Må vi virkelig si farvel til Gmail?

Outlook-programmet sammenlignet med Gmail er som nål og tråd i forhold til symaskin, skriver lingvistikkprofessor Janne Bondi Johannessen I dette debattinnlegget.

ØNSKER Gmail: Janne Bondi Johannessen ønsker Gmail tilbake. For henne er ikke Outlook godt nok skriver hun i dette innlegget. (Arkivfoto)

Foto: Ola Sæther
Dette er et åpent brev til USITs IT-direktør Lars Oftedal.
 
Da UiO la om e-post-systemet sitt for et par-tre år siden, satt jeg litt på gjerdet, for jeg brukte Gmail fra Google, som jeg tydeligvis kunne fortsette med uansett. Men i juni kom det beskjed om at alle vi som bruker Gmail må bytte e-post-program, og at USIT ville stoppe all videresending i september. Universitetet anbefaler da Microsoft Outlook som det beste. 
 
Jeg byttet til Outlook med en gang, og har fått veldig mye god hjelp av brukertjenesten til USIT, med synkronisering av programmet på hjemme- og kontormaskin, og svar på alle spørsmål. Men de kan jo ikke forbedre et dårlig system. 
 
Når jeg nå har brukt det noen uker, så må jeg si at Outlook-programmet i forhold til Gmail er som nål og tråd i forhold til symaskin. Jeg får og sender hundrevis av e-poster i uka. De gjelder alt fra samarbeid med kolleger, informasjon om konferanser, medlemskap i komiteer og fagfellevurderinger, redaktøroppgaver, ledelse, deltakelse og søknader om prosjekter, administrative ting, osv.
 
Det er vanskelig å bruke kategori-muligheten i Outlook
 
For at jeg skal kunne finne tilbake til tidligere e-poster om bestemte saker, er det nødvendig at jeg kan kategorisere e-postene riktig. Hver e-post må plasseres i mange kategorier. For eksempel kan en e-post-korrespondanse som inneholder samarbeid om en artikkel, ha kategoriene Artikkel, Prosjekt-X, Konferanse-Y, mens en annen har kategoriene Konferanse-Y, Reiseregning, Prosjekt-Z, og atter en annen har Konferanse-Z, Reiseinfo og Prosjekt-X. Jo flere gode kategorier jeg har, jo lettere er det å finne igjen tidligere e-poster. Jeg hadde noen hundre i Gmail, men det er vanskelig å bruke kategori-muligheten i Outlook.
 
Her er noen av problemene som gjelder kategorisering av e-poster. Man kan søke etter de de kategoriserte e-postene på to måter: ved å velge filtreringssymbolet, eller ved skrive inn søket i søkefeltet. Disse to måtene gir ikke samme muligheter, og begge har mangler:
 
1) Filtreringsfunksjonen gir muligheten til å søke på flere kategorier samtidig. Det er nødvendig, siden mange av e-postene er kategorisert med flere, og det er kombinasjonen som gjør at e-postene er gjenfinnbare. Men denne muligheten har et stort problem: Den søker bare i innboksen, så det jeg selv har sendt ut, blir ikke funnet igjen med denne metoden.
 
2) Søkefeltet gir mulighet til å søke i både innboks og utboks samtidig. Men her kan man ikke søke etter flere kategorier samtidig, så det er ubrukelig.
 
3) Selve kategoriseringen gjelder én og én e-post i Outlook. Selv om man har mange e-poster i en tråd, vil nye e-poster i samme tråd forbli uten kategorien, så man må bruke masse ekstra tid på å kategorisere hver eneste e-post med den kombinasjonen av kategorier som gjelder den. I Gmail får alle e-poster samme kategorier som resten av tråden.
 
4) Det fins ingen samling av ulike merker å velge mellom, som man kan bruke til å vise statusen til en e-post i Outlook. Ett enkelt flagg er alt. I Gmail er det en lang rekke muligheter med stjerner og andre symboler i mange farger, som gjør at man kan merke en bestemt e-post med tilleggsinformasjon. 
 
Det er videre utrolig mye søppel-e-post i forhold til hos Gmail.
Jeg kan ikke forstå at UiO synes det er greit at ansatte skal tvinges over på et mye dårligere e-post-system
 
I tillegg har jeg opplevd at skrivebordsutgaven av Outlook på den bærbare maskinen min koblet seg fra UiO. Det tok over en halvtime på telefonen med en av USITs hjelpere før problemet ble diagnostisert og en metode for å tilbakestille den, ble funnet. Det kan man forholde seg til når man er i Norge, men om dette skjedde neste uke, da jeg er i Japan, hadde det vært umulig å ta den telefonen. 
 
Jeg kan ikke forstå at UiO synes det er greit at ansatte skal tvinges over på et mye dårligere e-post-system, som fører til masse ekstraarbeid hver eneste dag i all fremtid. Gmail fungerer utrolig bra. Kan vi ikke få beholde det? Dersom det er sikkerheten som er problemet, kan ikke da UiO kjøpt inn en kommersiell utgave til å bruke lokalt? 
Emneord: Arbeidsforhold. Universitetspolitikk Av Janne Bondi Johannessen, professor I lingvistikk
Publisert 31. juli 2017 21:18 - Sist endra 10. aug. 2017 11:49

Hei Janne,

Jeg forstår din frustrasjon, og deler dine meninger om at Microsoft har mye å lære fra Google i å lage enkle og raske systemer som er brukervennlige. Jeg vil derimot forsøke å hjelpe deg på et par punkter. For det fungerer fint for meg.

Punkt 1: Dette kan du løse ved å bruke søkemapper. Jeg er usikker på hva du mener med filtrering, men søkemapper tillater søk i alle mapper og kategorier og kombinasjoner av disse. Søkemapper dukker opp nederst i Inboksen din. Search folders på engelsk.

Punkt 2:

I søkefeltet i Outlook så kan jeg søke etter så mange kategorier jeg vil.

Eks: category:="Ferie"

Dette søket vil vise alle mailer merket med ferie.

Eks2: category:="Ferie" category:="Biltur"

Dette søket vil vise kun mailer som er merket med begge kategorier.

Punkt 3: Helt enig. Her har ikke Microsoft like gode muligheter. De har derimot regler som jeg vil anbefale deg å sette deg inn i om du er en "power-user" av e-post :)

Om du får problemer med å bruke Outlook på din bærbare maskin, så kan du bruke Webmailen til UiO :)

 

Håper dette hjelper og at det gjør overgangen til Outlook litt mindre smertefull.

mholje@webid.uio.no - 2. aug. 2017 12:09

Takk for svaret!

Ditt punkt 1) har jeg ikke funnet ut av, men punkt 2) hjelper litt. Jeg var ikke klar over at man kunne søke på flere kategorier samtidig i søkefeltet, så dette er en liten fremgang. Samtidig må man huske det nøyaktige navnet på kategorien, for Outlook gir ingen gjette-hjelp, slik det er i Gmail. Man må også huske å velge å søke i alle mapper, ellers blir det bare søk i innboksen.

Når det gjelder "filtrering", som du lurte på, er det det ordet Outlook bruker når man skal søke på kategoriene vha kategorimenyen. 

Outlook webmail er enda verre enn skrivebordsvarianten. Jeg må bruke den nå for tiden fordi min egen maskin er på reparasjon, og den er ille. F.eks. må man dobbeltklikke på hver eneste e-post for å få se dem, og da kommer de opp i eget vindu. Veldig slitsomt. Ikke kan man søke på kategoriene heller, såvidt jeg kan se.

Både skrivebordsvarianten og webmailen fryser ofte så jeg må omstarte maskinen. Det går med betydelig tid til disse omstartene, samt all klikkingen for å merke hver eneste e-post i en tråd med riktig kategori. Jeg fatter ikke at UiO mener det er dette man skal bruke tid på!

Har forresten funnet ut  at Gmail faktisk fins for bedrifter også, så nå er jeg dobbelt skuffet over UiOs valg. Det er det nok mange andre som også er.

Janne Bondi Johannessen - 31. aug. 2017 19:44
Legg til kommentar

Logg inn for å kommentere

Ikkje UiO- eller Feide-brukar?
Opprett ein WebID-brukar for å kommentere