I november dumpet følgende melding ned i e-postkassen min: ”Dette prosjektet ble beklageligvis stoppet. Saldo på kr 88.552 ble overført til basis”. I desember kom det én til: ”Dette prosjektet går til avslutning 31.12.2010”.
Disse kryptiske meldingene høres kanskje uskyldige ut, men for meg som har medansvar for at stipendiater får sin lønn og sine konferansereiser dekket, var dette dramatisk. I praksis var mer enn 200.000 kroner fra eksterne kilder inndratt til fordel for fellesskapet på instituttet. Begrunnelsen var at én konto hadde stått ubrukt lenge, mens en annen var ”utgått på dato”. Heldigvis har vi en forståelsesfull administrasjon hos oss, så stipendiatene får fortsatt lønn….. Hendelsene viser imidlertid at UiOs regnskapssystemer ikke støtter forskningen og forskerne godt nok.
Når forskere skaffer eksterne midler, oppretter UiO konti som helt eller delvis skal dekke lønn og drift i prosjektene. Da er det essensielt at prosjektleder har oppdatert informasjon om hvor mye som er brukt av de ulike konti og hva pengene har gått til. Jeg har ikke selv tilgang til regnskapssystemet og må derfor gå til min administrator for å søke informasjon. Hun gjør så godt hun kan, kaster bort tid på å hjelpe meg, men jeg står ofte rådvill tilbake.
Forklaringen kan være at regnskapet ikke er oppdatert, at det forvirres av uforståelige internposteringer eller at inntekts- og utgiftsposter har uforståelige tekstforklaringer. Når regnskapet viser at 15.184 kroner er gått til ”overskuddsberegnet kostnadskonto” eller ”fastrem”, må man være Vårherre for å forstå hva pengene har gått til.
”Alle” ønsker at UiOs forskere skal skaffe eksterne midler til forskning. Det burde være et minstekrav at UiO gir adekvat regnskapsstøtte for å bistå prosjektledernes økonomistyring. Jeg har forståelse for at UiO har internfakturering, og jeg ønsker slett ikke å ha anvisningsrett. Jeg ønsker bare å kunne sjekke saldo på mine konti og holde oversikt over hva som kommer inn og går ut på konti. Det er mange år siden bankene fikk det til.
UiO skal nå gjennomgå sine administrative rutiner i IHR-proosjektet: ”Internt handlingsrom – administrativ utvikling ved UiO”. Vi får håpe at regnskapssystemene omfattes av handlingsrommet!
Ja, dette er jeg fullstendig enig i. Og problemet ligger ikke hos økonomipersonalet, som gjør så godt de kan. Jeg leder flere prosjekter, og får sjelden eller aldri vite hva som har gått inn og ut av prosjektkontoene. Det blir svært vanskelig å planlegge når man ikke vet hva som står igjen. På denne tiden av året er det mange studenter som vil sommerjobb på prosjektene våre. Når vi ikke vet hva vi har av penger, er det ikke lett å verken ønske velkommen eller avvise. Rydd opp i regnskapssystemet!
Logg inn for å kommentere
Ikke UiO- eller Feide-bruker?
Opprett en WebID-bruker for å kommentere