La oss holde oss til saken

Det er ingen ved UiO som har vært inne på tanken å bruke stoppeklokke på medarbeideres bruk av tid på ulike arbeidsoperasjoner. Den sjefen som står med stoppeklokken for å se hvor lang tid det tar å behandle en sak, luke et bed, kopiere en eksamensoppgave osv. har ingen plass i vår måte å jobbe med IHR – eller ledelse generelt ved UiO.

 For litt over to uker siden fikk alle ansatte ved UiO en 8 siders brosjyre i posthyllen sin med tittelen ”Ja til medbestemmelse og tillit – Nei til Lean”. Brosjyren er utarbeidet av NTL, og er rettet mot prosessen Internt handlingsrom (IHR). IHR-prosessen er en prosess som Universitetetstyret har bedt Universitetsdirektøren gjennomføre, prosessens siktemål er å foreta en gjennomgang av hvordan vi bruker de teknisk-administrative ressursene ved UiO. Spørsmål som prosessen skal finne svar på, er om vi bruker ressursene på best mulig måte, er det arbeidsoppgaver vi kan gjøre annerledes eller enklere, er det noe vi kan la være å gjøre? Målet er å frigjøre ressurser slik at vi på sikt bruker mer av ressursene på forskning og undervisning som er universitetets primæroppgaver. Prosessen har sin klare parallell i Prosess faglige prioriteringer, som ble sluttført i 2008. 

Våren 2011 har vi brukt til å kartlegge hvordan vi utfører ulike arbeidsoppgaver på UiO for å se om det er noe vi kan forbedre. Denne kartleggingsprosessen har bestått av tre deler og har involvert mange ved UiO. For det første har vi hatt sju grupper som har sett på arbeidsprosessene innen ulike områder (eks. studier, IT, forskning osv), dernest har undertegnede hatt 22 møter med fakulteter, kontorsjefer, fagforeninger (også NTL), hvor vi har fått innspill om hva vi kan gjøre annerledes fra mange hundre av UiO sine ansatte. I tillegg har vi gjennomført en overordnet kartlegging av hvor mange som jobber med hva ved UiO. Altså ca. hvor mange jobber med forskning, hvor mange med studier osv. Den 21. juni skal Universitetsstyret behandle saken og ta stilling til hvilke arbeidsprosesser vi skal gå videre med i første omgang; økonomistyring av eksternfinansierte prosjekter (altså bedre økonomistyringsverktøy) og behandlingen av bilagslønn er to høyst aktuelle kandidater, men det finnes flere.

I sin brosjyre angriper NTL denne prosessen. Ikke fordi de er uenige i målet med prosessen, de er åpenbart enige i at det er en fordel å gjøre arbeidsoppgaver mest mulig effektivt og med minst mulig overlapping og kontroll. Det NTL er uenig i, er at de sju gruppene (eller egentlig kun seks av dem) har fått hjelp av konsulenter som har brukt analyseverktøyet LEAN når de har kartlagt arbeidsprosesser. Dette prosesskartleggings- verktøyet er ikke noe hokus pokus, det går ut på å analysere arbeidsprosesser ved å se på hvordan de enkelte delene i en kompleks helhet henger sammen. Altså; vi ønsker å analysere hvordan bilagslønn blir håndtert ved UiO, og vi analyserer hver enkelt del av prosessen. Dette betyr at vi ser hvor mange administrative nivåer som behandler bilagslønn (det er flere), hvor mange må signere (svaret er mange), bruker vi IT-baserte løsninger (nei, vi bruker mye papirskjemaer), er det dobbeltarbeid (ja, noe informasjon legges inn to ganger). En slik analyse gir oss et godt utgangspunkt for å vurdere om vi kan/bør gjøre arbeidsprosessen annerledes. For bilagslønn er svaret: ja, denne prosessen kan forenkles og gjøres annerledes.

I NTL sin brosjyre har de på de to første sidene utdrag fra en rekke håndbøker som omhandler LEAN. Dette har ingen ting med UiO å gjøre. Ved UiO har vi kun brukt en liten del av LEAN – nemlig prosesskartleggingsverktøyet som er beskrevet i avsnittet ovenfor. I brosjyren lages det et fiendebilde som ikke har noe med UiO å gjøre, deretter argumenterer brosjyren mot dette fiendebildet. NTL er selvfølgelig i sin fulle rett til å gjøre det på denne måten, problemet er bare at det blir svært vanskelig å diskutere realitetene i prosessen når man tillegges meninger man ikke har og må forsvare seg mot imaginære fiendebilder. For eksempel skrives det flere steder i brosjyren at ”…vårt arbeid skal overvåkes med stoppeklokke” (sitat fra brosjyrens første side). Dette er selvfølgelig ikke riktig. Det er ingen ved UiO som har vært inne på tanken å bruke stoppeklokke på medarbeideres bruk av tid på ulike arbeidsoperasjoner. Den sjefen som står med stoppeklokken for å se hvor lang tid det tar å behandle en sak, luke et bed, kopiere en eksamensoppgave osv. har ingen plass i vår måte å jobbe med IHR – eller ledelse generelt ved UiO. 

Dersom vi ser på hva prosess Internt handlingsrom er, så er dette en prosess som forhåpentligvis vil lage en bedre arbeidshverdag for oss alle. Når vi har vært på besøk ute på enhetene, har det vært til dels stor entusiasme for prosessen. Vi har fått svært mange gode forslag til ting som kan gjøres annerledes. Mange opplever frustrasjon knyttet til hvordan enkelte oppgaver løses her ved UiO og de opplever at det er mye kontroll og lite tillitt i organisasjonen.  Prosessen internt handlingsrom griper fatt i de forslagene vi får inn, noe er allerede satt i gang og mer vil komme ut over høsten.

Man kan følge med på prosjektets nettside (du finner oss under for ansatte på www.uio.no) for å få en oppdatert liste over hva som er i arbeid, hva som er avsluttet osv. På nettsidene finner man også prosjektets mailadresse. Har du forslag til ting vi kan gjøre annerledes, noe som er bra eller dårlig, så send oss en mail, vi vil gjerne høre fra dere. Sammen skal vi gjennom prosessen Internt handlingsrom lage UiO til en bedre arbeidsplass for oss alle – der alle støtter fullt opp om virksomhetens hovedformål – forskning, undervisning og formidling. Alle liker å tilhøre en organisasjon som har suksess. Og det kan vi kun ha dersom vi hegner om våre primæroppgaver og sikrer optimal ressurstilgang til disse.  

 

 

 

 

 

Emneord: IHR, Administrasjon, Arbeidsmiljø, Arbeidsforhold Av universitetsdirektør Gunn-Elin Aa. Bjørneboe og viserektor Ragnhild Hennum
Publisert 15. juni 2011 15:17 - Sist endret 22. mars 2013 12:22
Legg til kommentar

Logg inn for å kommentere

Ikke UiO- eller Feide-bruker?
Opprett en WebID-bruker for å kommentere