlem.

Foreslår tiltak

Både Marianne Braaten og Svein-Erik Sørli vedgår at dei aller først skal driva brannslokking.

- Ja, me vil først setja i gang arbeidet med å gjennomføra dei tiltaka som både Riksrevisjonen og Utdannings- og forskingsdepartementet har peika på. Prosjektgruppa skal utvikla løysingar til korleis desse tiltaka skal realiserast fram til 15. juni. Me skal samtidig leggja fram ein plan for den andre delen av arbeidet som altså går ut på å foreslå ei nyorganisering av alle rutinane for innkjøp ved UiO, fortel Braaten og Sørli.

Dei viser til at det årlege innkjøpet på 1 milliard kroner fører til 60 000 tingingar og 120 000 fakturaer i året.

- Ei betring av rutinane vil gjera det mogleg for UiO å få meir for desse pengane, trur dei.

Målet til prosjektet er altså å foreslå og få innført ordningar som kan syta for ei effektiv og heilskapleg organisering av innkjøpsfunksjonane. Dessutan skal dei undersøkja om dei som er ansvarlege for innkjøpa fylgjer regelverket på dette området.

Vil etablera nye rutinar

- Ei viktig oppgåve for oss blir å få etablert rutinar som gjer at dei som er ansvarlege for innkjøp på dei forskjellige einingane set seg inn i dei viktigaste rutinane og reglane for når eit tilbod skal kunngjerast berre i Noreg og når det skal kunngjerast i heile EØS-området.

- Det skal ikkje vera naudsynt for dei å pugga heile regelverket i lova om offentlege innkjøp. Difor blir opplæring og oppdatering av nye rutinar og reglar på UiOs nettsider svært viktig for oss, fortel Braaten og Sørli.

- Ein leverandør skal ikkje vera skråsikker på at UiO alltid vil gjera innkjøp hos dei. Å ha faste rutinar for utlysing av nye kontraktar er viktig for at det skal bli konkurranse mellom leverandørane, understrekar dei.

Kan få elektronisk innkjøpssystem

Dei ser ikkje bort frå at dei innkjøpsansvarlege treng ein ny arbeidsreiskap i høve til i dag.
- Me skal vurdera om UiO skal ha eit elektronisk innkjøpssystem. Det er ein del av vurderingane etter at me har vore rundt på einingane og observert korleis innkjøpa blir organiserte i dag, konstaterer dei.

Prosjektgruppa ligg under ei eiga styringsgruppe leia av universitetsdirektør Hanne Harlem. Der sit også fagdirektørane for Økonomi- og planavdelinga, Teknisk avdeling og USIT, to representantar frå fakulteta og ein ekstern person frå Oslo Vann og Avløp.