Internt handlingsrom – administrativ utvikling

Reaksjoner fra blant andre fagforeningsrepresentanter og fra kollegaer lokalt tyder på at det er lite engasjement og minimalt med positiv innstilling til prosjektet administrativ prioritering slik det er presentert i dag.

Å se på utviklingen av de administrative funksjonene ved UiO og hvordan disse kan bidra til at UiO når sine målsettinger, er nyttig og viktig. At Universitetsstyret har bestemt at dette skal gjøres, applauderes av undertegnede.

Målsettingen med å frigi mer penger til forskning og undervisning, er forståelig og ønskelig. Den skal jeg gjerne som administrativt ansatt være med på å bidra til.

Vi har som organisasjon etter min mening ikke råd til å mislykkes med en slik prosess. Nok et ”effektiviseringsprosjekt” som ikke fungerer, vil virke demoraliserende på de ansatte og gi motsatt effekt av hva som er ønsket (oppgitte, utslitte og usikre ansatte). Å igangsette et prosjekt som få ansatte er positivt innstilt til, er lite klokt. Reaksjoner fra blant annet fagforeningsrepresentanter og fra kollegaer lokalt tyder på at det er lite engasjement og minimalt med positiv innstilling til prosjektet slik det er presentert i dag. Uten ansatte som er motivert for utvikling, er det tvilsomt om UiOs ledelse vil lykkes med effektiviseringen.

Hva er det som vil motivere meg til å bidra?

Her er 5 viktige motivasjonsfaktorer:

1. Involvering og medbestemmelse

Jeg opplever å være involvert når min mening får komme til uttrykk og når min mening blir vurdert før avgjørelse blir fattet. Jeg opplever ikke å være involvert når jeg får informasjon videresendt i form av en e-post.

Avgjørelser som har betydning for min arbeidshverdag, fattes mange ganger over hodet på meg. De siste års innføring av elektroniske, administrative systemer har ikke nødvendigvis gitt den totale innsparingseffekt som var ønsket av UiOs ledelse. De har i noen tilfeller kun ført til en annen fordeling av arbeidsoppgavene og påført institutt- og senternivået behov for flere administrative ressurser. Samtidig har sentralnivået ansatt flere administrative ressurser for å kontrollere at vi på institutt- og senternivå gjør jobben vår.

Medbestemmelse er enklere å gjennomføre på lokalt plan, noe som forsterker et behov for tydelige delmål som jeg som ansatt kjenner meg igjen i, og det fører meg til punkt 2.

2. Konkret målsetting med tydelige delmål som synliggjør for meg hva mitt bidrag er

Å operere med delmål som er konkrete og brukket ned til et nivå som angår meg og min arbeidshverdag, vil oppleves meningsfylt. Å ta tak i alle administrative funksjoner samtidig, stiller jeg meg skeptisk til. Det vil oppleves inspirerende å starte med det området hvor vi på tvers av organisasjonsnivå mener det er mest å hente på en utvikling. Et område hvor vi raskt vil kunne se resultater av endret adferd.

En synliggjøring av ”What’s in it for me?” vil øke min motivasjon for å bidra. Synlige resultater vil øke min motivasjon for å fortsette å bidra.

3. Stolthet – opplevelse av å være del av et lag

Institutt, fakultet og UiO sentralt er separate lagdeler som i liten grad samarbeider om å løse administrative oppgaver. Kontroll er i altfor mange sammenhenger blitt et mantra. Altfor ofte benytter de forskjellige lagdeler en uklar ansvarsfordeling til å skyve oppgaver seg imellom. Mye tid brukes også til å klage på hverandre. På samme måte som samspill mellom forsvars-, midtbane- og angrepsspiller i fotball er det som skaper flest målsjanser, vil våre muligheter for utvikling være størst dersom vi samspiller mer og bedre.

Vi glemmer ofte i slike prosesser å ta vare på det som fungerer bra. Fokuset blir ofte satt på det som ikke fungerer, og jeg som ansatt får en følelse av å jobbe et sted hvor alt er dårlig. Det er jo slettes ikke tilfelle. Jeg er svært stolt av å jobbe på Kjemisk institutt, og til tider også stolt av å jobbe på UiO.

4. Utvikling av egne ferdigheter

Min arbeidshverdag fylles i større og større grad opp av lite utviklende oppgaver. Noe som hindrer meg i å gi de vitenskapelige den støtten jeg har kompetanse til og som jeg ønsker å gi dem. Hverdagen spises opp av løpende driftsoppgaver. Noe som gjør meg som administrativt ansatt like oppgitt som den vitenskapelig ansatte. Positive endringer av min arbeidshverdag blir jeg gjerne med på å bidra til. Jeg ønsker utvikling av egne ferdigheter. Usikkerhet knyttet til egen jobbsituasjon, eller om det jeg gjør oppfattes som nyttig for UiO, skaper derimot ikke grobunn for motivasjon.

5. Kreativitet og humør

Der alle tenker likt, tenkes det lite. Å få være en del av et fellesskap på tvers av fakultet, senter, ansattgrupper og organisasjonsnivå skaper mulighet for kreativitet. Kreative grupper er det gøy å være en del av.

Parker holdninger som ”dette har vi prøvd før”, ”dette nytter ikke” eller ”alt var så mye bedre før”. Slipp til Pippi-tenkningen; ”dette har jeg ikke prøvd før, så det vil jeg forsøke”.

Handlingsromprosjektet kan, om vi starter riktig ut, gi oss mulighet for å bli bedre kjent og samtidig ha det moro underveis. Bare det i seg selv vil være en stor gevinst.


 

Emneord: Universitetspolitikk, Administrasjon, Strategisk plan, Arbeidsforhold Av Astrid Waaler Kaas – Kontorsjef ved Kjemisk institutt
Publisert 24. nov. 2010 10:29 - Sist endret 2. sep. 2014 14:03
Legg til kommentar

Logg inn for å kommentere

Ikke UiO- eller Feide-bruker?
Opprett en WebID-bruker for å kommentere