Ingen rekningar betalt sidan nyttår

Innhold Neste Uniforum nr. 01 1998

Nytt økonomisystem blei forseinka:

I tre veker betalte ikkje UiO ei einaste rekning. Årsaka var problema med å starta opp det nye økonomisystemet (LØP-ØK).
- Det er takka vera den store innsatsen til dei tilsette i Rekneskapsseksjonen og ved USIT at innføringa av dette systemet likevel har gått bra, seier økonomidirektør Nils Dugstad.
- Universitetsdirektøren hadde altfor stort hastverk med å innføra dette systemet, meiner fagforeiningsleiar Anita K. Solhaug.

AV MARTIN TOFT

Det nye økonomisystemet blei starta opp sist onsdag, tre veker etter planen. Utsetjinga førte til ein del problem, vedgår økonomidirektør Nils Dugstad.

- Sidan me sende ut den siste rekninga før jul og til me sette i gang det nye økonomisystem sist onsdag, betalte ikkje universitetet ei einaste rekning, seier Dugstad. Men me gav beskjed til enkelte leverandørar på førehand slik at dei skulle vera førebudde på denne situasjonen. Dei andre reknar jo med at dei får pengane sine, sidan Staten alltid har pengar, konstaterer Dugstad.

Sven-Egil Bøe har vore prosjektleiar for det nye økonomisystemet og han forsikrar om at alt no går som planlagt.

- I løpet av denne veka vil mest heile universitetet ha knytt seg til det nye økonomisystemet. Det vil gjera budsjettarbeidet og arbeidet med rekneskapen mykje enklare for universitetet, seier han. Tysdag i denne veka hadde 72 brukarar på UiO knytt seg til systemet.

PEST OG KOLERA

Før det nye økonomisystemet blei sett i gang, var det ein hard diskusjon om det ville vera forsvarleg å innføra systemet i løpet av denne månaden.

I styringsgruppa for LØP-prosjektet sat både fagforeiningsrepresentant Anita K. Solhaug og fakultetsdirektør Rune Fløisbonn ved Det matematisk-naturvitskaplege fakultetet. Begge var i tvil om dei skulle røysta for å setja i gang det nye systemet straks eller gå inn for ei utsetjing.

- Me hadde valet mellom pest og kolera, men til slutt valde me å røysta for å setja i gang det nye økonomisystemet trass i alle manglane det hadde. Det seier Anita K. Solhaug som representerer dei tre fagforeiningane i styringsgruppa. Ho meiner at universitetsdirektøren burde ha gripe inn og stansa heile prosjektet, før det blei for seint.

- Styringsgruppa fekk presentert situasjonen for LØP-prosjektet på ein måte som gav inntrykk av at det alltid var for seint å hoppa av prosjektet og satsa på eit anna system. Ja, det er sjeldan at eg har følt meg så overkjørt som eg har gjort i denne gruppa. Eg røysta for innføringa av prosjektet, fordi eg tenkte på dei økonomiansvarlege ved kvart fakultet som allereie hadde fått opplæring i systemet og som venta at det skulle setjast i gang frå 1. januar, fortel Solhaug til Uniforum. Ho meiner at heile prosjektet har lidd under eit sterkt tidspress.

HASTVERK

- Universitetsleiinga hadde hastverk med å få klarsignal til å setja i gong dette prosjektet trass i at systemet mangla formell godkjenning frå Kyrkje-, Utdannings- og Forskingsdepartementet, påpeikar Solhaug.

Fakultetsdirektør Rune Fløisbonn hadde også fleire kritiske merknader til prosjektet, og både han og Solhaug hadde helst sett at det gamle systemet og det nye systemet hadde blitt parallellkjørte til det nye systemet fungerte godt nok.

- Når me no likevel gjekk inn for å setja i gong det nye økonomisystemet straks, skuldast det forsikringane til leiaren for styringsgruppa, økonomidirektør Nils Dugstad, om at det ikkje finst alvorlege manglar ved det nye systemet og at Kyrkje-, Utdannings- og Forskingsdepartementet vil godkjenna det, seier Fløisbonn.

KVALITETSSIKRING

I byrjinga av desember bad Internrevisjonen universitetsdirektøren om å utsetja innføringa av det nye økonomisystemet (LØP-ØK) fordi det ikkje var godt nok. Det blei peika på fem forskjellige alternativ for innføring av systemet og Internrevisjonen konkluderte med at det ikkje var tilrådeleg å setja systemet i gang frå 1.januar i år. Viss universitetsdirektøren likevel valde å setja i gang prosjektet frå januar som planlagt, burde det utførast ei ekstern kvalitetssikring av systemet før han gav endeleg klarsignal til å setja i gang prosjektet, skriv avdelingsdirektør Gerd Thorsen i Internrevisjonen. Universitetsdirektør Tor Saglie tok difor kontakt med konsulentselskapet ISI som til slutt konkluderte med at det var betre å setja det i gang så fort som mogleg, i staden for å utsetja det til neste år. Difor gav universitetsdirektøren klarsignal til å setja i gang det nye systemet frå den 21. januar.

-I rapporten frå ISI blir det vist til at det nye økonomisystemet har ein del veikskapar, men dei kan alle rettast opp undervegs, noko me er heilt samde i, understrekar Thorsen. Ho legg til at den største veikskapen med LØP blei oppdaga allereie i haust, då dei fann ut at det ikkje var mogleg å integrera eit nytt løns- og personalsystem i det nye økonomisystemet.

- Det fører til ein avgrensa effektiviseringsgevinst, når leverandøren Oracle ikkje klarte å få det til, meiner ho. Etter planen skal det nye løns- og personalsystemet (LØP-LP) integrerast i resten av det nye økonomisystemet (LØP-ØK) 1. januar 1999.

IKKJE SMERTEFRITT

Økonomidirektør Nils Dugstad forsvarar at det nye økonomisystemet blei starta opp..

- Me var nøydde til å innføra det nye økonomisystemet denne månaden, dersom me ikkje skulle ha utsett heile prosjektet til neste år. Også på grunn av avtalen me hadde med leverandøren Oracle , valde me å setja det i gang som planlagt i januar, opplyser Dugstad til Uniforum.

Både prosjektleiar Sven-Egil Bøe og Dugstad ynskjer å framheva den store innsatsen som dei tilsette i Rekneskapsseksjonen og USIT har gjort for at dette systemet kunne innførast.

- Dei jobba både dag og natt og svært mange helger og utan den stå på viljen som dei viste, ville dette aldri ha gått bra, slår både Bøe og Dugstad fast. Bøe trur at rekneskapsseksjonen i fjor brukte om lag 13 000 arbeidstimar på arbeidet med innføringa av det nye økonomisystemet. Begge framhevar fordelane til det nye systemet.

- Det er ein meir fullstendig rekneskap som inneheld ein full oversikt over gjeldsforpliktingane til universitetet. Det blir lettare for kvar avdeling og institutt å få ein fullstendig oversikt over rekneskapen, men det gir også større mulighet for sentraladministrasjonen til å få ein oversikt over den totale økonomien til universitetet, forklarar Bøe og Dugstad.

Ingen av dei trur at problema er over sjølv om LØP-ØK no er innført.

- Det er nok sannsynleg at me vil ha innkjøringsproblem heilt fram til påske. Ikkje minst fordi folk i administrasjonen treng tid til å venja seg til det nye systemet, seier økonomidirektør Nils Dugstad.

Dette er LØP:

Eit nytt felles løns-, økonomi- og personalsystem for Universitetet i Oslo, Universitetet i Bergen og Noregs Teknisk-Naturvitskaplege Universitet i Trondheim. Det nye systemet er leverert av selskapet Oracle. Systemet er delt i to: LØP-ØK (nytt økonomisystem) og LØP-LP (nytt løns- og personalsystem). Det sistnemnde systemet blir også kalla for PR 2000. Det er det nye økonomisystemet som no er sett i gang medan det nye løns- og personalsystemet allereie er utsett med eitt år.


Innhold Neste Uniforum nr. 01 1998
Publisert 28. jan. 1998 15:50 - Sist endra 1. sep. 2014 13:34
Legg til kommentar

Logg inn for å kommentere

Ikkje UiO- eller Feide-brukar?
Opprett ein WebID-brukar for å kommentere